Kỹ năng số mà một công chức, viên chức cần lúc này không phải là biết lập trình hay biết nhiều công cụ, mà là sáu năng lực nền: quản lý tệp và văn bản điện tử gọn gàng, tra cứu đúng nguồn chính thức, giao việc cho AI rõ ràng, kiểm kết quả AI, bảo vệ dữ liệu, và tự học khi công cụ thay đổi. Người có đủ sáu năng lực này dùng được bất kỳ phần mềm nào cơ quan triển khai, kể cả những phần mềm chưa ra đời.
Bài này mô tả từng năng lực ở mức cụ thể, kèm dấu hiệu để bạn tự biết mình đang ở đâu và một bài tập nhỏ để luyện. Phần chuyển đổi số ở cấp cơ quan, như số hoá hồ sơ hay chọn phần mềm, nằm ở danh mục khác của trang; ở đây chỉ bàn chuyện năng lực của từng người.
Vì sao nói "kỹ năng số" chứ không chỉ "biết dùng AI"
Nhiều người bắt đầu học AI bằng cách tải ứng dụng và thử hỏi đủ thứ. Cách đó vui nhưng nhanh chán, vì kết quả AI chỉ tốt khi đầu vào tốt và người dùng biết đánh giá đầu ra. Một chuyên viên không tìm nổi văn bản gốc trong thư mục của mình, không biết văn bản nào còn hiệu lực, không phân biệt được dữ liệu nào được phép chia sẻ, thì dùng AI chỉ làm tăng tốc độ mắc lỗi.
Vì thế nên coi AI là tầng trên cùng của một chồng năng lực. Tầng dưới là thao tác với tệp, thư điện tử công vụ, phần mềm quản lý văn bản của cơ quan. Tầng giữa là tra cứu và đánh giá thông tin. Tầng trên là giao việc cho AI và kiểm kết quả. Xuyên suốt cả ba tầng là ý thức bảo vệ dữ liệu. Thiếu tầng dưới thì tầng trên lung lay.
Một điểm nữa: các chương trình bồi dưỡng của nhà nước về kỹ năng số cho cán bộ, công chức đang được triển khai theo nhiều đợt, nội dung và tên gọi thay đổi theo từng năm. Bạn nên theo dõi thông báo của cơ quan mình và cấp trên. Danh sách sáu năng lực dưới đây không thay chương trình chính thức, chỉ giúp bạn tự soi mình trong lúc chờ hoặc song song với các khoá học đó.
Sáu năng lực và dấu hiệu tự nhận biết
Bảng dưới mô tả mỗi năng lực ở hai mức: mức cần có để làm việc an toàn và mức khá để làm nhanh, làm tốt. Bạn đánh dấu từng dòng một cách thật lòng, không ai chấm điểm bạn cả.
| Năng lực | Mức cần có | Mức khá |
|---|---|---|
| Quản lý tệp và văn bản điện tử | Đặt tên tệp có ngày và nội dung, tìm lại văn bản trong vài phút | Có cấu trúc thư mục theo hồ sơ công việc, đồng bộ với hồ sơ trên phần mềm của cơ quan |
| Tra cứu nguồn chính thức | Biết tìm văn bản gốc trên cơ sở dữ liệu pháp luật và cổng thông tin chính thức | Kiểm được tình trạng hiệu lực, văn bản sửa đổi, hướng dẫn thi hành |
| Giao việc cho AI | Viết yêu cầu có ngữ cảnh, đối tượng đọc, định dạng mong muốn | Chia việc lớn thành nhiều bước, cho ví dụ mẫu, yêu cầu AI tự nêu chỗ không chắc |
| Kiểm kết quả AI | Đọc lại toàn bộ, đối chiếu số liệu và căn cứ với bản gốc | Có danh sách kiểm riêng cho từng loại văn bản, phát hiện được lỗi suy diễn tinh vi |
| Bảo vệ dữ liệu | Không bao giờ đưa tài liệu mật, hồ sơ công dân, dữ liệu cá nhân vào công cụ công cộng | Biết che, ẩn danh đúng cách và nhắc được đồng nghiệp khi thấy họ làm sai |
| Tự học khi công cụ đổi | Đọc được hướng dẫn, thử trên dữ liệu giả trước khi dùng thật | Ghi lại cách làm thành tài liệu ngắn để chia sẻ cho phòng |
Phần lớn người làm việc lâu năm sẽ thấy mình ở mức khá với năng lực thứ nhất và thứ hai, nhưng còn yếu ở năng lực thứ ba và thứ tư. Người trẻ thường ngược lại: giao việc cho AI rất nhanh nhưng tra cứu nguồn chính thức còn lơ mơ. Biết mình lệch về phía nào sẽ giúp bạn chọn đúng chỗ cần luyện.
