Ba tháng đầu ở cơ quan, một công chức, viên chức mới nên dồn sức vào ba việc theo thứ tự: hiểu luật chơi của cơ quan qua các quy chế, nắm hồ sơ và đầu việc của vị trí mình, rồi mới tăng tốc độ làm việc, trong đó có việc dùng AI. Người mới thường làm ngược lại: vội chứng tỏ mình nhanh nhẹn, dùng công cụ mới để soạn văn bản thật nhanh, trong khi chưa biết văn bản đó phải qua ai, theo mẫu nào, ai ký. Kết quả là nhanh nhưng phải làm lại nhiều lần.
Bài này đưa ra kế hoạch chia theo ba giai đoạn ba mươi ngày, kèm những việc AI giúp được cho người mới và những ranh giới không được vượt. Nếu vị trí của bạn có chế độ tập sự theo quy định, kế hoạch này bổ trợ chứ không thay nội dung tập sự mà người hướng dẫn giao.
Vì sao người mới hay vấp ở cơ quan nhà nước
Khác với nhiều doanh nghiệp, cơ quan nhà nước vận hành theo hệ thống quy chế khá dày: quy chế làm việc, quy chế văn thư lưu trữ, quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế dân chủ ở cơ sở, quy chế phối hợp với các đơn vị khác. Những văn bản này quy định ai làm gì, trình ai, trong bao lâu. Người mới chưa đọc thì dễ gửi văn bản sai đường, trình vượt cấp, hoặc bỏ sót bước lấy ý kiến, dù ý định rất tốt.
Lý do thứ hai là tri thức ngầm. Nhiều cách làm không ghi ở đâu cả: lãnh đạo nào thích báo cáo ngắn, đơn vị nào hay nộp số liệu chậm, mẫu biểu nào năm nay đã đổi. Tri thức này nằm trong đầu người đi trước và trong hồ sơ lưu của vị trí. Không ai giao cho bạn một bản hướng dẫn đầy đủ; bạn phải tự gom.
Lý do thứ ba, mới xuất hiện, là sự tự tin quá mức vào công cụ. Người trẻ quen dùng AI có xu hướng nhờ nó soạn văn bản ngay từ tuần đầu. AI không biết quy chế riêng của cơ quan bạn, không biết lãnh đạo bạn muốn gì, và rất dễ dùng mẫu văn bản không đúng thể thức hiện hành. Văn bản sai thể thức của người mới thường bị trả lại, và ấn tượng đầu tiên khó sửa.
Ngày 1–30: hiểu luật chơi
Mục tiêu tháng đầu không phải là làm được nhiều, mà là không làm sai đường. Danh sách dưới là những thứ nên đọc và hỏi, theo thứ tự ưu tiên.
- Quy chế làm việc của cơ quan và của phòng: ai phụ trách gì, quy trình trình ký, chế độ hội họp, giao ban.
- Quy chế công tác văn thư, lưu trữ: cách tiếp nhận văn bản đến, cách trình dự thảo, ai kiểm thể thức, cách lập hồ sơ.
- Bản mô tả vị trí việc làm của bạn, nếu cơ quan đã có: danh sách nhiệm vụ, sản phẩm đầu ra, mối quan hệ công việc.
- Sơ đồ tổ chức thực tế: tên các phòng, người đứng đầu, người đầu mối của các đơn vị mà bạn sẽ phối hợp thường xuyên.
- Quy chế hoặc hướng dẫn của cơ quan về an toàn thông tin, dùng thiết bị cá nhân, dùng công cụ số và AI. Nếu chưa có, hỏi lãnh đạo trực tiếp và ghi lại câu trả lời.
- Lịch công việc định kỳ của vị trí: báo cáo nào nộp ngày nào hằng tháng, quý; hội nghị nào diễn ra hằng năm.
Với những quy chế đã công khai nội bộ, bạn có thể đọc trước rồi nhờ AI giải thích những thuật ngữ hành chính khó hiểu bằng cách gõ lại thuật ngữ đó, không cần dán văn bản. Không chụp, không dán quy chế nội bộ chưa công bố vào công cụ công cộng.
Ngày 31–60: nắm hồ sơ và đầu việc của vị trí
Tháng thứ hai là lúc bạn bắt đầu nhận việc thật. Cách nhanh nhất để làm đúng là học từ những gì vị trí này đã làm trước đó.
- Xin đọc hồ sơ lưu của vị trí trong một hai năm gần nhất: các văn bản đã soạn, báo cáo đã nộp, kế hoạch đã ban hành. Chú ý những văn bản được ký không phải sửa nhiều.
