Trong văn bản hành chính, "TM." là thay mặt tập thể, "KT." là ký thay người đứng đầu, "TL." là thừa lệnh, "TUQ." là thừa ủy quyền, và "Q." dùng khi người ký được giao quyền người đứng đầu. Các chữ viết tắt này đặt trước chức vụ trong khối chữ ký, cho người đọc biết ai đang ký và ký trên cơ sở thẩm quyền nào. Ghi sai không chỉ là lỗi trình bày mà có thể làm văn bản bị xem là ký không đúng thẩm quyền.
Bài này giải thích từng trường hợp theo nguyên lý của Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, kèm cách trình bày khối chữ ký, cách đóng dấu, và những tình huống hay gây lúng túng ở cấp xã, phường, trường học, bệnh viện công. Thẩm quyền ký cụ thể của từng cơ quan còn phụ thuộc quy chế làm việc và văn bản giao việc, nên bạn luôn đối chiếu với quy chế của cơ quan mình.
Năm cách ký và khi nào dùng
Bảng dưới tóm năm trường hợp. Ví dụ dùng chức danh chung để dễ hình dung, không gắn với cơ quan cụ thể nào.
| Viết tắt | Nghĩa | Dùng khi nào | Ví dụ trình bày khối chữ ký |
|---|---|---|---|
| TM. | Thay mặt | Cơ quan làm việc theo chế độ tập thể, người đứng đầu ký thay mặt tập thể lãnh đạo | TM. ỦY BAN NHÂN DÂN / CHỦ TỊCH |
| KT. | Ký thay | Cấp phó ký thay người đứng đầu các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công hoặc được giao | KT. CHỦ TỊCH / PHÓ CHỦ TỊCH |
| TL. | Thừa lệnh | Người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan ký một số loại văn bản theo quy chế đã giao | TL. CHỦ TỊCH / CHÁNH VĂN PHÒNG |
| TUQ. | Thừa ủy quyền | Trường hợp đặc biệt, người đứng đầu ủy quyền bằng văn bản, có thời hạn và phạm vi | TUQ. GIÁM ĐỐC / TRƯỞNG PHÒNG |
| Q. | Quyền | Người được giao quyền người đứng đầu | Q. GIÁM ĐỐC |
Với cơ quan theo chế độ tập thể, khi cấp phó ký thì khối chữ ký có ba dòng: "TM. ỦY BAN NHÂN DÂN", "KT. CHỦ TỊCH", "PHÓ CHỦ TỊCH". Thiếu dòng "TM." là lỗi rất hay gặp khi chép từ mẫu của cơ quan làm việc theo chế độ thủ trưởng.
Chế độ tập thể và chế độ thủ trưởng: gốc của mọi cách ghi
Mọi rắc rối về TM. và KT. đều bắt nguồn từ chỗ cơ quan bạn làm việc theo chế độ nào, và văn bản đang ký là văn bản của tập thể hay của người đứng đầu. Ủy ban nhân dân là cơ quan có những việc thuộc thẩm quyền tập thể, có những việc thuộc thẩm quyền của Chủ tịch. Một quyết định của tập thể Ủy ban nhân dân thì người đứng đầu ký "TM. ỦY BAN NHÂN DÂN"; một quyết định thuộc thẩm quyền của Chủ tịch thì dòng thẩm quyền ban hành ghi chức danh Chủ tịch và người ký không cần "TM.".
Ở các cơ quan, đơn vị làm việc theo chế độ thủ trưởng như sở, phòng chuyên môn, trường học, bệnh viện công, người đứng đầu ký trực tiếp, không có "TM.". Cấp phó ký thì ghi "KT." trước chức vụ người đứng đầu. Vì vậy khi chép mẫu từ cơ quan khác, bạn phải kiểm cơ quan mình thuộc loại nào trước khi giữ lại hay bỏ dòng "TM.".
Việc xác định văn bản thuộc thẩm quyền tập thể hay cá nhân là việc của bộ phận tham mưu và pháp chế, dựa trên luật về tổ chức của cơ quan và quy chế làm việc. Sau sắp xếp chính quyền hai cấp năm 2025, một số thẩm quyền đã được phân lại; khi không chắc, hỏi văn phòng cơ quan, không dựa vào văn bản mẫu cũ.
Ký thay, thừa lệnh, thừa ủy quyền: điểm khác nhau cốt lõi
Ký thay là cấp phó ký thay cấp trưởng. Cấp phó ký các văn bản thuộc lĩnh vực mình được phân công phụ trách và một số văn bản khác người đứng đầu giao. Người ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu và trước pháp luật. Khi cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành cơ quan trong lúc khuyết người đứng đầu, cách ký vẫn theo dạng cấp phó ký thay.
