Thể thức văn bản hành chính là tập hợp các thành phần bắt buộc phải có trên một văn bản, còn kỹ thuật trình bày là cách sắp xếp các thành phần đó trên trang giấy: vị trí, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, khổ giấy, lề. Cả hai đang được quy định trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, kèm phụ lục hướng dẫn chi tiết và các mẫu trình bày. Một văn bản đủ thể thức có chín thành phần chính, thiếu một thành phần là văn bản bị trả lại ở khâu kiểm tra trước khi phát hành.
Bài này dành cho chuyên viên, văn thư, cán bộ xã phường mới nhận việc soạn thảo. Phần đầu điểm lại những gì quy định yêu cầu, phần sau hướng dẫn cách dùng AI để rà lỗi thể thức một cách an toàn. Quy định về văn thư có thể được sửa đổi, bổ sung, nhất là sau khi sắp xếp chính quyền địa phương hai cấp từ tháng 7/2025, nên trước khi áp dụng bạn nên đối chiếu văn bản hiện hành và quy chế công tác văn thư của chính cơ quan mình.
Thể thức và kỹ thuật trình bày: hai khái niệm hay bị gộp làm một
Khi trưởng phòng phê "sai thể thức" lên bản nháp, người soạn thường chỉ nghĩ tới lề hay cỡ chữ. Thực ra đó là lỗi kỹ thuật trình bày. Thể thức trả lời câu hỏi văn bản có đủ những thành phần nào: có Quốc hiệu và Tiêu ngữ chưa, có số và ký hiệu chưa, có nơi nhận chưa. Kỹ thuật trình bày trả lời câu hỏi các thành phần đó đặt ở đâu, viết bằng chữ gì, to bao nhiêu. Một văn bản có thể đủ thể thức nhưng trình bày sai, chẳng hạn có trích yếu nhưng in nghiêng thay vì in đứng; cũng có thể trình bày đẹp nhưng thiếu thể thức, chẳng hạn quên dòng nơi nhận.
Tách hai khái niệm này giúp bạn kiểm văn bản theo hai lượt riêng. Lượt một đếm thành phần, lượt hai đo từng thành phần. Cách làm này nhanh hơn đọc từ trên xuống dưới và sửa gặp đâu sửa đó, vì mắt người dễ bỏ sót một dòng bị thiếu khi đang chú ý vào phông chữ.
Cũng cần phân biệt văn bản hành chính với văn bản quy phạm pháp luật. Nghị định 30/2020 điều chỉnh văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành ở mức thể thức chung; văn bản quy phạm pháp luật có quy trình và thể thức riêng theo luật về ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Ở cấp xã, phường, phần lớn văn bản hằng ngày là văn bản hành chính: công văn, tờ trình, quyết định cá biệt, thông báo, kế hoạch, báo cáo, biên bản, giấy mời.
Chín thành phần chính trên một văn bản hành chính
Theo nguyên lý của Nghị định 30/2020, một văn bản hành chính có chín thành phần chính. Thứ tự dưới đây cũng là thứ tự mắt người đọc đi từ đầu trang xuống cuối trang, nên dùng luôn làm danh sách kiểm.
- Quốc hiệu và Tiêu ngữ ở góc phải phía trên. Quốc hiệu viết chữ in hoa, Tiêu ngữ viết chữ in thường, các cụm từ cách nhau bằng gạch nối, có đường kẻ ngang liền nét bên dưới.
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành ở góc trái phía trên. Nếu có cơ quan chủ quản trực tiếp thì ghi tên cơ quan chủ quản ở dòng trên, tên cơ quan ban hành ở dòng dưới.
- Số, ký hiệu của văn bản đặt dưới tên cơ quan ban hành. Số được lấy liên tiếp trong năm, ký hiệu gồm chữ viết tắt tên loại và tên cơ quan, hoặc với công văn là tên cơ quan và đơn vị soạn thảo.
- Địa danh và thời gian ban hành đặt dưới Quốc hiệu và Tiêu ngữ, viết nghiêng. Ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, tháng 2 phải ghi thêm số 0 phía trước.
- Tên loại và trích yếu nội dung: tên loại như QUYẾT ĐỊNH, TỜ TRÌNH viết in hoa, trích yếu ngay bên dưới. Riêng công văn không có tên loại, trích yếu bắt đầu bằng "V/v" đặt dưới số, ký hiệu.
