AI giúp cán bộ, công chức soạn văn bản hành chính nhanh hơn ở ba việc: dựng khung, viết nháp đoạn nội dung từ ý chính, và rà lời văn cho gọn, đúng giọng. Nó không thay được ba việc khác: quyết định nội dung, tra căn cứ pháp lý còn hiệu lực, và chịu trách nhiệm trước người ký. Quy trình an toàn là người soạn giữ dữ liệu thật trên máy cơ quan, chỉ đưa cho AI phần khung và ý chính đã che, rồi tự điền, tự kiểm trước khi trình.
Bài này đưa ra quy trình sáu bước áp dụng được cho hầu hết loại văn bản: công văn, tờ trình, quyết định, thông báo, kế hoạch. Kèm theo là câu lệnh mẫu cho từng việc và bốn kiểu sai của AI phải soát. Trước khi áp dụng, bạn kiểm cơ quan mình đã có quy chế hay hướng dẫn về dùng AI chưa; nếu có, quy chế đó được ưu tiên hơn mọi gợi ý trong bài.
Việc nên giao và việc không giao cho AI
Bảng dưới chia các khâu soạn văn bản thành ba nhóm theo mức độ phù hợp với AI. Mục đích là để bạn biết dùng AI ở đâu thì tiết kiệm thời gian thật, ở đâu thì tạo thêm việc phải kiểm.
| Khâu | Mức phù hợp | Lý do |
|---|---|---|
| Dựng dàn ý cho một loại văn bản quen thuộc | Phù hợp | Khung văn bản hành chính khá ổn định, AI gợi ý đủ ý để bạn không bỏ sót |
| Viết nháp đoạn từ các ý chính bạn đã liệt kê | Phù hợp | AI viết câu trôi chảy, bạn chỉ cần sửa giọng và chi tiết |
| Rút gọn, sửa lời văn lủng củng | Phù hợp | Việc thuần ngôn ngữ, ít rủi ro nếu dặn không thêm thông tin |
| Viết lại cho dễ hiểu với người dân | Phù hợp, phải so lại | AI hay tự thêm hoặc đổi chi tiết khi diễn đạt lại |
| Tra căn cứ pháp lý, số hiệu văn bản | Không giao | AI dễ tạo số hiệu không tồn tại hoặc dẫn văn bản hết hiệu lực |
| Quyết định nội dung, thẩm quyền, mức hỗ trợ | Không giao | Thuộc trách nhiệm cơ quan và người có thẩm quyền |
| Xử lý văn bản mật, hồ sơ công dân, dữ liệu cá nhân | Tuyệt đối không | Không đưa vào công cụ AI công cộng dưới bất kỳ hình thức nào |
Nhìn bảng, bạn thấy AI hữu ích nhất ở phần ngôn ngữ và yếu nhất ở phần sự thật. Quy trình sáu bước dưới đây được dựng quanh đúng điểm đó.
Trước khi mở công cụ AI: ba câu hỏi về dữ liệu
Văn bản này đã được phép công khai chưa? Văn bản đã ban hành và đăng công khai, mẫu văn bản trống, hướng dẫn chung thì có thể dùng. Văn bản đang dự thảo chưa được phép công bố, văn bản nội bộ, văn bản có dấu độ mật hoặc chỉ dẫn phạm vi lưu hành thì không. Văn bản mật thì không đưa vào kể cả khi đã che.
Trong đó có dữ liệu của người nào không? Họ tên, số định danh, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại, tình trạng sức khoẻ, hoàn cảnh gia đình của công dân hay của cán bộ đều là dữ liệu cá nhân. Thay hết bằng ký hiệu như "ông A", "hộ B", "địa chỉ C" trước khi dùng. Nếu không thể che mà vẫn giữ được ý, đừng dùng AI cho văn bản đó.
Cơ quan cho phép dùng công cụ nào, bằng tài khoản nào? Một số cơ quan đã có hướng dẫn về công cụ AI được phép dùng hoặc có công cụ nội bộ. Dùng đúng công cụ, đúng tài khoản cơ quan quy định. Nếu chưa có hướng dẫn, hỏi lãnh đạo hoặc bộ phận phụ trách công nghệ thông tin trước. Chuyện bảo mật khi dùng AI nói chung được bàn kỹ ở trang AI Bảo Mật.
Quy trình sáu bước
Sáu bước dưới đây tách rõ phần làm trên công cụ AI và phần làm trên máy của cơ quan. Dữ liệu thật chỉ xuất hiện ở bước bốn và bước sáu, đều trên máy cơ quan.
- Xác định loại văn bản và mục đích. Trả lời: văn bản này là công văn, tờ trình hay quyết định; gửi ai; muốn người nhận làm gì. Bước này làm bằng đầu, không cần AI.
- Viết ý chính bằng lời của mình, đã che. Ghi năm đến mười ý gạch đầu dòng, thay tên người, tên cơ quan, số liệu thật bằng ký hiệu. Đây là thứ duy nhất bạn đưa cho AI.