Thừa lệnh là ký theo quy chế đã giao sẵn. Người đứng đầu có thể giao người đứng đầu một đơn vị thuộc cơ quan, như chánh văn phòng hay trưởng phòng, ký thừa lệnh một số loại văn bản. Việc giao này phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư. Người được ký thừa lệnh có thể giao lại cho cấp phó của mình ký thay.
Thừa ủy quyền là ngoại lệ có thời hạn. Chỉ dùng trong trường hợp đặc biệt. Việc ủy quyền phải bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung. Người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được trình bày theo thể thức và đóng dấu, ký số của cơ quan ủy quyền.
Quyền là giữ chức vụ đứng đầu tạm thời. Khi một người được giao quyền người đứng đầu theo quyết định của cấp có thẩm quyền, khối chữ ký ghi "Q." trước chức vụ người đứng đầu. Điểm khác với ký thay là người ký đang giữ quyền của chức vụ đó, chứ không ký thay một người khác đang giữ chức.
Trình bày khối chữ ký: chi tiết hay bị sai
Khối chữ ký nằm ở góc phải cuối văn bản. Ngoài chữ viết tắt thẩm quyền, các chi tiết sau hay bị trình bày sai:
- Chữ viết tắt thẩm quyền và chức vụ người đứng đầu viết in hoa, đứng, đậm; chức vụ của người ký ở dòng dưới cũng in hoa, đứng, đậm.
- Không ghi lại tên cơ quan sau chức vụ khi tên đó đã có ở phần đầu văn bản, trừ chức danh của tập thể ở dòng "TM.".
- Họ tên người ký viết in thường, đứng, đậm, đặt dưới chữ ký, canh giữa với dòng chức vụ.
- Trước họ tên không ghi học hàm, học vị và danh hiệu danh dự; một số đơn vị sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học có thể ghi thêm học hàm, học vị theo quyết định của người đứng đầu.
- Văn bản giấy ký bằng bút có mực màu xanh, không dùng loại mực dễ phai.
- Khoảng trống giữa dòng chức vụ và họ tên đủ cho chữ ký và dấu, không quá chật khiến dấu đè lên họ tên.
Một chi tiết người soạn hay bỏ quên là chức danh người ký phải khớp với người thực sự ký. Văn bản trình ký cho Phó Chủ tịch nhưng cuối cùng Chủ tịch ký trực tiếp thì phải in lại khối chữ ký, không gạch sửa tay.
Đóng dấu: trùm chữ ký, dấu treo, dấu giáp lai
Dấu cơ quan đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, bằng mực dấu màu đỏ. Khi đóng lên chữ ký, dấu trùm lên khoảng một phần ba chữ ký về phía bên trái. Đóng lệch hẳn sang phải, đóng không chạm chữ ký, hay đóng đè lên họ tên đều là lỗi thường gặp ở người mới.
Với phụ lục kèm theo văn bản chính, việc đóng dấu lên phụ lục do người ký văn bản quyết định; dấu được đóng ở trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tiêu đề phụ lục, thường gọi là dấu treo. Văn bản và phụ lục nhiều trang thì đóng dấu giáp lai ở khoảng giữa mép phải, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa năm tờ.
Với văn bản điện tử, chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan thay cho chữ ký tay và dấu đỏ. Vị trí, hình ảnh chữ ký số được trình bày theo hướng dẫn về văn bản điện tử trong phụ lục của nghị định và theo hệ thống quản lý văn bản của cơ quan. Chứng thư số cơ quan và thiết bị ký số là thứ phải được giữ như con dấu, không cho mượn, không để trên máy dùng chung.
Trách nhiệm của người soạn và cách AI có thể giúp
Người ký chịu trách nhiệm về văn bản mình ký, nhưng người soạn và người đứng đầu đơn vị soạn thảo cũng có phần trách nhiệm. Theo nguyên lý của quy định về văn thư, người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung, thường ký tắt vào cuối phần nội dung; người kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày ký tắt ở vị trí cuối của phần nơi nhận. Cách làm cụ thể theo quy chế của từng cơ quan.
AI không quyết định được thẩm quyền ký, vì đó là câu hỏi về quy chế của chính cơ quan bạn. Nhưng nó giúp được một việc nhỏ mà có ích: kiểm sự khớp nhau giữa dòng thẩm quyền ban hành, khối chữ ký và nơi nhận. Bạn chỉ đưa vào khung đầu và cuối văn bản, đã thay tên người bằng ký hiệu, rồi hỏi: "Với cơ quan làm việc theo chế độ tập thể, cấp phó ký văn bản của tập thể, khối chữ ký dưới đây đã đủ dòng chưa? Chỉ ra dòng thiếu hoặc thừa, không viết lại."