- Lập danh sách các loại văn bản bạn sẽ phải soạn, mỗi loại tìm một bản mẫu đã ban hành gần nhất làm chuẩn tham chiếu.
- Với mỗi loại, ghi ra những điểm thể thức hay bị sai: cách ghi số ký hiệu, căn cứ thường dùng, nơi nhận chuẩn. Đối chiếu với quy định về thể thức văn bản hiện hành.
- Gặp người tiền nhiệm hoặc người đang kiêm nhiệm vị trí trước đây, hỏi ba câu: việc nào hay bị trễ nhất, đơn vị nào cần nhắc nhiều nhất, lỗi nào từng bị lãnh đạo nhắc.
- Soạn thử văn bản đầu tiên bằng tay dựa trên mẫu, nhờ người hướng dẫn xem trước khi trình. Sau khi được góp ý, ghi lại từng điểm vào sổ tay.
Giai đoạn này AI giúp tốt ở vai trò người giải thích: hỏi nó về cấu trúc chung của một kế hoạch, ý nghĩa của một thuật ngữ, cách diễn đạt một câu cho mạch lạc. Nhưng chuẩn để làm theo là bản mẫu đã ban hành của chính cơ quan và quy định hiện hành, không phải mẫu AI đưa ra.
Ngày 61–90: tăng tốc và dùng AI có kiểm soát
Bắt đầu từ việc ít rủi ro nhất. Những việc đầu tiên nên dùng AI là sửa câu chữ cho bản nháp đã tự viết, gợi ý cấu trúc cho một loại văn bản bạn chưa quen, tóm tắt văn bản pháp luật đã đăng công khai. Đây là những việc nếu AI sai thì bạn vẫn phát hiện được và không gây hậu quả.
Dùng đúng công cụ được cơ quan cho phép. Nếu cơ quan có công cụ đã được duyệt, dùng công cụ đó cho việc nội bộ. Nếu không có, chỉ dùng công cụ công cộng với nội dung đã công khai hoặc tự tạo. Không dùng tài khoản cá nhân cho bất cứ nội dung nào có tên người dân, số liệu chưa công bố hay tài liệu nội bộ.
Tự xây danh sách kiểm cho từng loại văn bản. Từ các góp ý nhận được trong tháng thứ hai, lập một danh sách kiểm. Mỗi bản nháp, dù bạn tự viết hay có AI hỗ trợ, đều chạy qua danh sách đó trước khi trình. Đây là cách nhanh nhất để giảm số lần bị trả lại.
Xin phản hồi định kỳ. Cuối tháng thứ ba, chủ động xin lãnh đạo trực tiếp mười lăm phút để hỏi: việc gì đang làm tốt, việc gì cần cải thiện, có nên dùng hay hạn chế công cụ hỗ trợ ở loại việc nào. Câu trả lời giúp bạn điều chỉnh trước kỳ đánh giá cuối năm.
Dùng AI để học nhanh kiến thức của lĩnh vực mới
Nhiều người được tuyển vào vị trí không trùng hẳn với ngành đã học: người học kinh tế làm văn phòng xã, người học luật phụ trách văn hoá, xã hội. Khoảng trống kiến thức này là chỗ AI giúp người mới nhiều nhất, miễn là bạn dùng nó như một người giảng giải chứ không như nguồn chính thức.
Cách làm hiệu quả là hỏi theo khái niệm, không hỏi theo hồ sơ. Ví dụ: "Giải thích bằng ngôn ngữ đơn giản sự khác nhau giữa thủ tục hành chính và dịch vụ công trực tuyến, cho người mới làm ở bộ phận văn phòng một phường." Sau đó yêu cầu AI liệt kê tên các loại văn bản pháp luật bạn nên tìm đọc về chủ đề đó, rồi tự tra từng văn bản trên cơ sở dữ liệu chính thức. Bạn sẽ thấy một số văn bản AI nêu đã hết hiệu lực hoặc không tồn tại; đó là lý do bước tự tra là bắt buộc.
Một cách khác là nhờ AI đặt câu hỏi cho bạn sau khi bạn đã đọc xong một văn bản công khai, để tự kiểm mình hiểu đến đâu. Cách này giữ cho việc học chủ động và không đụng tới tài liệu nội bộ.
