Một văn bản hành chính dùng AI soạn nháp mà có sai sót thì trách nhiệm vẫn nằm đúng ở những người như khi không dùng AI: người tham mưu soạn thảo chịu về nội dung mình trình, người kiểm tra thể thức chịu về phần mình kiểm, và người ký chịu trước pháp luật về văn bản mình ký ban hành. AI là công cụ, giống như phần mềm soạn thảo hay máy tính cầm tay; không có quy định nào chuyển trách nhiệm sang công cụ, và câu "do máy viết" không phải là lý do được chấp nhận khi giải trình.
Điều thay đổi khi có AI là bản chất của lỗi. Lỗi do người soạn thường lộ ra ở chỗ vụng về, còn lỗi do AI thường nằm trong câu rất trơn: một căn cứ pháp lý nghe đúng nhưng đã hết hiệu lực, một con số hợp lý nhưng không có trong báo cáo gốc. Bài này giúp bạn hiểu chuỗi trách nhiệm và dựng các lớp kiểm phù hợp với loại lỗi mới đó.
Chuỗi trách nhiệm trong ban hành văn bản
Quy định về công tác văn thư hiện hành, mà nền tảng là Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung, đặt ra nguyên tắc người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành, và người đứng đầu cơ quan chịu trách nhiệm về toàn bộ văn bản do cơ quan ban hành. Bên cạnh đó, người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo chịu trách nhiệm về nội dung, còn người phụ trách công tác văn phòng, hành chính giúp kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành. Bạn nên đọc lại văn bản gốc và bản sửa đổi mới nhất để nắm đúng câu chữ áp dụng cho cơ quan mình.
Ở nhiều cơ quan, người trực tiếp soạn thảo còn ký tắt vào văn bản trình ký, thường gọi là ký nháy, để xác nhận mình đã soạn và chịu trách nhiệm về phần đó. Cách làm cụ thể khác nhau giữa các nơi và được quy định trong quy chế công tác văn thư của từng cơ quan.
Đặt AI vào chuỗi này, ta thấy nó chỉ đứng ở vị trí ngoài cùng, trước cả người soạn thảo. Nó không có chữ ký, không có tên trong hồ sơ trình. Toàn bộ phần nó viết, khi người soạn chép vào dự thảo, trở thành nội dung do người soạn đề xuất. Từ thời điểm đó, nếu có sai, câu hỏi đầu tiên là người soạn đã kiểm chưa, người duyệt đã đọc chưa, người ký đã xem kỹ chưa.
Loại lỗi AI hay mắc và người phải bắt được nó
Không phải lỗi nào cũng cùng một người bắt. Mỗi lớp trong chuỗi có lợi thế riêng, và nên phân công rõ ai kiểm loại lỗi nào để không ai nghĩ người khác đã kiểm.
| Loại lỗi thường gặp ở bản nháp AI | Ví dụ giả định | Lớp nên bắt được |
|---|---|---|
| Căn cứ pháp lý sai số hiệu, sai năm, đã hết hiệu lực | Dẫn một thông tư đã bị thay thế từ hai năm trước | Người soạn thảo, bằng cách tra cơ sở dữ liệu văn bản chính thức |
| Số liệu không có trong nguồn | Tự thêm tỷ lệ phần trăm "cho tròn câu" | Người soạn thảo, đối chiếu từng con số với báo cáo gốc |
| Nội dung vượt thẩm quyền | Thông báo cấp xã nhưng giao việc cho cơ quan cấp tỉnh | Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo |
| Sai thể thức, kỹ thuật trình bày | Thiếu nơi nhận, sai cách ghi số ký hiệu, sai phông chữ quy định | Người kiểm tra thể thức ở bộ phận văn phòng |
| Giọng văn không phù hợp | Câu văn kiểu quảng cáo hoặc kiểu dịch máy trong văn bản gửi cấp trên | Người duyệt nội dung và người ký |
| Lộ thông tin không được phép | Nêu đầy đủ họ tên, số định danh trong văn bản gửi rộng | Mọi lớp, nhưng trước hết là người soạn |
Lớp người ký là lớp cuối và có ít thời gian nhất cho mỗi văn bản. Vì vậy không thể trông cậy người ký phát hiện lỗi căn cứ hay lỗi số liệu; nhiệm vụ của các lớp trước là bảo đảm văn bản đến bàn người ký đã sạch phần đó, để người ký tập trung vào câu hỏi văn bản này có nên ban hành không và có đúng ý chỉ đạo không.
