Số của văn bản hành chính được ghi bằng chữ số Ả Rập, lấy liên tiếp trong năm từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12. Ký hiệu của văn bản có tên loại gồm chữ viết tắt tên loại và chữ viết tắt tên cơ quan ban hành; ký hiệu công văn gồm chữ viết tắt tên cơ quan và chữ viết tắt đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực. Số và ký hiệu nối với nhau bằng dấu gạch chéo, các nhóm chữ trong ký hiệu nối bằng dấu gạch nối, không cách chữ.
Phần số, ký hiệu chỉ một dòng nhưng là "địa chỉ" của văn bản: người ta dùng nó để vào sổ, tra cứu, viện dẫn trong văn bản khác suốt nhiều năm. Ghi sai một chữ là văn bản khó tìm, hoặc trùng với văn bản khác. Bài này hệ thống lại cách ghi theo nguyên lý của Nghị định 30/2020, bảng chữ viết tắt tên loại hay dùng, quy tắc viết tắt trong nội dung, và cách dùng AI để soát.
Số văn bản: ai cấp, cấp khi nào
Số văn bản do bộ phận văn thư cấp, không phải người soạn tự đặt. Theo nguyên lý của quy định về công tác văn thư, văn bản giấy được cấp số sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền, và thứ tự số đi theo trình tự thời gian ban hành trong năm. Cách làm này bảo đảm không có số bị bỏ trống do văn bản được "giữ số" nhưng cuối cùng không ký.
Người mới hay mắc lỗi tự điền số dự kiến vào bản trình ký, rồi khi văn bản được ký chậm vài ngày, số đó đã được cấp cho văn bản khác. Tốt nhất là để trống phần số trong bản trình, chỉ ghi "Số:" và dấu gạch chéo cùng ký hiệu, để văn thư điền khi đăng ký. Với văn bản điện tử trên hệ thống quản lý văn bản, việc cấp số thường do hệ thống thực hiện theo quy trình đã cài đặt.
Văn bản có độ mật thường được quản lý theo quy định riêng về bảo vệ bí mật nhà nước, kể cả cách đăng ký và cấp số. Nếu bạn soạn loại văn bản này, hỏi văn thư hoặc người phụ trách công tác bảo vệ bí mật của cơ quan về cách làm; và đương nhiên không đưa bất cứ phần nào của văn bản mật vào công cụ AI.
Chữ viết tắt tên loại văn bản thường dùng
Phụ lục của nghị định có bảng chữ viết tắt tên loại văn bản. Dưới đây là những loại hay gặp ở cơ quan cấp xã và đơn vị sự nghiệp. Bạn đối chiếu bảng đầy đủ trong phụ lục khi gặp loại khác.
| Tên loại văn bản | Chữ viết tắt | Ví dụ ký hiệu giả định |
|---|---|---|
| Quyết định | QĐ | Số: 45/QĐ-UBND |
| Thông báo | TB | Số: 18/TB-UBND |
| Kế hoạch | KH | Số: 07/KH-UBND |
| Báo cáo | BC | Số: 31/BC-UBND |
| Tờ trình | TTr | Số: 12/TTr-UBND |
| Biên bản | BB | Số: 03/BB-UBND |
| Hướng dẫn | HD | Số: 02/HD-UBND |
| Chương trình | CTr | Số: 01/CTr-UBND |
| Quy định | QyĐ | Thường ban hành kèm quyết định |
| Giấy mời | GM | Số: 25/GM-UBND |
| Công văn | Không có chữ viết tắt tên loại | Số: 125/UBND-VP |
Chú ý vài cặp dễ nhầm: "TTr" là tờ trình, không phải "TT"; "CTr" là chương trình; quy định viết tắt là "QyĐ" để khỏi trùng với quyết định "QĐ". Chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị như "UBND", "VP" trong các ví dụ trên do người đứng đầu cơ quan quy định cụ thể, bảo đảm ngắn và dễ hiểu.
Ký hiệu công văn và văn bản của đơn vị thuộc cơ quan
Công văn dùng tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực. Vì công văn không có tên loại, phần sau dấu gạch nối là chữ viết tắt đơn vị soạn thảo, ví dụ "VP" cho văn phòng, hoặc chữ viết tắt lĩnh vực được giải quyết. Nhờ vậy khi nhìn ký hiệu, người tra cứu biết công văn do bộ phận nào soạn, để hỏi khi cần.
