Công văn hành chính là loại văn bản không có tên loại, dùng để trao đổi, đề nghị, đôn đốc, trả lời, hướng dẫn giữa các cơ quan hoặc giữa cơ quan với tổ chức, cá nhân. Một công văn tốt có trích yếu bắt đầu bằng "V/v" nói đúng việc, phần "Kính gửi" ghi đúng nơi cần xử lý, phần nội dung đi theo ba nhịp: lý do, việc cần làm, đề nghị cụ thể, rồi dừng.
Bài này đi qua từng phần của công văn theo đúng thứ tự người soạn gặp, chỉ ra lỗi hay mắc ở mỗi phần, và kèm câu lệnh để nhờ AI soạn bản nháp. Quy trình vào sổ, chuyển xử lý, theo dõi hạn công văn đến thuộc một danh mục khác của trang; ở đây chỉ bàn chuyện viết sao cho người nhận hiểu ngay và làm được.
Công văn khác các văn bản có tên loại ở chỗ nào
Quyết định, tờ trình, thông báo, kế hoạch đều có tên loại in hoa ở giữa trang. Công văn thì không. Thay vào đó, trích yếu nội dung được đặt ngay dưới số và ký hiệu ở góc trái, bắt đầu bằng chữ viết tắt "V/v". Ký hiệu công văn cũng khác: thay vì chữ viết tắt tên loại, ký hiệu gồm chữ viết tắt tên cơ quan ban hành và chữ viết tắt đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết, ví dụ giả định "Số: 125/UBND-VP".
Vì không có tên loại, công văn rất linh hoạt: dùng để hỏi, để trả lời, để đề nghị, để nhắc, để giải thích. Chính sự linh hoạt này làm người mới hay viết lan man. Một nguyên tắc đơn giản giúp giữ công văn gọn là mỗi công văn chỉ giải quyết một việc. Nếu có hai việc khác nhau gửi cùng một nơi, hãy tách thành hai công văn, mỗi cái một trích yếu, để bên nhận chuyển cho đúng bộ phận xử lý.
Công văn cũng là loại văn bản dễ bị đánh giá thấp. Nhiều người nghĩ công văn chỉ là thư từ qua lại nên viết cẩu thả hơn quyết định. Thực tế công văn trả lời công dân hay doanh nghiệp là thứ người ngoài cơ quan đọc nhiều nhất, và một câu viết mập mờ trong đó có thể dẫn tới khiếu nại, phải ra thêm một công văn giải thích.
Trích yếu "V/v": một dòng quyết định công văn có được xử lý nhanh hay không
Nói đúng việc, không nói chung. Trích yếu "V/v báo cáo" là quá chung; "V/v báo cáo kết quả rà soát hộ nghèo quý III" thì người nhận biết ngay chuyển cho ai. Người làm văn thư bên nhận đọc trích yếu để vào sổ và chuyển xử lý, nên trích yếu càng rõ thì công văn càng ít bị chuyển nhầm.
Ngắn, thường không quá hai dòng. Trích yếu dài ba bốn dòng là dấu hiệu người soạn đang tóm cả nội dung lên đầu. Bỏ bớt căn cứ, bỏ tên văn bản dẫn chiếu, chỉ giữ hành động và đối tượng.
Bắt đầu bằng động từ hoặc danh từ chỉ việc. Các dạng hay dùng: "V/v đề nghị cung cấp…", "V/v trả lời kiến nghị…", "V/v đôn đốc thực hiện…", "V/v hướng dẫn…". Nhìn vào động từ là biết công văn này đòi hỏi bên nhận làm gì.
Không viết tắt tuỳ tiện trong trích yếu. Ngoài "V/v", hạn chế viết tắt tên chương trình, tên dự án ở trích yếu. Người nhận có thể không biết chữ viết tắt nội bộ của cơ quan bạn.
Khớp với nội dung bên dưới. Lỗi hay gặp là trích yếu nói một đằng, nội dung nói thêm một việc khác do soạn lại nhiều lần. Đọc lại trích yếu sau cùng, khi nội dung đã chốt.
Phần "Kính gửi" và nơi nhận: gửi đúng người xử lý
Dòng "Kính gửi" ghi cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân trực tiếp phải xử lý nội dung công văn. Nếu gửi một nơi, ghi cùng dòng; nếu gửi nhiều nơi, mỗi nơi một dòng, có gạch đầu dòng, kết thúc bằng dấu chấm phẩy và nơi cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm. Đừng liệt kê vào "Kính gửi" những nơi chỉ cần biết để phối hợp hoặc theo dõi; những nơi đó ghi ở phần nơi nhận cuối văn bản.
