Câu trả lời ngắn: AI không thay được một vị trí công chức, nhưng đang thay dần một phần đầu việc bên trong vị trí đó. Phần bị thay là những thao tác lặp lại với chữ và số: gõ lại nội dung từ bản giấy, tóm tắt công văn dài, dựng khung báo cáo, rà chính tả, soạn câu trả lời mẫu. Phần còn lại, gồm quyết định, ký, chịu trách nhiệm và tiếp xúc trực tiếp với người dân, vẫn phải là người, vì pháp luật gắn trách nhiệm công vụ vào một cá nhân có danh tính.
Nói cách khác, câu hỏi đúng không phải là "vị trí của bạn có còn không" mà là "trong một ngày làm việc của bạn, bao nhiêu phần trăm thời gian đang dành cho thao tác mà máy làm được". Bài này hướng dẫn bạn tự trả lời câu đó bằng một bảng kê đầu việc, rồi chỉ ra nên dồn sức học vào đâu để vị trí của mình nặng ký hơn chứ không nhẹ đi.
Vì sao "AI thay công chức" là câu hỏi đặt sai
Một vị trí công chức không phải là một việc mà là một gói nhiều việc. Bản mô tả vị trí việc làm của một chuyên viên văn phòng xã chẳng hạn thường gồm: tiếp nhận văn bản đến, tham mưu soạn văn bản, tổng hợp báo cáo, theo dõi tiến độ, phối hợp với các bộ phận, tiếp công dân khi được phân công, lưu trữ hồ sơ. Mỗi việc lại tách được thành nhiều thao tác nhỏ hơn. AI không xử lý "một vị trí", nó xử lý từng thao tác, và mức độ làm được rất chênh nhau giữa các thao tác.
Thứ hai, hoạt động công vụ có một đặc điểm mà doanh nghiệp ít gặp: mọi văn bản phát ra đều mang thẩm quyền nhà nước và phải có người ký, người tham mưu, người kiểm tra thể thức được xác định rõ. Một công cụ AI không có tư cách pháp lý để ký, không thể bị kỷ luật, không thể giải trình trước người dân. Vì vậy dù AI viết được bản nháp tốt đến đâu, khâu cuối cùng vẫn quay về một người có tên trong hồ sơ.
Thứ ba, khu vực công vận hành theo quy định chứ không theo hiệu quả thuần tuý. Muốn đưa một công cụ vào quy trình chính thức, cơ quan phải có chủ trương, bảo đảm an toàn thông tin, phù hợp quy định về bí mật nhà nước và dữ liệu cá nhân. Tốc độ thay đổi vì thế chậm hơn ở doanh nghiệp, nhưng không có nghĩa là không đổi. Những người chủ động học cách dùng AI cho phần việc được phép sẽ có lợi thế rõ khi cơ quan chính thức triển khai.
Bảng kê đầu việc: phần nào AI làm được, phần nào không
Bảng dưới gom những đầu việc phổ biến trong công tác hành chính ở cơ quan, đơn vị sự nghiệp. Cột giữa là mức AI hỗ trợ được với điều kiện dữ liệu đưa vào đã được phép và đã che thông tin cá nhân; cột cuối là phần người không bỏ được.
