Thể thức văn bản hành chính theo Nghị định 30/2020: chín thành phần và cách trình bày
Chín thành phần thể thức bắt buộc, thông số khổ giấy, lề, cỡ chữ theo Nghị định 30/2020 và cách dùng AI rà lỗi thể thức mà không lộ tài liệu cơ quan.
#công tác văn thư
Số, ký hiệu văn bản và chữ viết tắt tên loại: cách ghi đúng trong văn bản hành chính
Cách ghi số và ký hiệu văn bản có tên loại và công văn, bảng chữ viết tắt tên loại văn bản thường dùng, quy tắc viết tắt trong thân bài và ghi ngày tháng đúng.
Ký thay, thừa lệnh, thừa ủy quyền: cách ghi thẩm quyền ký và đóng dấu cho đúng
Phân biệt TM., KT., TL., TUQ. và Q. trong văn bản hành chính, cách trình bày khối chữ ký, đóng dấu trùm chữ ký, dấu giáp lai, và ai chịu trách nhiệm khi ký.
Quy trình xử lý văn bản đến ở cơ quan: từ lúc nhận đến lúc giao người giải quyết
Bốn khâu xử lý văn bản đến: tiếp nhận, đăng ký, trình và chuyển giao, theo dõi giải quyết; lỗi hay gặp ở văn thư và chỗ AI giúp được.
Quy trình phát hành văn bản đi: cấp số, đóng dấu, ký số, gửi và lưu bản gốc
Các bước văn thư làm sau khi văn bản được ký: kiểm thể thức, cấp số và ngày, đóng dấu hoặc ký số cơ quan, phát hành, theo dõi và lưu bản gốc.
Đính chính, thu hồi văn bản đã phát hành: phân biệt và làm đúng trình tự
Văn bản đã gửi mới thấy sai: khi nào đính chính bằng công văn, khi nào sửa đổi, thay thế, khi nào thu hồi; bên nhận làm gì; cách phòng lỗi.
Lập hồ sơ công việc: danh mục hồ sơ đầu năm và cách mở, thu thập, kết thúc hồ sơ
Hồ sơ công việc là gì, danh mục hồ sơ đầu năm dùng để làm gì, ba bước mở, thu thập, kết thúc hồ sơ, đặt tiêu đề sao cho người sau tìm được.
Bàn giao hồ sơ tài liệu khi chuyển công tác, nghỉ hưu hoặc sắp xếp đơn vị
Cá nhân không được giữ hồ sơ của cơ quan khi rời vị trí. Cách lập danh mục bàn giao, biên bản, bàn giao việc dang dở, tài khoản và khi đơn vị sắp xếp.
Bảng biểu và phụ lục số liệu trong báo cáo hành chính: trình bày rõ, dễ đối chiếu
Cách chia việc giữa lời văn và bảng, cấu trúc một bảng số liệu chuẩn, quy tắc viết số kiểu Việt, đánh số phụ lục và dùng AI dựng bảng từ ghi chép rời.