- Nội dung văn bản: phần thân, có thể chia phần, chương, mục, điều, khoản, điểm tuỳ loại văn bản.
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền, kèm chữ viết tắt thẩm quyền ký như TM., KT., TL., TUQ. khi cần.
- Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức: với văn bản giấy là dấu đỏ đóng trùm lên khoảng một phần ba chữ ký về phía bên trái; với văn bản điện tử là chữ ký số của cơ quan.
- Nơi nhận ở góc trái cuối văn bản, ghi các cơ quan, cá nhân nhận và dòng lưu văn thư, đơn vị soạn thảo.
Nếu bạn chỉ nhớ được một việc, hãy nhớ đếm đủ chín thành phần trước khi trình ký. Thiếu số, ký hiệu hay thiếu nơi nhận là lỗi văn thư phát hiện ngay, nhưng lúc đó văn bản đã đi một vòng qua lãnh đạo và mất thêm một buổi.
Thông số trình bày: khổ giấy, lề, phông chữ, cỡ chữ
Bảng dưới gom các thông số kỹ thuật trình bày hay dùng nhất. Đây là khung chung theo phụ lục của nghị định; cơ quan có thể chọn một giá trị cụ thể trong khoảng cho phép và ghi vào mẫu chuẩn của mình.
| Hạng mục | Quy định chung | Ghi chú khi soạn |
|---|---|---|
| Khổ giấy | A4 (210 mm x 297 mm) | Văn bản có bảng biểu rộng có thể trình bày trang nằm ngang |
| Phông chữ | Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001, màu đen | Không trộn phông khác khi dán nội dung từ nguồn ngoài |
| Lề trên, lề dưới | 20 đến 25 mm | Chọn một giá trị và giữ cố định cho cả cơ quan |
| Lề trái | 30 đến 35 mm | Lề trái rộng để đóng tập lưu hồ sơ |
| Lề phải | 15 đến 20 mm | Dấu giáp lai đóng ở mép phải |
| Cỡ chữ phần nội dung | 13 đến 14 | Cùng một văn bản dùng một cỡ thống nhất |
| Khoảng cách đoạn, dòng | Đoạn tối thiểu 6pt; dòng từ dòng đơn đến 1,5 lines | Đầu dòng lùi vào 1 cm hoặc 1,27 cm |
| Số trang | Chữ số Ả Rập, cỡ 13 đến 14, canh giữa ở lề trên | Không hiển thị số ở trang thứ nhất |
Các thông số chi tiết hơn như cỡ chữ của Quốc hiệu, của tên cơ quan, của dòng nơi nhận nằm trong phụ lục về kỹ thuật trình bày. Bạn nên in phụ lục đó ra, dán cạnh bàn trong tuần đầu nhận việc, thay vì nhờ AI nhớ hộ: mô hình ngôn ngữ đôi khi trả lời lẫn giữa quy định cũ và quy định mới.
Thành phần bổ sung: khi nào cần dấu độ mật, độ khẩn, phụ lục
Phụ lục. Khi nội dung có bảng số liệu dài, danh sách người, biểu mẫu kèm theo, phần đó tách thành phụ lục. Trong thân văn bản phải có câu dẫn tới phụ lục, phụ lục có tiêu đề riêng và nếu có nhiều phụ lục thì đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.
Dấu chỉ độ mật. Chỉ đóng khi văn bản thực sự chứa bí mật nhà nước theo danh mục đã được xác định, và việc xác định độ mật là trách nhiệm của người có thẩm quyền ký. Văn bản đóng dấu độ mật thì càng tuyệt đối không được dán vào bất kỳ công cụ AI trực tuyến nào, kể cả để sửa chính tả.
Dấu chỉ mức độ khẩn. Dùng khi văn bản cần chuyển và xử lý ngay. Đừng đóng dấu khẩn cho mọi công văn chỉ để được chú ý; người nhận sẽ quen dần và bỏ qua đúng lúc có việc gấp thật.
Chỉ dẫn phạm vi lưu hành. Các cụm như "Xem xong trả lại", "Không phổ biến" dùng cho văn bản có phạm vi đọc hẹp. Khi gặp chỉ dẫn này, coi như văn bản đó nằm ngoài vùng được phép dùng AI công cộng.