| Đầu việc | AI hỗ trợ được tới đâu | Phần người phải giữ |
|---|---|---|
| Soạn nháp công văn, thông báo, kế hoạch | Dựng khung, gợi ý câu chữ, rà lỗi chính tả và cách diễn đạt | Nội dung chỉ đạo, căn cứ pháp lý, thể thức, quyết định cuối cùng |
| Tóm tắt văn bản đến dài | Rút ý chính, liệt kê việc phải làm, thời hạn nêu trong văn bản | Đối chiếu lại với bản gốc, xác định đơn vị chủ trì, trình lãnh đạo |
| Tổng hợp báo cáo định kỳ | Ghép số liệu đã được phép công khai, viết phần nhận xét nháp | Xác minh số liệu, đánh giá nguyên nhân, đề xuất giải pháp |
| Trả lời câu hỏi thường gặp của người dân | Soạn câu trả lời mẫu dễ hiểu từ quy định đã công bố | Giải thích trường hợp riêng, tiếp nhận ý kiến, thái độ phục vụ |
| Lưu trữ, tra cứu hồ sơ | Gợi ý cách đặt tên, phân loại, lập mục lục | Quyết định thời hạn bảo quản, quyền truy cập, giao nộp lưu trữ |
| Tiếp công dân, hoà giải, xử lý khiếu nại | Hầu như không, ngoài việc luyện kịch bản giao tiếp | Toàn bộ: lắng nghe, xác minh, áp dụng pháp luật, chịu trách nhiệm |
Đọc bảng theo hàng ngang sẽ thấy một quy luật: AI mạnh ở nửa đầu của mỗi việc, tức là chuẩn bị, sắp xếp, diễn đạt; người giữ nửa sau, tức là kiểm chứng, cân nhắc và quyết định. Vị trí nào gần như chỉ có nửa đầu thì áp lực thay đổi lớn nhất; vị trí nào có nhiều nửa sau thì AI chỉ làm việc nhanh hơn chứ không làm người thừa ra.
Tự đo mức ảnh hưởng với vị trí của chính bạn
Cách đơn giản nhất để bớt lo mơ hồ là đo. Bạn làm bài tập này trong một tuần, không cần công cụ gì ngoài một tờ giấy hoặc bảng tính cá nhân, và không ghi bất kỳ thông tin hồ sơ nào vào đó.
- Mỗi cuối ngày, ghi lại các đầu việc đã làm và số phút ước tính cho từng việc. Ghi theo động từ cụ thể: "tóm tắt ba công văn đến", "gọi điện nhắc hai đơn vị nộp số liệu", "tiếp một người dân hỏi về hồ sơ".
- Hết tuần, gom các đầu việc giống nhau và cộng thời gian. Thường bạn sẽ thấy khoảng mười đến mười lăm loại việc chiếm gần hết thời gian.
- Với từng loại, đánh dấu một trong ba nhóm: chủ yếu là thao tác với chữ và số theo mẫu; cần phán đoán theo quy định và tình huống; cần tiếp xúc, thuyết phục, chịu trách nhiệm trước người khác.
- Cộng thời gian của nhóm thứ nhất. Đây là phần công việc chịu ảnh hưởng mạnh nhất khi cơ quan dùng AI.
- Với mỗi việc trong nhóm thứ nhất, tự hỏi: nếu việc này nhanh gấp đôi, bạn sẽ dùng thời gian dôi ra vào việc gì của nhóm hai hoặc nhóm ba. Câu trả lời đó chính là hướng phát triển của bạn.
Ví dụ giả định: một chuyên viên tổng hợp đo được khoảng một nửa thời gian tuần dành cho gõ, ghép và định dạng báo cáo. Đó không phải tin xấu; đó là chỉ dấu rằng nếu học dùng AI đúng cách cho phần ghép số liệu đã công khai, người đó có thêm thời gian cho phân tích nguyên nhân và đề xuất, đúng phần lãnh đạo cần nhất ở một người tham mưu.
Những thay đổi đã thấy rõ trong công việc hành chính
Bản nháp đầu tiên không còn là thước đo năng lực. Trước đây, người soạn nhanh và trơn tru được đánh giá cao. Khi ai cũng có công cụ soạn nháp, giá trị dịch chuyển sang khả năng biết bản nháp sai ở đâu: căn cứ pháp lý đã hết hiệu lực, số liệu lệch với báo cáo kỳ trước, giọng văn không phù hợp với cấp nhận.
Khối lượng văn bản có xu hướng tăng chứ không giảm. Soạn dễ hơn thì người ta soạn nhiều hơn. Người làm công tác văn thư và tổng hợp sẽ nhận nhiều văn bản hơn, dài hơn, nên kỹ năng đọc nhanh, phân loại và chỉ ra việc phải làm trở nên quý.