Thống nhất bảng viết tắt nội bộ. Mỗi cơ quan nên có một bảng chữ viết tắt tên các phòng, bộ phận, lĩnh vực, ban hành trong quy chế văn thư. Không để mỗi chuyên viên tự đặt, vì sẽ có cùng một phòng nhưng ba kiểu viết tắt khác nhau trong sổ đăng ký.
Cập nhật sau khi sắp xếp bộ máy. Khi phòng ban được hợp nhất, đổi tên, chữ viết tắt cũ cần được thay. Văn bản mới mà vẫn dùng ký hiệu của phòng đã không còn sẽ gây nhầm lẫn khi tra cứu sau này.
Không thêm khoảng trắng. Viết "45/QĐ-UBND", không viết "45 / QĐ - UBND". Khoảng trắng làm hỏng việc tìm kiếm trên hệ thống quản lý văn bản, vì máy coi đó là chuỗi khác.
Địa danh và ngày tháng: những quy tắc nhỏ hay sai
Dòng địa danh và thời gian ban hành đi cùng số, ký hiệu để định vị văn bản. Các điểm sau hay bị bỏ qua:
- Ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, tháng 2 phải ghi thêm số 0 phía trước, ví dụ "ngày 05 tháng 01 năm 2026", "ngày 20 tháng 02".
- Các tháng từ 3 đến 12 không thêm số 0: "ngày 15 tháng 3".
- Ghi đủ chữ "ngày", "tháng", "năm", không viết dạng "05/01/2026" ở dòng thời gian ban hành.
- Địa danh là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan đóng trụ sở; sau sắp xếp năm 2025, kiểm lại tên mới trước khi dùng mẫu.
- Dòng này viết nghiêng, đặt dưới Quốc hiệu và Tiêu ngữ, canh giữa so với Quốc hiệu.
- Ngày tháng ghi trên văn bản phải khớp với ngày ký và ngày đăng ký ở sổ văn bản đi.
Trong thân văn bản, khi dẫn ngày tháng của văn bản khác, có thể viết gọn "ngày 05/3/2020" tuỳ quy chế cơ quan, nhưng cần thống nhất một cách viết trong cùng văn bản.
Viết tắt trong nội dung văn bản: lần đầu viết đủ
Quy tắc chung là hạn chế viết tắt trong thân văn bản. Khi cần viết tắt một cụm từ dài lặp lại nhiều lần, lần đầu phải viết đầy đủ, ngay sau đó đặt chữ viết tắt trong ngoặc đơn; từ lần thứ hai mới dùng chữ viết tắt. Ví dụ: "Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (sau đây gọi là Bộ phận một cửa)". Nhiều người viết thẳng "BPMC" ngay từ đầu, khiến người ngoài cơ quan đọc không hiểu.
Chữ viết tắt tự đặt phải không trùng với chữ viết tắt đã quen dùng cho nghĩa khác. Ví dụ, viết tắt một chương trình địa phương là "CT" dễ bị hiểu nhầm thành chỉ thị. Với văn bản gửi người dân, gần như không nên dùng chữ viết tắt nào ngoài những chữ thật sự phổ biến.
Tên cơ quan trong phần nội dung cũng nên viết đầy đủ, nhất là ở lần nhắc đầu tiên. Trên thực tế nhiều văn bản dùng "UBND" trong thân bài; nếu cơ quan bạn chấp nhận cách đó, hãy ghi rõ trong quy chế văn thư để mọi người làm giống nhau.
Dùng AI để soát số, ký hiệu và chữ viết tắt
Việc AI làm tốt ở đây là kiểm tính nhất quán: trong một văn bản dài hoặc trong một danh sách văn bản, chữ viết tắt nào chưa được giải thích ở lần đầu, ký hiệu nào sai mẫu, ngày nào thiếu số 0. Đưa vào AI một danh sách số, ký hiệu và trích yếu của các văn bản đã ban hành công khai để nhờ phát hiện ký hiệu lệch mẫu là cách dùng an toàn. Không đưa vào sổ đăng ký văn bản đi có văn bản mật, văn bản về nhân sự, hồ sơ công dân.
Câu lệnh mẫu: "Đây là danh sách số, ký hiệu và trích yếu của một số văn bản hành chính. Bảng chữ viết tắt tên loại và tên đơn vị chuẩn của cơ quan kèm ở cuối. Hãy chỉ ra dòng nào có ký hiệu không khớp tên loại trong trích yếu, dòng nào có khoảng trắng thừa, dòng nào dùng chữ viết tắt không có trong bảng. Không sửa, chỉ liệt kê." Với một văn bản cụ thể, có thể hỏi: "Liệt kê mọi chữ viết tắt trong đoạn sau và cho biết chữ nào chưa được viết đầy đủ ở lần xuất hiện đầu tiên."