Ký hiệu người soạn thảo và số lượng bản. Ghi ở cuối dòng lưu để sau này tra cứu ai soạn, phát hành bao nhiêu bản. Thành phần nhỏ nhưng rất có ích khi cần truy lại văn bản sau vài năm.
Địa chỉ, thư điện tử, số điện thoại của cơ quan. Đặt ở cuối trang đầu, dưới đường kẻ ngang, dùng cho văn bản cần người nhận liên hệ lại. Không bắt buộc với mọi loại văn bản.
Dùng AI để rà thể thức: làm được gì, không làm được gì
Công cụ AI trò chuyện đọc được văn bản dạng chữ, nên nó rà tốt phần chữ của thể thức: trích yếu có quá dài không, có thiếu dòng nơi nhận không, ngày tháng có ghi thiếu số 0 không, tên loại văn bản và ký hiệu có khớp nhau không. Nó cũng gợi ý được câu chữ gọn hơn cho phần nội dung. Ngược lại, AI không nhìn thấy lề, phông chữ, cỡ chữ trên bản in hay bản dàn trang; những thứ đó vẫn phải kiểm bằng mẫu chuẩn của cơ quan và bằng mắt.
Trước khi dán, bạn phải tự hỏi văn bản này đã được phép công khai chưa. Văn bản mật, văn bản có họ tên, số định danh, địa chỉ của công dân, hồ sơ cán bộ, nội dung chưa được lãnh đạo cho phép công bố đều không được đưa vào công cụ AI công cộng. Nếu cơ quan có quy chế riêng về dùng AI, quy chế đó là căn cứ đầu tiên. Cách an toàn là chỉ dán phần khung: tên loại, trích yếu, số ký hiệu đã thay bằng ký tự giả, dòng nơi nhận đã thay tên cơ quan bằng "Cơ quan A", "Phòng B".
Một câu lệnh mẫu có thể dùng: "Bạn là chuyên viên văn thư có kinh nghiệm. Dưới đây là phần đầu và phần cuối của một văn bản hành chính, tên cơ quan đã được thay bằng ký hiệu. Hãy kiểm theo chín thành phần thể thức của văn bản hành chính Việt Nam, liệt kê thành phần nào thiếu hoặc ghi sai, nêu lý do, không tự sửa nội dung." Đọc kết quả xong, bạn vẫn đối chiếu lại với phụ lục của nghị định, vì AI vẫn trả lời rất tự tin về một quy định đã cũ.
Lỗi thể thức thường gặp ở cấp xã, phường sau sắp xếp
Từ tháng 7/2025, nhiều đơn vị hành chính đổi tên, đổi cấp, bỏ cấp huyện. Kéo theo đó là một loạt lỗi mới chỉ xuất hiện vì mẫu cũ chưa được cập nhật. Danh sách dưới tổng hợp những lỗi hay gặp, kể cả lỗi cũ lẫn lỗi mới.
- Tên cơ quan chủ quản vẫn ghi cấp huyện đã không còn, do sao chép từ mẫu năm trước.
- Địa danh ở dòng ngày tháng vẫn dùng tên xã, phường cũ trước khi sáp nhập.
- Ký hiệu văn bản dùng chữ viết tắt tên cơ quan cũ, lệch với sổ đăng ký văn bản đi mới mở.
- Ngày 5 tháng 1 ghi thành "ngày 5 tháng 1" thay vì "ngày 05 tháng 01".
- Trích yếu công văn quá dài, kéo xuống ba bốn dòng, hoặc mở đầu bằng "Về việc" viết đủ thay vì "V/v".
- Thiếu dòng "Lưu: VT" ở nơi nhận, hoặc ghi "Lưu" nhưng không ghi đơn vị soạn thảo.
- Chức vụ người ký không khớp thẩm quyền ký, ví dụ cấp phó ký nhưng không có chữ "KT."
- Dán nội dung từ trang tin hoặc từ câu trả lời của AI làm lẫn phông chữ, lẫn khoảng cách dòng.
Cách chữa gốc rễ cho nhóm lỗi đổi tên là mở lại toàn bộ tệp mẫu của cơ quan một lần, sửa phần đầu và phần cuối, rồi xoá các mẫu cũ khỏi thư mục dùng chung. Rà lẻ tẻ từng văn bản sẽ không bao giờ hết lỗi.