Phần nơi nhận của công văn thường mở đầu bằng "Như trên;" để chỉ những nơi đã ghi ở "Kính gửi", sau đó là các nơi nhận để biết, để báo cáo, và cuối cùng là dòng lưu, ví dụ "Lưu: VT, VP." Việc tách rõ người xử lý và người để biết giúp bên nhận không đùn đẩy: ai có tên ở "Kính gửi" thì người đó phải trả lời.
Sau sắp xếp chính quyền hai cấp, tên nhiều cơ quan nhận đã thay đổi. Trước khi gửi, bạn nên mở danh sách cơ quan, đơn vị cập nhật mới nhất mà cơ quan mình đang dùng, đừng chép phần "Kính gửi" từ công văn năm ngoái. Gửi đến một cơ quan không còn tồn tại thì công văn sẽ bị trả lại hoặc nằm im.
Bố cục ba nhịp cho phần nội dung, áp vào bốn loại công văn hay gặp
Phần nội dung công văn dù dài hay ngắn đều đi theo ba nhịp: vì sao gửi, nội dung chính, đề nghị cụ thể. Bảng dưới cho thấy ba nhịp đó thay đổi thế nào theo mục đích công văn.
| Loại công văn | Nhịp 1: lý do, căn cứ | Nhịp 2: nội dung chính | Nhịp 3: đề nghị |
|---|---|---|---|
| Đề nghị | Căn cứ nhiệm vụ được giao hoặc văn bản cấp trên | Nêu việc cần, số lượng, thời gian | Đề nghị bên nhận làm gì, trước ngày nào, gửi về đâu |
| Trả lời | Dẫn văn bản hoặc kiến nghị đang được trả lời: số, ngày, trích yếu | Trả lời từng ý theo đúng thứ tự câu hỏi | Hướng dẫn bước tiếp theo hoặc nơi liên hệ |
| Đôn đốc | Nhắc văn bản đã giao việc và hạn đã qua hoặc sắp tới | Nêu tình hình: đơn vị nào đã làm, đơn vị nào chưa | Hạn mới, hình thức báo cáo |
| Hướng dẫn | Căn cứ văn bản cần hướng dẫn thực hiện | Các bước, biểu mẫu, đầu mối | Đề nghị tổ chức thực hiện, phản ánh vướng mắc |
Với công văn trả lời công dân hoặc tổ chức, nhịp hai nên viết bằng câu ngắn, mỗi đoạn một ý, tránh viện dẫn quá nhiều điều khoản liên tiếp. Người nhận cần biết kết quả và việc họ phải làm, không cần đọc lại cả văn bản luật.
Lời văn hành chính: những thói quen nên bỏ
Văn phong hành chính đòi hỏi chính xác, khách quan, lịch sự và ngắn gọn. Các thói quen dưới đây làm công văn dài thêm mà không rõ thêm chữ nào.
- Mở đầu bằng câu chào hỏi kiểu thư riêng. Công văn bắt đầu thẳng vào căn cứ hoặc lý do.
- Dùng nhiều từ đệm như "thì", "là", "mà" và cụm "để làm sao cho". Đọc to câu văn, chỗ nào vấp thì cắt.
- Viết câu bị động dài khiến không rõ ai phải làm. Thay "việc rà soát cần được thực hiện" bằng "Phòng Văn hoá – Xã hội rà soát".
- Dùng từ địa phương, từ khẩu ngữ, từ cảm thán. Công văn là văn bản chính thức, dù gửi cho đơn vị quen.
- Đề nghị chung chung kiểu "đề nghị các đơn vị quan tâm". Mỗi đề nghị cần có việc, người làm và hạn.
- Lặp lại căn cứ đã nêu ở trích yếu và đoạn đầu. Nêu một lần là đủ.
- Kết thúc bằng câu cảm ơn dài. Có thể kết bằng một câu đề nghị phối hợp, hoặc dừng ngay sau đề nghị cuối.
Một mẹo nhỏ là đọc công văn dưới góc người nhận bận rộn: sau mười giây đầu, họ có biết mình phải làm gì và trước ngày nào không. Nếu chưa, đưa câu đề nghị lên sớm hơn.
Câu lệnh nhờ AI soạn nháp công văn mà không lộ thông tin
AI viết nháp công văn khá nhanh nếu bạn cho nó đủ khung, nhưng chỉ nên cho khung chứ không cho dữ liệu thật. Không dán vào đó tên công dân, số căn cước, địa chỉ hộ gia đình, nội dung đơn thư, cũng như bất cứ văn bản nào có dấu độ mật hoặc chưa được phép công bố. Thay tên cơ quan bằng "Cơ quan A", thay người bằng "ông X", thay số liệu thật bằng số giả định, rồi sau khi có bản nháp mới điền lại trên máy của cơ quan.