Ba năng lực nền thường bị xem nhẹ
Đặt tên tệp và tổ chức thư mục. Nghe đơn giản, nhưng đây là gốc của mọi việc tra cứu sau này. Một quy ước tên tệp gồm năm tháng ngày, loại văn bản, nội dung rút gọn và phiên bản giúp bạn tìm lại bản cuối cùng chỉ trong vài giây, tránh việc gửi nhầm bản dự thảo cũ cho lãnh đạo. Khi đưa văn bản vào AI để tóm tắt, bạn cũng biết chắc mình đang đưa đúng bản.
Tra cứu văn bản gốc thay vì tin bài tóm tắt. Bài báo, bài đăng trên mạng xã hội, hay câu trả lời của AI về một quy định chỉ là bản kể lại. Thói quen mở văn bản gốc, xem ngày hiệu lực, xem có văn bản nào sửa đổi hay thay thế không, là thứ phân biệt người tham mưu đáng tin với người chép lại. Mỗi lần AI nêu một nghị định hay thông tư, hãy coi đó là gợi ý để tra, không phải kết luận.
Dùng thành thạo phần mềm quản lý văn bản của chính cơ quan. Nhiều người chỉ dùng phần mềm này ở mức nhận và chuyển văn bản. Tìm hiểu thêm chức năng tìm kiếm, lập hồ sơ, theo dõi hạn xử lý sẽ tiết kiệm nhiều thời gian hơn cả việc học thêm một công cụ AI mới, và không đụng vấn đề an toàn dữ liệu.
Luyện giao việc cho AI và kiểm kết quả trong hai tuần
Hai năng lực ở tầng trên luyện tốt nhất bằng bài tập nhỏ lặp lại mỗi ngày, trên tài liệu đã công khai. Lộ trình dưới mỗi ngày khoảng hai mươi phút.
- Ngày 1–3: chọn một văn bản quy phạm đã đăng công khai, liên quan lĩnh vực bạn phụ trách. Nhờ AI tóm tắt, rồi tự đọc văn bản gốc và gạch ra những chỗ tóm tắt bỏ sót hoặc nói sai.
- Ngày 4–6: viết yêu cầu có đủ bốn phần: bối cảnh, người đọc, định dạng, giới hạn. Ví dụ: "Bạn là chuyên viên văn phòng một phường. Hãy viết thông báo ngắn cho người dân về lịch tiếp nhận hồ sơ, giọng lịch sự, dưới 150 chữ, không tự đặt ra quy định nào không có trong đoạn được cung cấp dưới đây."
- Ngày 7–9: yêu cầu AI liệt kê những chỗ nó không chắc chắn trong câu trả lời. So xem những chỗ nó tự nhận không chắc có trùng với chỗ sai thật không. Bạn sẽ thấy nó thường tự tin cả ở chỗ sai, và đó là bài học quan trọng nhất.
- Ngày 10–12: lập danh sách kiểm cho một loại văn bản bạn hay soạn. Ví dụ với thông báo: tên cơ quan, số ký hiệu, căn cứ, nội dung chính, thời gian, nơi nhận, chính tả tên riêng. Dùng danh sách này kiểm mọi bản nháp, dù là AI hay người viết.
- Ngày 13–14: viết lại cách làm hiệu quả nhất thành nửa trang hướng dẫn cho chính mình, kèm hai yêu cầu mẫu đã chạy tốt. Đó là tài sản bạn mang theo khi đổi công cụ.
Trong suốt hai tuần, chỉ dùng tài liệu đã công khai hoặc tự tạo. Mọi văn bản có tên người, số định danh, địa chỉ, nội dung chưa công bố của cơ quan đều nằm ngoài bài tập.
Bảo vệ dữ liệu: năng lực đi xuyên mọi tầng
Có một nguyên tắc nên thuộc lòng: tài liệu mật, bí mật nhà nước, hồ sơ của công dân, dữ liệu cá nhân và tài liệu nội bộ chưa công bố không được đưa vào công cụ AI công cộng, kể cả khi bạn nghĩ mình đã xoá tên. Nguyên tắc này xuất phát từ quy định về bảo vệ bí mật nhà nước và bảo vệ dữ liệu cá nhân, cộng với quy chế riêng của từng cơ quan. Chi tiết về phân loại tài liệu và cách xử lý khi lỡ dán nhầm có trong danh mục an toàn tài liệu của trang; trang AI Bảo Mật trong cùng hệ cũng có nhiều bài về an toàn thông tin nói chung.
Năng lực ở đây không chỉ là "biết là không được" mà là nhận ra tình huống trong lúc bận rộn. Nguy cơ cao nhất xảy ra khi bạn đang vội: lãnh đạo cần báo cáo trong một giờ, bạn có sẵn một bảng tổng hợp, và ý nghĩ đầu tiên là dán cả bảng vào chatbot nhờ viết nhận xét. Hãy tập thói quen dừng ba giây trước mỗi lần dán: bảng này có cột nào là tên người, số định danh, địa chỉ, số điện thoại không; có nội dung nào chưa được công bố không. Nếu có, hoặc bỏ cột đó đi, hoặc không dùng AI cho việc này.