Thiết lập mẫu chuẩn cho cả phòng để khỏi sửa đi sửa lại
Phần lớn lỗi thể thức đến từ việc mỗi người giữ một tệp mẫu riêng, chép đi chép lại qua nhiều năm. Một bộ mẫu chung, có người giữ, giải quyết được gần hết.
- Chọn một người giữ mẫu, thường là văn thư hoặc chuyên viên văn phòng, và ghi rõ trong phân công nhiệm vụ.
- Dựng mẫu cho các loại văn bản cơ quan dùng nhiều nhất: công văn, tờ trình, quyết định, thông báo, kế hoạch, báo cáo, giấy mời. Mỗi mẫu đặt sẵn lề, phông, cỡ chữ, khung đầu trang và cuối trang theo phụ lục của nghị định.
- Ghi chú ngay trong mẫu những ô cần thay, bằng chữ trong ngoặc vuông, ví dụ [trích yếu], [ngày], để người soạn không quên.
- Lưu bộ mẫu ở một thư mục dùng chung chỉ người giữ mẫu được sửa; người khác chỉ sao chép ra để dùng.
- Mỗi khi có quy định sửa đổi hoặc thay đổi tên đơn vị hành chính, người giữ mẫu cập nhật một lần và báo cả phòng.
- Có thể nhờ AI soạn bản hướng dẫn dùng mẫu bằng ngôn ngữ dễ hiểu cho cán bộ mới, miễn là không đưa vào tên người, số điện thoại hay nội dung văn bản thật.
Sau khi có bộ mẫu chung, việc kiểm thể thức trước khi trình ký chỉ còn vài phút: so phần đầu, phần cuối với mẫu, đếm chín thành phần, đọc lại nội dung. Thời gian tiết kiệm được lớn hơn nhiều so với công sức dựng mẫu ban đầu.
Câu hỏi thường gặp
Văn bản hành chính của trường học, trạm y tế công có phải theo Nghị định 30/2020 không?
Có. Nghị định áp dụng cho cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập, nên trường công, trạm y tế, bệnh viện công khi ban hành văn bản hành chính đều theo thể thức chung này. Văn bản chuyên môn riêng của ngành như hồ sơ bệnh án hay sổ điểm thì theo quy định chuyên ngành.
Có được dùng phông chữ khác Times New Roman cho đẹp hơn không?
Không nên. Phụ lục kỹ thuật trình bày quy định phông Times New Roman, bộ mã Unicode, màu đen. Dùng phông khác dễ bị coi là sai thể thức, và khi gửi văn bản điện tử sang cơ quan khác có thể bị lỗi hiển thị dấu tiếng Việt nếu máy bên nhận không có phông đó.
Nhờ AI soạn cả văn bản rồi chỉ chỉnh lề có được không?
Về kỹ thuật thì AI soạn được bản nháp, nhưng người soạn và người ký vẫn chịu trách nhiệm về nội dung. Bạn phải đọc lại từng câu, kiểm căn cứ pháp lý còn hiệu lực chưa, và tuyệt đối không đưa vào AI thông tin mật hay dữ liệu cá nhân của công dân để nó soạn cho sát.
Sau sắp xếp chính quyền hai cấp, địa danh ở dòng ngày tháng ghi thế nào?
Nguyên tắc là ghi tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan đóng trụ sở. Vì tên gọi và cấp hành chính đã thay đổi từ tháng 7/2025, bạn nên kiểm hướng dẫn mới nhất của cơ quan quản lý công tác văn thư ở tỉnh, thành phố mình trước khi sửa mẫu.
Văn bản điện tử có cần đủ chín thành phần như văn bản giấy không?
Cần. Văn bản điện tử vẫn phải đủ thể thức, chỉ khác ở chỗ chữ ký tay và dấu đỏ được thay bằng chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan, trình bày theo hướng dẫn về văn bản điện tử trong phụ lục của nghị định.
Làm sao biết quy định về thể thức có văn bản sửa đổi hay chưa?
Cách chắc chắn là tra cứu trên cơ sở dữ liệu văn bản pháp luật chính thức hoặc hỏi bộ phận văn thư, pháp chế của cơ quan cấp trên. Đừng dựa vào câu trả lời của AI cho câu hỏi này, vì dữ liệu của mô hình có thể dừng ở một thời điểm cũ và không biết văn bản mới.