Câu lệnh mẫu: "Bạn là chuyên viên văn phòng tại một Ủy ban nhân dân cấp xã ở Việt Nam. Hãy soạn nháp phần nội dung một công văn hành chính đề nghị Phòng B cung cấp số liệu về việc C trước ngày D. Yêu cầu: văn phong hành chính, ngắn gọn, ba đoạn gồm lý do, nội dung cần cung cấp, đề nghị và hạn; không quá 200 chữ; không tự thêm căn cứ pháp lý; đề xuất ba phương án trích yếu bắt đầu bằng V/v." Dặn rõ "không tự thêm căn cứ pháp lý" rất quan trọng, vì AI hay bịa số hiệu văn bản trông rất thật.
Khi có bản nháp, bạn tự chèn căn cứ thật bằng cách tra văn bản gốc, sửa giọng cho hợp với quan hệ giữa hai cơ quan, rồi đặt nội dung vào mẫu công văn chuẩn của cơ quan để có đủ thể thức. Người ký công văn chịu trách nhiệm về từng chữ, nên bản AI soạn chỉ là điểm xuất phát, không phải sản phẩm cuối.
Rà công văn trước khi trình ký: bảy câu hỏi
Trước khi đặt công văn lên bàn lãnh đạo, tự trả lời lần lượt bảy câu hỏi dưới đây. Mất khoảng năm phút nhưng tránh được việc bị trả lại.
- Trích yếu đã nói đúng việc và khớp nội dung chưa?
- Phần "Kính gửi" chỉ gồm nơi phải xử lý, tên cơ quan đã đúng tên hiện hành chưa?
- Căn cứ dẫn chiếu có số, ngày, trích yếu chính xác, còn hiệu lực không? Đã tra văn bản gốc, không dựa vào trí nhớ hay câu trả lời của AI chưa?
- Mỗi đề nghị đã có người làm, việc cụ thể và hạn chưa?
- Có câu nào bị động, mập mờ, đọc lên có thể hiểu hai nghĩa không?
- Thẩm quyền ký đã đúng chưa: người đứng đầu ký trực tiếp, cấp phó ký thay, hay thừa lệnh?
- Nơi nhận có "Như trên", có dòng lưu văn thư và đơn vị soạn thảo chưa?
Nếu cơ quan đã có quy trình kiểm tra thể thức ở bộ phận văn thư, danh sách này không thay thế quy trình đó, chỉ giúp bạn nộp một bản sạch hơn ngay từ đầu.
Câu hỏi thường gặp
Công văn có bắt buộc phải có phần căn cứ không?
Không bắt buộc như quyết định. Công văn có thể mở đầu bằng lý do hoặc bằng việc dẫn văn bản đang được trả lời. Chỉ nên nêu căn cứ khi nó thật sự giúp người nhận hiểu vì sao có yêu cầu này, và phải dẫn đúng số, ngày của văn bản thật.
Một công văn gửi nhiều nơi thì mỗi nơi có phải in một bản riêng không?
Thường cơ quan in đủ số bản theo nơi nhận hoặc gửi bản điện tử có chữ ký số đến từng nơi qua hệ thống quản lý văn bản. Số bản phát hành được ghi ở cuối văn bản theo quy chế văn thư của cơ quan, nên bạn kiểm quy chế đó để làm đúng.
Viết "V/v" hay "Về việc" mới đúng?
Trích yếu công văn theo mẫu trình bày dùng chữ viết tắt "V/v" đặt trước nội dung tóm tắt. Viết đủ "Về việc" không làm sai nội dung nhưng lệch mẫu chuẩn, và văn thư cơ quan có thể yêu cầu sửa lại cho thống nhất.
Có thể dán công văn đến vào AI để nhờ soạn công văn trả lời không?
Chỉ khi công văn đến đã được công khai và không chứa thông tin cá nhân hay nội dung mật. Với công văn nội bộ hoặc có thông tin công dân, bạn tự tóm tắt yêu cầu bằng lời của mình, bỏ hết tên và số, rồi mới đưa phần tóm tắt đó cho AI soạn khung trả lời.
Công văn trả lời công dân nên dài bao nhiêu?
Không có độ dài chuẩn, nhưng nên đủ để trả lời từng ý người dân hỏi, bằng câu ngắn, dễ hiểu. Một trang là phù hợp với đa số trường hợp. Nếu cần viện dẫn nhiều quy định, hãy tóm ý chính và chỉ nêu tên văn bản để người dân tra thêm.
Cấp phó ký công văn thì ghi thế nào?
Khi cấp phó ký thay người đứng đầu, ghi chữ "KT." trước chức vụ của người đứng đầu, dòng dưới là chức vụ của cấp phó. Cách ghi cụ thể theo thẩm quyền ký có bài riêng trong danh mục này, bạn có thể đọc để phân biệt ký thay, thừa lệnh và thừa ủy quyền.