Tờ trình là văn bản cấp dưới gửi cấp trên, hoặc bộ phận tham mưu gửi lãnh đạo, để đề xuất và xin phê duyệt một việc cụ thể: một chủ trương, một kế hoạch, một dự toán, một phương án, một văn bản cần ban hành. Bố cục chuẩn có ba phần: vì sao cần làm, đề xuất làm gì và làm thế nào, kiến nghị người có thẩm quyền quyết định điều gì. Tờ trình luôn có hồ sơ kèm theo, thường gồm dự thảo văn bản sẽ được ký nếu đề xuất được chấp thuận.
Người đọc tờ trình là người phải ra quyết định và chịu trách nhiệm về quyết định đó. Vì vậy tờ trình tốt không phải là tờ trình dài, mà là tờ trình giúp lãnh đạo đọc một lượt là đủ thông tin để đồng ý, không đồng ý, hoặc yêu cầu bổ sung đúng chỗ. Bài này hướng dẫn cách viết từng phần, cách dựng hồ sơ trình, và cách nhờ AI làm khung mà không đưa thông tin nội bộ ra ngoài.
Khi nào dùng tờ trình, khi nào dùng công văn hay báo cáo
Tờ trình, công văn và báo cáo hay bị dùng lẫn. Cách phân biệt nhanh là nhìn vào điều bạn muốn người nhận làm. Muốn cấp trên phê duyệt, cho ý kiến chỉ đạo hoặc ký ban hành một văn bản thì dùng tờ trình. Muốn trao đổi, đề nghị một cơ quan ngang cấp hay cấp dưới phối hợp thì dùng công văn. Muốn cung cấp thông tin về kết quả đã làm để cấp trên nắm tình hình thì dùng báo cáo.
Một sai lầm phổ biến là viết báo cáo rồi thêm một đoạn cuối "đề nghị lãnh đạo xem xét phê duyệt". Báo cáo không phải văn bản xin quyết định, nên đoạn đề nghị cuối báo cáo dễ bị bỏ qua, và nếu có được phê duyệt thì căn cứ cũng không rõ ràng. Nếu bạn cần một quyết định, hãy tách thành tờ trình riêng, có thể dẫn báo cáo như tài liệu kèm theo.
Ở cấp xã, phường, tờ trình thường gặp là tờ trình đề nghị phê duyệt kế hoạch tổ chức một hoạt động, đề nghị phê duyệt dự toán kinh phí, đề nghị ban hành quy chế làm việc, đề nghị khen thưởng, đề nghị thành lập tổ công tác. Ở trường học, bệnh viện công, tờ trình thường đi kèm đề xuất mua sắm, sửa chữa, cử người đi học. Loại việc khác nhau nhưng khung ba phần không đổi.
Thể thức riêng của tờ trình: những chỗ khác công văn
Tờ trình là văn bản có tên loại, nên phần đầu trình bày khác công văn. Bảng dưới chỉ ra các điểm khác để bạn sửa mẫu cho đúng.
| Thành phần | Tờ trình | Công văn |
|---|---|---|
| Tên loại | Có, chữ "TỜ TRÌNH" in hoa, đặt giữa trang | Không có tên loại |
| Trích yếu | Ngay dưới tên loại, thường bắt đầu bằng "Về việc" hoặc "Đề nghị phê duyệt…" | Dưới số, ký hiệu ở góc trái, bắt đầu bằng "V/v" |
| Ký hiệu | Chữ viết tắt tên loại "TTr" ghép với tên cơ quan hoặc đơn vị trình, ví dụ giả định "Số: 12/TTr-VP" | Tên cơ quan ghép đơn vị soạn thảo, ví dụ giả định "Số: 125/UBND-VP" |
| Kính gửi | Có, ghi người hoặc tập thể có thẩm quyền quyết định | Có, ghi nơi xử lý |
| Hồ sơ kèm theo | Gần như luôn có: dự thảo văn bản, tài liệu thuyết minh | Tuỳ việc |
| Người ký | Người đứng đầu đơn vị trình | Người có thẩm quyền của cơ quan ban hành |
Với tờ trình nội bộ, chẳng hạn phòng chuyên môn trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân, tên đơn vị trình ghi ở góc trái và người ký là trưởng phòng. Cách ghi ký hiệu nội bộ phụ thuộc quy chế văn thư của từng cơ quan, nên bạn kiểm quy chế trước khi áp dụng ví dụ trên.
Bố cục ba phần của phần nội dung
Phần một, sự cần thiết. Trả lời câu hỏi vì sao phải làm việc này bây giờ. Nêu căn cứ: văn bản cấp trên giao nhiệm vụ, quy định yêu cầu phải làm, hoặc tình hình thực tế đòi hỏi phải xử lý. Viết thực tế bằng sự việc và số liệu cụ thể của đơn vị, không viết chung chung kiểu "nhằm nâng cao hiệu quả công tác". Phần này nên ngắn, thường một đến hai đoạn.