Kiểm chứng trở thành một bước bắt buộc. AI có thể viết ra trích dẫn văn bản không tồn tại, số hiệu nghị định sai, hoặc nội dung "nghe rất đúng" nhưng không có căn cứ. Người dùng phải đối chiếu với nguồn chính thức trước khi đưa vào văn bản, và đây là kỹ năng mới mà trước đây ít ai phải luyện.
Ranh giới dữ liệu trở thành việc của từng người. Một cú dán nhầm hồ sơ công dân vào công cụ công cộng là sự cố của cá nhân trước khi là sự cố của cơ quan. Mỗi người phải tự phân biệt được dữ liệu nào tuyệt đối không đưa vào AI; danh mục an toàn tài liệu của trang có hướng dẫn chi tiết.
Vị trí nào chịu áp lực lớn hơn, vị trí nào ít hơn
Không có danh sách chính thức nào xếp hạng vị trí công vụ theo mức bị AI ảnh hưởng, và bạn nên dè chừng bất kỳ bài viết nào khẳng định chắc chắn như vậy. Điều có thể suy ra là theo cấu trúc công việc. Những vị trí mà phần lớn thời gian dành cho nhập liệu, sao chép, định dạng, tổng hợp theo mẫu cố định sẽ thay đổi nhiều nhất; không phải vì người ở đó bị cho nghỉ, mà vì nội dung công việc sẽ được thiết kế lại, ít thao tác tay hơn, nhiều kiểm tra hơn.
Những vị trí gắn với tiếp xúc trực tiếp, như tiếp công dân, công tác ở bộ phận một cửa, cán bộ địa chính đi thực địa, viên chức y tế và giáo dục làm chuyên môn, hay những vị trí gắn với thẩm định, thanh tra, quyết định hành chính, ít bị ảnh hưởng ở phần lõi. AI có thể giúp họ chuẩn bị nhanh hơn, nhưng không đứng thay họ trước người dân hay trước một hồ sơ cần cân nhắc.
Một nhóm đáng chú ý là các vị trí tham mưu tổng hợp ở mọi cấp. Phần soạn thảo của họ chịu ảnh hưởng mạnh, nhưng phần tham mưu, tức là hiểu ý lãnh đạo, nắm tình hình thực tế, cân nhắc phương án, lại trở nên quan trọng hơn. Người tham mưu giỏi dùng AI sẽ đưa ra nhiều phương án hơn trong cùng thời gian; người chỉ giỏi gõ sẽ thấy lợi thế cũ mất dần.
Nên đầu tư học gì để vị trí của mình nặng ký hơn
Hiểu sâu quy định của lĩnh vực mình phụ trách. AI trả lời chung chung về pháp luật thì dễ, nhưng biết văn bản nào đang có hiệu lực, hướng dẫn nào áp dụng cho địa phương mình, cách các phòng ban thực sự xử lý thì chỉ người trong nghề có. Đây là thứ giúp bạn bắt lỗi AI.
Kỹ năng đặt yêu cầu và kiểm kết quả. Biết giao việc cho AI rõ ràng: ngữ cảnh, đối tượng đọc, định dạng mong muốn, những gì không được bịa. Rồi biết kiểm theo danh sách: căn cứ, số liệu, thể thức, giọng văn. Bài về kỹ năng số trong cùng danh mục đi chi tiết phần này.
Phân tích và đề xuất. Báo cáo không chỉ là liệt kê đã làm gì. Người biết chỉ ra vì sao chỉ tiêu chưa đạt, đâu là điểm nghẽn, đề xuất gì khả thi sẽ luôn cần thiết, dù có hay không có AI.
Giao tiếp và giải trình. Giải thích cho người dân vì sao hồ sơ bị trả, thuyết phục một đơn vị phối hợp nộp số liệu đúng hạn, trình bày trước cuộc họp. Những việc này AI chỉ giúp luyện tập, không làm thay.
Đạo đức công vụ khi dùng công cụ mới. Người được tin tưởng giao việc quan trọng là người không bao giờ để lọt dữ liệu, không ký văn bản mình chưa đọc kỹ, không đổ lỗi cho máy. Uy tín này tích luỹ chậm và mất rất nhanh.