Không đưa vào AI chữ ký đã quét, hình con dấu, ảnh văn bản đã ký, hay thông tin về chứng thư số. Những thứ đó dùng để giả mạo văn bản rất dễ, và một khi đã lên một dịch vụ trực tuyến thì không thu hồi được.
Tình huống hay gây lúng túng ở cơ quan
Người đứng đầu đi công tác dài ngày. Cấp phó ký các văn bản thuộc lĩnh vực mình phụ trách như thường lệ với chữ "KT.". Với văn bản ngoài lĩnh vực được phân công, cần có sự giao việc của người đứng đầu theo quy chế làm việc. Đừng để văn thư tự "linh động" đổi khối chữ ký cho kịp phát hành.
Cơ quan đang khuyết người đứng đầu. Khi cấp phó được cấp có thẩm quyền giao phụ trách hoặc điều hành, cách ký vẫn như cấp phó ký thay. Khi có người được giao quyền người đứng đầu bằng quyết định, khối chữ ký dùng "Q.". Hai trường hợp này dựa trên hai loại văn bản giao khác nhau, nên hỏi văn phòng xem cơ quan đang ở trường hợp nào.
Trưởng phòng được ký thừa lệnh nhưng đang nghỉ phép. Theo nguyên lý của quy định về văn thư, người được ký thừa lệnh có thể giao lại cho cấp phó của mình ký thay. Khi đó khối chữ ký có "TL." trước chức vụ người đứng đầu cơ quan, dòng dưới là "KT." trước chức vụ trưởng phòng, dòng cuối là chức vụ phó phòng.
Ký số khi đang đi công tác. Chữ ký số giúp người có thẩm quyền ký từ xa, nhưng thiết bị và mã truy cập phải được giữ đúng quy chế. Không giao thiết bị ký số hay mã truy cập cho người khác ký hộ, kể cả trong lúc gấp.
Câu hỏi thường gặp
Phó Chủ tịch ký văn bản của Ủy ban nhân dân thì ghi thế nào?
Nếu là văn bản thuộc thẩm quyền tập thể Ủy ban nhân dân, khối chữ ký gồm "TM. ỦY BAN NHÂN DÂN", dòng dưới "KT. CHỦ TỊCH", dòng dưới nữa "PHÓ CHỦ TỊCH", rồi chữ ký và họ tên. Nếu là văn bản thuộc thẩm quyền của Chủ tịch, bỏ dòng "TM." và giữ hai dòng sau.
Trưởng phòng có được ký văn bản gửi cơ quan bên ngoài không?
Được, nếu quy chế làm việc hoặc quy chế văn thư của cơ quan giao cho trưởng phòng ký thừa lệnh loại văn bản đó. Khi ấy khối chữ ký ghi "TL." trước chức vụ người đứng đầu cơ quan và dòng dưới là chức vụ trưởng phòng. Không có quy định giao thì trưởng phòng không ký thay cơ quan.
Thừa lệnh và thừa ủy quyền khác nhau thế nào trong thực tế?
Thừa lệnh là việc giao thường xuyên, ghi sẵn trong quy chế cho một số loại văn bản. Thừa ủy quyền là trường hợp đặc biệt, phải có văn bản ủy quyền riêng nêu rõ thời hạn và nội dung, và người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác.
Văn bản ký sai thẩm quyền thì xử lý thế nào?
Cơ quan ban hành cần xem xét và xử lý theo quy định, thường là thu hồi, thay thế hoặc ban hành lại văn bản với đúng thẩm quyền ký. Cách xử lý cụ thể phụ thuộc nội dung văn bản và hệ quả đã phát sinh, nên cần hỏi bộ phận pháp chế, không tự sửa tay trên bản đã phát hành.
Có được ký bằng mực đen hoặc ký bằng bút bi không?
Quy định về công tác văn thư yêu cầu văn bản giấy được ký bằng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai. Bút bi mực xanh là loại phổ biến ở nhiều cơ quan; mực đen thì không theo đúng quy định này.
Có cần đóng dấu giáp lai cho văn bản hai trang không?
Dấu giáp lai dùng cho văn bản, phụ lục kèm theo có nhiều tờ, nhằm bảo đảm không bị thay trang. Với văn bản ngắn, nhiều cơ quan vẫn đóng giáp lai theo quy chế của mình. Bạn làm theo quy chế công tác văn thư của cơ quan để thống nhất.