Quy trình kiểm cho người soạn thảo khi có dùng AI
Người soạn thảo là lớp quan trọng nhất vì là người duy nhất biết đoạn nào do AI viết. Quy trình dưới đây áp dụng cho mọi bản nháp có sự tham gia của AI, dù chỉ là sửa câu.
- Trước khi đưa nội dung vào công cụ AI, kiểm xem nội dung đó có thuộc loại không được phép không: tài liệu mật, hồ sơ công dân, dữ liệu cá nhân, tài liệu nội bộ chưa công bố. Thuộc loại đó thì dừng, tự soạn bằng tay hoặc chỉ dùng công cụ được cơ quan duyệt cho việc đó.
- Trong yêu cầu gửi AI, ghi rõ: chỉ dùng thông tin được cung cấp, không tự thêm số liệu, không tự nêu số hiệu văn bản pháp luật. Câu này không loại bỏ lỗi hoàn toàn nhưng giảm đáng kể.
- Khi nhận bản nháp, đánh dấu mọi căn cứ pháp lý, mọi con số, mọi tên riêng, mọi mốc thời gian. Đây là những chỗ phải kiểm từng cái.
- Tra từng căn cứ trên nguồn chính thức: đúng số hiệu, đúng tên, đúng ngày, còn hiệu lực, có văn bản sửa đổi nào không.
- Đối chiếu từng con số với báo cáo, bảng tổng hợp gốc. Con số nào không truy được nguồn thì xoá.
- Đọc lại toàn bộ thành tiếng hoặc đọc chậm, đặt mình vào vị trí người nhận: họ có hiểu đúng việc phải làm không, có câu nào gây hiểu sai không.
- Trình dự thảo kèm ghi chú ngắn về những điểm bạn chưa chắc, để người duyệt biết chỗ cần xem kỹ. Đừng giấu điểm chưa chắc chỉ vì sợ bị đánh giá là chưa làm xong.
Có nên ghi chú cho người duyệt rằng bản nháp có dùng AI không? Quy định chung chưa bắt buộc, nhưng nhiều người cho rằng minh bạch với lãnh đạo trực tiếp là cách làm đúng tinh thần công vụ. Nếu cơ quan bạn đã có quy chế về dùng AI, làm theo quy chế đó.
Người ký nên hỏi gì trước khi ký
Văn bản này căn cứ vào đâu và ai đã kiểm căn cứ? Một câu hỏi ngắn với người trình giúp biết căn cứ đã được tra trên nguồn chính thức hay chỉ chép lại từ bản nháp. Câu trả lời ngập ngừng là tín hiệu nên trả lại để kiểm.
Số liệu trong văn bản lấy từ báo cáo nào? Với văn bản có số liệu, người ký có quyền yêu cầu xem bảng gốc. Không cần soát hết, chỉ cần chọn ngẫu nhiên một hai con số để đối chiếu cũng đủ tạo thói quen cẩn thận cho cả đơn vị.
Nội dung này có nằm trong thẩm quyền ban hành của cơ quan không? AI không biết phân cấp thẩm quyền của từng cơ quan ở Việt Nam một cách đáng tin. Đây là phần người ký nắm rõ nhất và phải tự trả lời.
Nếu văn bản này bị đăng công khai, có câu nào khiến cơ quan phải giải thích không? Câu hỏi này bắt được những đoạn văn trơn nhưng hàm ý sai, giọng điệu không phù hợp, hay thông tin cá nhân lọt vào. Văn bản hành chính ngày nay rất dễ bị chụp lại và lan truyền.
Khi sai sót đã xảy ra: xử lý thế nào cho đúng
Nếu phát hiện văn bản đã ban hành có sai sót, việc đầu tiên là báo ngay cho người ký và bộ phận văn phòng, không tự ý sửa trên bản đã phát hành. Quy định về công tác văn thư có hướng dẫn cách đính chính hoặc thay thế văn bản tuỳ theo mức độ sai sót về thể thức hay nội dung; bộ phận văn phòng sẽ hướng dẫn hình thức phù hợp với quy chế của cơ quan.