Một lưu ý về tin đồn và sự lo lắng trong cơ quan
Giai đoạn sắp xếp bộ máy, tinh gọn biên chế khiến nhiều người dễ gắn chuyện AI với chuyện cắt giảm. Cần tách bạch hai việc này. Việc sắp xếp tổ chức bộ máy được quyết định theo chủ trương và văn bản riêng, với chính sách riêng cho từng trường hợp; còn AI là một công cụ làm việc. Đừng suy diễn rằng cơ quan mua công cụ AI nghĩa là sắp giảm người, và cũng đừng tin những lời đồn kiểu "phòng này sẽ bị AI thay hết".
Cách phản ứng có ích nhất là tìm hiểu quy chế của cơ quan về dùng công cụ số, hỏi bộ phận phụ trách công nghệ thông tin hoặc văn phòng xem việc gì được phép thử, rồi bắt đầu từ những việc an toàn nhất: văn bản đã công khai, câu hỏi kiến thức chung, luyện viết. Khi đã quen, bạn sẽ có ý kiến cụ thể để góp vào việc cơ quan xây dựng quy trình chính thức, và người góp ý có hiểu biết thường được giao phần việc mới chứ không bị gạt ra ngoài.
Câu hỏi thường gặp
Cơ quan chưa cho phép dùng AI thì có nên tự học không?
Có, nhưng tự học bằng tài liệu và việc cá nhân, không bằng dữ liệu của cơ quan. Bạn có thể luyện viết, thử tóm tắt văn bản pháp luật đã công khai trên cổng thông tin chính thức, tập đặt yêu cầu. Khi cơ quan có quy chế, bạn chỉ việc áp dụng vào đúng phạm vi được phép.
AI có thể ký số hay ban hành văn bản thay người không?
Không. Chữ ký số của cá nhân và của cơ quan gắn với danh tính và thẩm quyền đã được cấp, người được giao quản lý chữ ký phải chịu trách nhiệm khi dùng. Không có công cụ AI nào được trao thẩm quyền ban hành văn bản hành chính; quyết định ký vẫn phải do người có thẩm quyền đưa ra sau khi đã đọc văn bản, và người được giao giữ chữ ký số không được để người khác hay công cụ khác dùng thay mình.
Viên chức giáo dục, y tế có bị ảnh hưởng như công chức hành chính không?
Phần chuyên môn của giáo viên, bác sĩ, điều dưỡng ít bị thay vì gắn với con người và trách nhiệm nghề nghiệp. Nhưng phần hành chính đi kèm, như hồ sơ, báo cáo, sổ sách, kế hoạch, thì chịu ảnh hưởng giống công chức. Học dùng AI cho phần giấy tờ giúp họ có thêm thời gian cho chuyên môn.
Có nên ghi kỹ năng dùng AI vào hồ sơ khi thi tuyển hay xét nâng ngạch không?
Hồ sơ thi tuyển và xét nâng ngạch, thăng hạng theo mẫu và tiêu chuẩn quy định, không có chỗ cho kỹ năng tự khai kiểu này. Giá trị thật nằm ở kết quả công việc: báo cáo chất lượng hơn, xử lý đúng hạn hơn, có sáng kiến được công nhận. Những thứ đó mới được ghi nhận trong đánh giá.
Làm sao biết thông tin AI đưa ra về quy định là còn hiệu lực?
Không có cách nào ngoài đối chiếu với nguồn chính thức: cơ sở dữ liệu văn bản pháp luật của nhà nước, công báo, văn bản gốc do cơ quan cấp trên gửi. AI có thể nhớ văn bản cũ đã bị thay thế hoặc tự ghép số hiệu sai, nên mọi căn cứ đưa vào văn bản phải được kiểm từng cái.
Người lớn tuổi, ít dùng máy tính có bị thiệt không?
Kinh nghiệm xử lý việc và hiểu biết địa bàn là thứ AI không có, nên người lâu năm có lợi thế ở phần quan trọng nhất. Phần thiếu là thao tác, và thao tác học được trong vài tuần nếu có người kèm. Nhiều cơ quan ghép người trẻ thạo công cụ với người lâu năm thạo việc, hai bên cùng có lợi.