Đừng hỏi AI "chữ viết tắt của loại văn bản X là gì" rồi dùng luôn. Nó có thể đưa ra một chữ viết tắt hợp lý nhưng không đúng bảng trong phụ lục. Bảng chuẩn phải lấy từ phụ lục của nghị định và quy chế của cơ quan.
Bản sao: sao y, sao lục, trích sao cũng có số và ký hiệu
Ngoài văn bản ban hành, cơ quan còn làm bản sao để gửi, để lưu, để cung cấp cho người có yêu cầu. Theo nguyên lý của quy định về công tác văn thư, có ba hình thức bản sao. Sao y là sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính. Sao lục là sao đầy đủ, chính xác nội dung của một bản sao y đã có. Trích sao là sao chính xác một phần nội dung của bản gốc hoặc bản chính. Ngoài ra còn có việc sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử và ngược lại.
Bản sao thực hiện đúng thẩm quyền và đúng thể thức thì có giá trị pháp lý như bản chính. Vì vậy bản sao cũng có thể thức riêng: hình thức sao, tên cơ quan sao, số và ký hiệu bản sao, địa danh và thời gian sao, chữ ký người có thẩm quyền, dấu và nơi nhận. Phần thể thức bản sao thường đặt ngay dưới văn bản được sao, ngăn cách bằng một đường kẻ ngang. Phụ lục của nghị định có chữ viết tắt riêng cho từng hình thức sao, bạn đối chiếu bảng đó khi làm mẫu.
Lỗi hay gặp là photo văn bản rồi đóng dấu đỏ lên bản photo mà không có phần thể thức bản sao. Bản như vậy không phải bản sao đúng quy định. Một lỗi khác là sao văn bản có độ mật mà không theo quy trình riêng về bí mật nhà nước. Việc sao văn bản mật phải được người có thẩm quyền cho phép và tuyệt đối không được chụp, quét bằng điện thoại cá nhân hay đưa lên bất kỳ dịch vụ trực tuyến nào, kể cả công cụ AI.
Câu hỏi thường gặp
Số văn bản có phải bắt đầu lại từ 01 mỗi năm không?
Có. Theo nguyên lý quy định về công tác văn thư, số văn bản bắt đầu từ 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hằng năm. Cách tổ chức hệ thống số cụ thể cho từng loại văn bản do quy chế văn thư của cơ quan quy định.
Văn bản đã ký nhưng chưa phát hành có được giữ lại số không?
Số được cấp sau khi văn bản có chữ ký và gắn với văn bản đó trong sổ đăng ký. Nếu văn bản sau đó không phát hành vì lý do nào đó, cách xử lý số đã cấp phải theo quy chế văn thư của cơ quan, không tự ý dùng lại số đó cho văn bản khác.
Có thể tự đặt chữ viết tắt tên phòng ban không?
Chữ viết tắt tên đơn vị trong ký hiệu văn bản do người đứng đầu cơ quan quy định, thường thể hiện trong quy chế công tác văn thư. Chuyên viên không tự đặt, để bảo đảm sổ đăng ký và hệ thống tra cứu nhất quán.
Ngày 10 tháng 1 viết là "ngày 10 tháng 01" hay "ngày 10 tháng 1"?
Viết "ngày 10 tháng 01". Quy tắc thêm số 0 áp cho ngày nhỏ hơn 10 và cho tháng 1, tháng 2, nên ngày 10 không cần thêm, còn tháng 1 vẫn phải ghi "01". Đây là chi tiết hay bị sót khi soạn văn bản đầu năm.
Văn bản điện tử có số, ký hiệu giống văn bản giấy không?
Có, văn bản điện tử vẫn có số, ký hiệu theo cùng nguyên tắc. Điểm khác là việc cấp số và đăng ký thường được thực hiện trên hệ thống quản lý văn bản, và thông tin số, ký hiệu được thể hiện trên văn bản đã ký số theo hướng dẫn về văn bản điện tử.
Có nên ghi số văn bản dự kiến vào bản nháp để tiện theo dõi không?
Không nên ghi vào bản trình ký. Nếu cần theo dõi trong nội bộ, đặt mã tạm ở tên tệp hoặc trong sổ theo dõi công việc của bạn. Ghi số dự kiến lên văn bản dễ dẫn tới trùng số khi văn bản được ký vào ngày khác dự tính.