Khi giải trình, nói đúng sự thật về quy trình: bản nháp được soạn thế nào, đã kiểm những gì, bỏ sót ở khâu nào. Nếu có dùng AI, nói rõ nhưng không dùng điều đó để giảm nhẹ trách nhiệm. Người nghe sẽ đánh giá bạn qua việc bạn nhận ra lỗi nằm ở khâu kiểm của mình hay đổ cho công cụ.
Sau mỗi sự cố, bổ sung một dòng vào danh sách kiểm của bạn và của đơn vị. Ví dụ, nếu lỗi là căn cứ đã hết hiệu lực, thêm bước "kiểm tình trạng hiệu lực trên cơ sở dữ liệu chính thức" vào quy trình bắt buộc. Một danh sách kiểm được bồi đắp qua từng sự cố thật sẽ có giá trị hơn mọi bản hướng dẫn chung.
Đừng để AI làm mờ ranh giới giữa tham mưu và quyết định
Có một rủi ro tinh vi hơn lỗi câu chữ: AI viết rất tự tin, nên bản nháp của nó dễ biến thành phương án mặc định. Người tham mưu có thể vô thức trình đúng phương án AI gợi ý mà không tự cân nhắc phương án khác; người duyệt thấy văn bản trơn tru nên ít đặt câu hỏi. Kết quả là quyết định thực chất bị định hình bởi một công cụ không hiểu bối cảnh địa phương.
Cách phòng là tách rõ hai bước. Bước một, người tham mưu tự xác định vấn đề, mục tiêu, các phương án và cân nhắc lợi hại dựa trên hiểu biết thực tế; có thể nhờ AI gợi thêm phương án hoặc liệt kê rủi ro, nhưng người tự chọn. Bước hai, khi đã có phương án, mới dùng AI để giúp diễn đạt thành văn bản. Làm ngược thứ tự, tức là để AI viết văn bản trước rồi mới nghĩ, là cách nhanh nhất để mất vai trò tham mưu.
Với người ký, nên nhớ rằng văn bản đẹp không đồng nghĩa với văn bản đúng. Một bản dự thảo vụng về nhưng phản ánh đúng thực tế vẫn tốt hơn một bản trơn tru nhưng xa thực tế.
Câu hỏi thường gặp
Có quy định nào cấm dùng AI để soạn văn bản hành chính không?
Tính đến thời điểm viết, quy định chung về công tác văn thư không có điều khoản riêng về AI, nhưng các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, dữ liệu cá nhân và an toàn thông tin vẫn áp dụng đầy đủ. Nhiều cơ quan đang ban hành quy chế riêng. Bạn cần kiểm quy chế hiện hành của cơ quan mình và văn bản mới của cấp trên.
Ký nháy có làm người soạn chịu trách nhiệm thay người ký không?
Không thay, mà chịu phần của mình. Người soạn chịu trách nhiệm về nội dung đã tham mưu, người ký vẫn chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản mình ký. Mỗi người trong chuỗi chịu trách nhiệm ở phạm vi công việc được giao theo quy chế cơ quan.
Văn bản sai do AI có bị coi là lỗi nhẹ hơn lỗi do người viết không?
Không có cơ sở nào để coi nhẹ hơn. Việc xem xét trách nhiệm dựa trên hậu quả, mức độ, và việc người có trách nhiệm đã thực hiện đúng quy trình kiểm tra hay chưa. Dùng AI mà bỏ qua bước kiểm có khi còn bị đánh giá nặng hơn vì thể hiện sự chủ quan.
Có nên lưu lại lịch sử trò chuyện với AI khi soạn văn bản không?
Với công cụ được cơ quan cho phép, lưu lại yêu cầu và bản nháp giúp bạn giải trình quy trình khi cần và rút kinh nghiệm. Nhưng lịch sử đó cũng là dữ liệu, phải tuân quy định lưu trữ và an toàn của cơ quan, và không được chứa nội dung không được phép đưa vào công cụ.
Lãnh đạo yêu cầu dùng AI để làm nhanh nhưng không có thời gian kiểm thì sao?
Báo rõ với lãnh đạo những phần chưa kịp kiểm, đặc biệt căn cứ pháp lý và số liệu, và đề xuất thời gian tối thiểu cần để kiểm. Một văn bản ban hành chậm vài giờ ít rủi ro hơn nhiều so với một văn bản sai phải đính chính. Nói rõ từ đầu cũng là cách bảo vệ chính bạn.