Phần hai, nội dung đề xuất. Đây là phần chính. Nêu rõ làm gì, ai làm, làm khi nào, cần nguồn lực gì, kinh phí lấy từ đâu nếu có. Khi có nhiều cách làm, nên trình bày hai hoặc ba phương án, nêu ưu nhược của từng phương án và nói đơn vị đề xuất chọn phương án nào, vì sao. Lãnh đạo chọn giữa các phương án nhanh hơn nhiều so với tự nghĩ ra phương án thay thế.
Phần ba, kiến nghị. Viết thành câu đề nghị cụ thể có thể trả lời bằng đồng ý hoặc không: "Kính đề nghị Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã xem xét, phê duyệt kế hoạch… theo dự thảo kèm theo." Tránh câu kiến nghị mở như "đề nghị lãnh đạo cho ý kiến", vì nó khiến tờ trình quay lại bàn bạn với một lời phê khó hiểu.
Câu kết ngắn. Có thể kết bằng một câu như "Kính trình Chủ tịch xem xét, quyết định." rồi đến phần chữ ký. Không cần câu cảm ơn hay câu chúc.
Hồ sơ kèm theo: thiếu một thứ là tờ trình nằm chờ
Lãnh đạo thường không ký ngay tờ trình nếu thiếu tài liệu để kiểm. Danh sách dưới là những thứ hay phải kèm; không phải tờ trình nào cũng cần đủ, nhưng bạn nên tự hỏi từng mục.
- Dự thảo văn bản sẽ được ký nếu tờ trình được duyệt, ví dụ dự thảo quyết định, dự thảo kế hoạch, dự thảo quy chế.
- Bản thuyết minh hoặc bảng tính kinh phí, với số liệu có nguồn rõ ràng.
- Ý kiến của các phòng, đơn vị liên quan nếu việc cần phối hợp; nếu có ý kiến khác nhau thì tổng hợp và nêu đơn vị trình tiếp thu hay giải trình thế nào.
- Văn bản cấp trên làm căn cứ, bản sao hoặc trích dẫn đúng số, ngày.
- Bảng so sánh phương án nếu trình nhiều phương án.
- Danh sách người, đơn vị nếu đề nghị khen thưởng, cử đi công tác, thành lập tổ.
Một mẹo giúp hồ sơ gọn là đánh số tài liệu kèm theo và liệt kê ở cuối phần nội dung tờ trình, kiểu "Hồ sơ kèm theo gồm: 1. Dự thảo quyết định; 2. Bảng dự toán". Người kiểm hồ sơ chỉ cần đối chiếu danh sách là biết có đủ hay không.
Nhờ AI dựng khung tờ trình: cho khung, giữ dữ liệu
AI giúp tốt ở hai khâu: dựng dàn ý ba phần cho một loại việc cụ thể, và viết lại các đoạn lủng củng cho gọn, đúng giọng hành chính. Nó không giúp được ở khâu quan trọng nhất là số liệu và căn cứ, vì nó không biết tình hình đơn vị bạn và rất dễ bịa ra số hiệu văn bản. Bạn cũng không được đưa vào đó nội dung chưa được công bố như dự toán chi tiết, danh sách người được đề nghị khen thưởng, ý kiến nội bộ của các phòng, hay bất kỳ thông tin mật nào.
Câu lệnh mẫu: "Bạn là chuyên viên tham mưu ở một Ủy ban nhân dân cấp xã. Hãy dựng dàn ý tờ trình đề nghị phê duyệt kế hoạch tổ chức một hoạt động cộng đồng cấp xã, gồm ba phần: sự cần thiết, nội dung đề xuất có hai phương án, kiến nghị. Với mỗi phần, liệt kê các ý cần có và các câu hỏi người soạn phải tự trả lời bằng số liệu thật. Không tự đặt số liệu, không dẫn văn bản pháp luật cụ thể." Kết quả sẽ là một danh sách câu hỏi, rất có ích để bạn không bỏ sót ý.
Sau khi tự điền dữ liệu thật trên máy cơ quan, bạn có thể nhờ AI rà lời văn của một đoạn đã được che tên và số, với câu lệnh: "Viết lại đoạn sau cho gọn, giọng hành chính trung tính, giữ nguyên các ký hiệu trong ngoặc vuông, không thêm thông tin mới." Dặn "không thêm thông tin mới" là cách giữ cho AI không tự thêm thắt.
Những lỗi khiến tờ trình bị trả lại
Lời phê "đề nghị làm rõ" hoặc "chưa đủ cơ sở" thường rơi vào một trong các lỗi sau. Đọc qua trước khi trình giúp bạn tránh một vòng sửa.
- Phần sự cần thiết dài, kể lại lịch sử công việc, trong khi phần đề xuất chỉ vài dòng.
- Đề xuất không nói rõ ai làm, khi nào xong, cần bao nhiêu người hay kinh phí.