- Nhờ AI viết nháp phần nội dung. Dùng câu lệnh có vai trò, loại văn bản, giọng văn, độ dài, và dặn không thêm thông tin, không tự đặt căn cứ.
- Đặt bản nháp vào mẫu chuẩn của cơ quan. Mở mẫu chuẩn trên máy cơ quan, dán phần nội dung, điền phần đầu và phần cuối theo thể thức, rồi thay ký hiệu bằng dữ liệu thật.
- Tra và chèn căn cứ thật. Tự tra từng văn bản được viện dẫn trên nguồn chính thức, chép đúng số, ngày, trích yếu; kiểm còn hiệu lực.
- Rà soát lần cuối và trình. Đọc lại toàn văn bằng mắt người ký, soát bốn kiểu sai của AI nêu ở phần dưới, kiểm thể thức theo chín thành phần, rồi chuyển trình theo quy trình của cơ quan.
Với văn bản ngắn và quen tay, có thể gộp bước hai và ba. Nhưng không bỏ bước năm và bước sáu, vì đó là chỗ duy nhất phát hiện được thông tin sai do AI tạo ra.
Câu lệnh mẫu theo từng việc
Các câu lệnh dưới đây viết sẵn để bạn sửa cho hợp. Phần trong ngoặc vuông là chỗ bạn thay bằng nội dung đã che.
- Viết nháp: "Bạn là chuyên viên có kinh nghiệm soạn văn bản hành chính ở Việt Nam. Từ các ý chính dưới đây, hãy viết phần nội dung một [loại văn bản] gửi [đơn vị nhận đã che], văn phong hành chính trung tính, khoảng [số] chữ. Giữ nguyên mọi ký hiệu trong ngoặc vuông. Không thêm thông tin, số liệu hoặc căn cứ pháp lý không có trong các ý chính."
- Rút gọn: "Rút gọn đoạn sau còn khoảng hai phần ba độ dài, giữ nguyên mọi ngày tháng, số liệu, tên đơn vị; bỏ từ đệm và câu lặp ý; không đổi nghĩa."
- Sửa giọng: "Đoạn sau đang viết như thư riêng. Viết lại theo văn phong hành chính: khách quan, lịch sự, không cảm thán, không từ địa phương."
- Chuyển sang lời dễ hiểu: "Viết lại đoạn sau cho người dân không làm nghề hành chính đọc hiểu: câu ngắn, không viết tắt, giữ đúng mọi chi tiết. Sau đó liệt kê chỗ nào bản gốc chưa rõ."
- Tự phản biện: "Đóng vai người nhận văn bản này. Liệt kê năm câu hỏi người nhận có thể hỏi lại vì văn bản chưa nói rõ."
- Soát nhất quán: "Liệt kê mọi ngày tháng, số liệu, tên đơn vị xuất hiện trong đoạn sau theo thứ tự, để đối chiếu với bản gốc."
Câu lệnh cuối cùng nghe đơn giản nhưng rất có ích: nó biến việc so bản AI viết với bản gốc thành việc so hai danh sách, nhanh và ít sót hơn đọc lại cả đoạn.
Văn phong hành chính: dặn AI tránh những gì
AI được huấn luyện trên rất nhiều loại văn bản, nên khi không được dặn, nó viết theo giọng trung bình của mọi thứ nó đã đọc: hơi bay bổng, nhiều tính từ, hay mở đầu bằng câu khái quát. Văn bản hành chính cần điều ngược lại: chính xác, khách quan, ngắn gọn, mỗi câu có chủ thể và hành động rõ ràng. Bạn nên đưa vào câu lệnh vài dòng dặn cố định về giọng văn để dùng lại mỗi lần.
Một bộ dặn có thể dùng: không mở đầu bằng câu khái quát về tầm quan trọng của vấn đề; không dùng tính từ đánh giá như "hết sức", "vô cùng"; mỗi câu không quá hai dòng; dùng câu chủ động, nêu rõ đơn vị thực hiện; không dùng từ mượn tiếng nước ngoài khi có từ tiếng Việt tương đương; không dùng dấu chấm than. Dặn thêm "không dùng chữ viết tắt ngoài những chữ có trong bản ý chính" để tránh AI tự đặt chữ viết tắt.
Một dấu hiệu dễ nhận ra văn bản do AI viết mà chưa được sửa là các cụm từ dịch từ tiếng Anh, kiểu "điều quan trọng cần lưu ý là", "đóng một phần không nhỏ", hoặc lối liệt kê ba tính từ liền nhau. Gặp những cụm này, cắt hoặc viết lại bằng câu ngắn, đi thẳng vào việc.
Bốn kiểu sai của AI phải soát trước khi trình
Căn cứ không có thật. AI có thể tạo ra số hiệu văn bản đúng định dạng nhưng không tồn tại, hoặc gán sai cơ quan ban hành. Mọi căn cứ trong văn bản phải được tra lại trên nguồn chính thức, kể cả khi bạn không yêu cầu AI đưa căn cứ mà nó vẫn tự thêm.