Sổ tay công việc: tài sản lớn nhất của người mới
Nếu chỉ làm một việc trong ba tháng đầu, hãy giữ sổ tay công việc. Đó có thể là một tệp văn bản trên máy cơ quan, chia thành các mục: lịch việc định kỳ, danh sách đầu mối phối hợp, mẫu văn bản chuẩn và lỗi hay gặp, các câu trả lời đã được lãnh đạo chốt cho những tình huống lặp lại, các yêu cầu mẫu dùng với AI đã chạy tốt.
Sổ tay giúp bạn ba điều. Một, không phải hỏi lại cùng một câu nhiều lần, điều mà người đi trước rất dễ ngại. Hai, có tư liệu cụ thể khi viết bản tự đánh giá cuối năm hoặc báo cáo kết quả tập sự nếu có. Ba, khi được luân chuyển hoặc có người mới đến, bạn bàn giao được gọn gàng, để lại ấn tượng tốt về sự chuyên nghiệp.
Một lưu ý: sổ tay chứa nhiều thông tin nội bộ, nên lưu trên thiết bị và tài khoản cơ quan theo quy chế, không đồng bộ lên dịch vụ cá nhân, không chụp gửi qua ứng dụng nhắn tin cá nhân. Khi dùng AI để sắp xếp lại sổ tay, chỉ đưa những phần không chứa thông tin cá nhân và nội bộ.
Những sai lầm thường gặp của người mới khi dùng AI
Sai lầm phổ biến nhất là dùng mẫu văn bản AI đưa ra mà không đối chiếu với mẫu đã ban hành của cơ quan. AI thường dùng cấu trúc chung chung, đôi khi lẫn mẫu cũ đã bị thay thế, hoặc mẫu văn bản doanh nghiệp. Văn bản hành chính nhà nước có thể thức riêng mà người kiểm tra thể thức nhìn là biết ngay.
Sai lầm thứ hai là dán thẳng công văn đến vào công cụ để tóm tắt cho nhanh, mà không để ý công văn đó có độ mật, có danh sách người kèm theo, hoặc chỉ lưu hành nội bộ. Người mới chưa quen nhận diện dấu hiệu độ mật và hạn chế phổ biến, nên đây là lỗi rất dễ xảy ra. Khi chưa chắc, coi như không được phép.
Sai lầm thứ ba là trình văn bản quá trơn tru so với khả năng thực tế của mình, rồi lúng túng khi lãnh đạo hỏi lại một ý trong đó. Lãnh đạo không đánh giá người mới qua câu văn hay, mà qua việc người đó hiểu rõ mình viết gì và vì sao. Hãy chắc rằng mỗi câu trong văn bản bạn trình, bạn giải thích được.
Câu hỏi thường gặp
Có nên nói với người hướng dẫn rằng mình có dùng AI không?
Nên. Người hướng dẫn cần biết bạn làm việc thế nào để góp ý đúng chỗ, và họ có thể cho bạn biết cơ quan cho phép dùng đến đâu. Minh bạch từ đầu tránh được tình huống khó xử khi văn bản có lỗi mà người hướng dẫn không biết lỗi đến từ đâu.
Chế độ tập sự hiện nay còn áp dụng không?
Chế độ tập sự tuỳ nhóm và tuỳ quy định hiện hành: viên chức có quy định về tập sự theo Luật Viên chức, còn với công chức, quy định đã thay đổi qua các lần sửa luật. Hãy xem quyết định tuyển dụng của bạn và hỏi bộ phận tổ chức cán bộ để biết chính xác.
Người mới có nên đề xuất cải tiến quy trình ngay không?
Nên quan sát đủ lâu để hiểu vì sao quy trình đang như vậy trước khi đề xuất đổi. Nhiều bước tưởng thừa lại có lý do pháp lý hoặc từng là bài học từ sự cố. Sau ba tháng, khi đã hiểu, đề xuất có căn cứ sẽ được lắng nghe hơn nhiều.
Học thể thức văn bản ở đâu cho chuẩn?
Nguồn chuẩn là quy định hiện hành về công tác văn thư và các phụ lục hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày đi kèm, cùng quy chế văn thư của cơ quan. Danh mục soạn văn bản hành chính của trang có các bài đi chi tiết từng loại văn bản.
Làm sao để không bị quá tải khi vừa học vừa làm?
Chia rõ thời gian học và thời gian làm, mỗi ngày dành khoảng nửa giờ đọc quy chế hoặc hồ sơ lưu, phần còn lại làm việc được giao. Ghi mọi câu hỏi vào sổ tay rồi hỏi gộp một lần trong ngày thay vì hỏi rải rác, vừa đỡ phiền người khác vừa giúp bạn tự tìm được câu trả lời cho một số câu.