Năng lực này còn gồm cả việc dám nhắc người khác. Khi thấy đồng nghiệp dán hồ sơ người dân vào công cụ công cộng, một lời nhắc nhẹ lúc đó tốt hơn nhiều so với một biên bản sự cố sau này.
Tự học khi công cụ thay đổi liên tục
Tính năng của các công cụ AI thay đổi theo tháng. Điều bạn học hôm nay về một nút bấm cụ thể có thể sai sau nửa năm. Thứ bền là cách học. Những thói quen dưới đây giúp bạn không bị bỏ lại mà cũng không phải chạy theo mọi thứ mới.
- Học theo nguyên lý trước, thao tác sau: hiểu vì sao AI hay bịa, vì sao cần ngữ cảnh, vì sao phải kiểm, thì đổi công cụ nào cũng áp dụng được.
- Mỗi khi cơ quan triển khai phần mềm mới, đọc hướng dẫn chính thức và thử trên dữ liệu giả trước, ghi lại câu hỏi để hỏi bộ phận phụ trách.
- Giữ một sổ tay cá nhân gồm yêu cầu mẫu, danh sách kiểm, lỗi đã gặp. Sổ này quý hơn mọi khoá học vì nó sát với việc của bạn.
- Học cùng đồng nghiệp: mỗi tuần một người chia sẻ một cách làm đã hiệu quả, mười phút cuối buổi giao ban là đủ.
- Tham gia các lớp bồi dưỡng chính thức khi có, vì nội dung ở đó đi kèm quy định áp dụng trong khu vực công mà tài liệu trên mạng không có.
- Đừng tin quảng cáo khoá học hứa "thành thạo AI trong ba ngày"; năng lực kiểm kết quả và hiểu quy định chỉ đến từ làm việc thật nhiều tháng.
Nếu chỉ có thời gian cho một việc, hãy chọn sổ tay cá nhân. Sau sáu tháng, cuốn sổ đó cho bạn thấy mình đã tiến bộ thế nào, và trở thành tài liệu hướng dẫn cho người mới vào phòng.
Câu hỏi thường gặp
Có cần học tiếng Anh để dùng AI tốt hơn không?
Không bắt buộc. Các công cụ phổ biến hiện hiểu tiếng Việt khá tốt cho việc hành chính. Tiếng Anh giúp bạn đọc thêm tài liệu hướng dẫn và cập nhật nhanh hơn, nhưng với văn bản hành chính Việt Nam, hiểu sâu tiếng Việt hành chính và quy định trong nước mới là thứ quyết định chất lượng.
Bao lâu thì đạt mức khá ở cả sáu năng lực?
Tuỳ xuất phát điểm, nhưng với người làm việc văn phòng đều đặn và dành khoảng hai mươi phút mỗi ngày để luyện có chủ đích, phần lớn đạt mức cần có trong vài tuần và tiến dần lên mức khá trong vài tháng. Năng lực kiểm kết quả tiến chậm nhất vì phụ thuộc vào hiểu biết chuyên môn.
Máy tính cơ quan chặn các trang AI thì luyện ở đâu?
Luyện trên máy cá nhân ngoài giờ làm, chỉ với tài liệu công khai hoặc tự tạo. Không chuyển tài liệu cơ quan sang máy cá nhân để luyện. Việc chặn thường là chủ trương an toàn thông tin của cơ quan, nên tôn trọng và hỏi bộ phận phụ trách khi nào có công cụ được duyệt.
Năng lực số có được tính vào đánh giá công chức không?
Tiêu chí đánh giá, xếp loại do quy định chung và quy chế từng cơ quan đặt ra, và đang có xu hướng gắn với kết quả công việc đo được. Kỹ năng số không được chấm riêng ở đa số nơi, nhưng nó hiện ra qua tiến độ, chất lượng văn bản, số liệu báo cáo chính xác. Bạn nên kiểm quy chế hiện hành của cơ quan.
Có nên dùng công cụ AI trên điện thoại cá nhân cho việc cơ quan không?
Chỉ với nội dung đã công khai và khi quy chế cơ quan không cấm. Điện thoại cá nhân thường lưu lịch sử trò chuyện, đồng bộ lên đám mây, dễ mất hoặc cho người khác mượn. Với mọi nội dung nội bộ, nguyên tắc an toàn là không dùng thiết bị và tài khoản cá nhân.
Người không giỏi máy tính nên bắt đầu từ năng lực nào?
Bắt đầu từ quản lý tệp và tra cứu nguồn chính thức, vì hai việc này giúp ngay trong công việc hằng ngày và không có rủi ro dữ liệu. Khi đã quen thao tác, chuyển sang luyện giao việc cho AI bằng văn bản công khai. Nhờ một đồng nghiệp trẻ kèm vài buổi sẽ nhanh hơn tự mò rất nhiều.