Số liệu, ngày tháng bị đổi. Khi viết lại, AI có thể đổi "trước ngày 15" thành "trong tháng", làm tròn số, hoặc đảo thứ tự hai mốc thời gian. Đối chiếu từng con số và mốc thời gian với ý chính ban đầu.
Quy định cũ. Kiến thức của mô hình dừng ở một thời điểm, nên có thể dùng tên cơ quan, cấp hành chính, quy trình đã thay đổi, nhất là sau sắp xếp chính quyền hai cấp năm 2025. Mọi chi tiết về tổ chức bộ máy phải theo tình hình hiện tại.
Cam kết vượt thẩm quyền. Để câu văn nghe thuyết phục, AI hay thêm những lời hứa như "sẽ giải quyết trong thời gian sớm nhất", "bảo đảm hỗ trợ đầy đủ". Trong văn bản hành chính, mỗi lời như vậy là một cam kết của cơ quan. Chỉ giữ cam kết mà người có thẩm quyền đã đồng ý.
Trách nhiệm thuộc về người ký, không thuộc về công cụ
Văn bản hành chính khi đã ký ban hành là ý chí của cơ quan, và người ký chịu trách nhiệm về nội dung. Không có cơ chế nào cho phép nói rằng một câu sai là do AI viết. Vì vậy người soạn cần coi bản nháp của AI như bản nháp của một đồng nghiệp mới vào nghề: có ích, nhưng phải kiểm từng chỗ trước khi đưa lên bàn lãnh đạo.
Một số cơ quan bắt đầu yêu cầu người soạn ghi nhận việc có dùng AI trong quá trình soạn, hoặc lưu lại câu lệnh đã dùng. Nếu cơ quan bạn có yêu cầu này, làm đúng theo hướng dẫn. Nếu chưa có, bạn vẫn nên tự giữ một tệp ghi chép các câu lệnh hay dùng, vừa để dùng lại, vừa để giải trình khi cần.
Cuối cùng, dùng AI tốt không làm giảm vai trò của người soạn. Nó dịch chuyển công sức từ gõ phím sang suy nghĩ: chọn ý, tra căn cứ, cân nhắc câu chữ cho đúng thẩm quyền. Đó cũng chính là phần việc làm nên giá trị của người làm công tác tham mưu.
Câu hỏi thường gặp
Có được dùng tài khoản AI cá nhân để soạn văn bản cơ quan không?
Tuỳ quy chế của cơ quan. Nhiều nơi chưa có quy định cụ thể, nên trước khi dùng bạn hỏi lãnh đạo hoặc bộ phận phụ trách công nghệ thông tin. Dù dùng tài khoản nào, nguyên tắc không đưa văn bản mật, hồ sơ công dân, dữ liệu cá nhân vào công cụ công cộng vẫn giữ nguyên.
AI soạn văn bản có làm văn bản kém giá trị pháp lý không?
Giá trị pháp lý của văn bản phụ thuộc vào thẩm quyền ban hành, thể thức và trình tự, không phụ thuộc vào công cụ dùng để soạn nháp. Văn bản đúng thẩm quyền, đúng thể thức và được người có thẩm quyền ký thì có giá trị như văn bản soạn tay.
Nên dùng AI cho loại văn bản nào trước để làm quen?
Nên bắt đầu với văn bản ngắn, nội dung công khai, ít rủi ro như thông báo lịch làm việc, giấy mời, công văn đôn đốc chung. Khi đã quen cách viết câu lệnh và cách soát, mới chuyển sang văn bản phức tạp hơn như tờ trình, kế hoạch.
Làm sao biết AI có đang bịa căn cứ không?
Cách duy nhất chắc chắn là tra từng căn cứ trên cơ sở dữ liệu văn bản pháp luật chính thức hoặc hỏi bộ phận pháp chế. Đừng hỏi lại chính công cụ AI xem căn cứ đó có thật không, vì nó có thể khẳng định sai một cách tự tin.
Lỡ dán nhầm văn bản có thông tin công dân vào AI thì làm gì?
Dừng ngay, xoá cuộc trò chuyện đó nếu công cụ cho phép, và báo cho lãnh đạo trực tiếp hoặc người phụ trách an toàn thông tin của cơ quan theo quy chế. Báo sớm giúp cơ quan đánh giá và xử lý kịp thời, tốt hơn nhiều so với im lặng.
Có nên để AI soạn toàn bộ văn bản rồi chỉ sửa lại không?
Không nên với văn bản quan trọng. Khi AI soạn từ đầu mà không có ý chính của bạn, nó lấp chỗ trống bằng thông tin tự suy ra, khiến việc soát tốn công hơn tự viết. Đưa cho AI ý chính đã che rồi để nó viết thành câu là cách cân bằng hơn.