- Chỉ có một phương án, không giải thích vì sao không chọn cách khác khi việc rõ ràng có nhiều cách làm.
- Câu kiến nghị không chỉ ra lãnh đạo phải quyết định điều gì.
- Thiếu dự thảo văn bản kèm theo, buộc lãnh đạo phải giao soạn lại sau khi đồng ý về chủ trương.
- Số liệu trong tờ trình và trong bảng dự toán kèm theo không khớp nhau.
- Căn cứ dẫn văn bản đã hết hiệu lực hoặc tên cơ quan chưa cập nhật sau sắp xếp hành chính.
Phần lớn các lỗi này lộ ra khi bạn đọc tờ trình bằng mắt người phải ký. Hãy tưởng tượng mình là người ký và phải trả lời câu hỏi "nếu việc này hỏng, mình dựa vào đâu để quyết định như vậy". Câu trả lời phải có sẵn trong tờ trình và hồ sơ kèm theo.
Ví dụ giả định: tờ trình sửa phòng học ở một trường tiểu học công lập
Để thấy ba phần vận hành thế nào, hãy xem một ví dụ giả định. Một trường tiểu học công lập ở vùng ven đô có hai phòng học bị thấm dột sau mùa mưa. Bộ phận hành chính của trường cần hiệu trưởng phê duyệt chủ trương sửa chữa trước khi làm thủ tục với cơ quan quản lý cấp trên.
Phần sự cần thiết chỉ cần hai đoạn: mô tả hiện trạng hai phòng học, nêu số lớp, số học sinh đang phải học ghép tạm ở phòng khác, kèm biên bản kiểm tra hiện trạng ngày cụ thể. Không cần kể lại việc trường được xây năm nào hay đã sửa những gì trong mười năm qua, trừ khi thông tin đó ảnh hưởng tới phương án.
Phần đề xuất trình hai phương án. Phương án một sửa ngay trong kỳ nghỉ ngắn, phải chuyển lớp tạm một tuần; phương án hai chờ đến kỳ nghỉ hè, không ảnh hưởng việc học nhưng phải chịu dột thêm vài tháng. Mỗi phương án nêu thời gian, người phụ trách, nguồn kinh phí dự kiến theo hướng dẫn tài chính của trường, kèm bảng dự toán sơ bộ ở phần hồ sơ. Bộ phận hành chính đề xuất phương án một và giải thích lý do bằng mức độ ảnh hưởng tới học sinh.
Phần kiến nghị chỉ một câu: đề nghị hiệu trưởng phê duyệt chủ trương sửa chữa theo phương án một và giao bộ phận hành chính lập hồ sơ trình cấp trên. Với bố cục như vậy, người ký đọc trong vài phút là có đủ thông tin để quyết định, và nếu muốn chọn phương án hai thì cũng chỉ cần ghi một dòng.
Câu hỏi thường gặp
Tờ trình có cần đóng dấu không?
Tờ trình gửi cơ quan cấp trên bên ngoài thì có chữ ký người đứng đầu và dấu cơ quan như văn bản hành chính khác. Tờ trình nội bộ từ phòng chuyên môn lên lãnh đạo cơ quan thì tuỳ quy chế văn thư của cơ quan, nhiều nơi chỉ cần chữ ký trưởng phòng, không đóng dấu.
Một tờ trình có thể xin phê duyệt nhiều việc cùng lúc không?
Có thể, nếu các việc gắn với nhau, ví dụ phê duyệt kế hoạch và dự toán của chính kế hoạch đó. Với các việc độc lập, nên tách tờ trình để lãnh đạo có thể đồng ý việc này mà không phải chờ việc kia, và hồ sơ lưu cũng rõ ràng hơn.
Tờ trình dài bao nhiêu là vừa?
Phần thân tờ trình nên gói trong một đến ba trang; chi tiết đưa vào thuyết minh và phụ lục kèm theo. Tờ trình quá dài khiến người ký khó thấy đâu là điều cần quyết định, còn tờ trình quá ngắn mà thiếu hồ sơ thì bị trả lại để bổ sung.
Có nên dán dự toán kinh phí thật vào AI để nhờ kiểm phép tính không?
Không nên. Dự toán trước khi được duyệt là thông tin nội bộ. Bạn có thể tự kiểm bằng bảng tính trên máy cơ quan, hoặc đưa cho AI một bảng có cấu trúc giống hệt nhưng số liệu đã thay bằng số giả định để nhờ kiểm công thức, rồi áp công thức đó vào bảng thật.
Lãnh đạo phê "đồng ý" ngay trên tờ trình thì có cần ra quyết định không?
Tuỳ việc. Ý kiến phê duyệt trên tờ trình thể hiện chủ trương, nhưng nhiều việc như thành lập tổ công tác, khen thưởng, phê duyệt dự toán vẫn cần một văn bản ban hành chính thức như quyết định để làm căn cứ thực hiện. Vì vậy nên kèm sẵn dự thảo quyết định ngay từ đầu.