Trước khi dùng công cụ AI cho bất kỳ việc gì liên quan đến cơ quan, cán bộ nên dành mười lăm phút kiểm phần cài đặt tài khoản. Có sáu mục quyết định phần lớn rủi ro: lịch sử trò chuyện và việc dùng dữ liệu để cải thiện mô hình, bộ nhớ dài hạn, liên kết chia sẻ, kết nối với hộp thư và kho tài liệu, đăng nhập hai lớp, và cách dùng trên máy dùng chung.
Bài này viết theo loại cài đặt chứ không theo từng hãng, vì tên gọi và vị trí của các mục thay đổi theo phiên bản; bạn tìm mục tương ứng trong công cụ mình dùng và kiểm phiên bản hiện hành. Cài đặt đúng không biến một tài liệu không được phép thành được phép. Nó chỉ giúp những gì bạn đã được phép đưa vào được giữ gọn hơn, ít người thấy hơn.
Tài khoản cá nhân và tài khoản cơ quan khác nhau ở đâu
Tài khoản bạn tự đăng ký bằng thư điện tử cá nhân là tài khoản của bạn, chịu điều khoản dành cho người dùng cá nhân. Cơ quan không có quyền quản trị, không xem được bạn đã đưa gì vào, cũng không thu hồi được khi bạn chuyển công tác. Ngược lại, tài khoản do cơ quan cấp theo gói dành cho tổ chức thường có quản trị viên, có thoả thuận về cách xử lý dữ liệu, và có thể được cấu hình sẵn những lựa chọn an toàn.
Nếu cơ quan đã cấp tài khoản, hãy dùng tài khoản đó cho việc cơ quan và tài khoản cá nhân cho việc riêng, không trộn. Nếu cơ quan chưa cấp, nhiều cán bộ dùng tài khoản cá nhân cho những việc được phép như hỏi kiến thức chung, rà văn bản đã công khai. Khi đó, phần cài đặt dưới đây càng quan trọng vì không có ai cấu hình hộ bạn.
Một lưu ý về địa chỉ đăng ký: đừng tự ý dùng thư điện tử công vụ để đăng ký dịch vụ AI công cộng nếu quy chế cơ quan không cho phép. Việc đó có thể khiến người khác hiểu tài khoản là kênh chính thức của cơ quan, và gắn địa chỉ công vụ vào một dịch vụ cơ quan chưa đánh giá.
Sáu mục cần kiểm
Lịch sử trò chuyện và dữ liệu cải thiện mô hình. Phần lớn công cụ có lựa chọn cho phép hoặc không cho phép dùng nội dung trò chuyện để cải thiện mô hình, và lựa chọn lưu hoặc không lưu lịch sử. Với tài khoản dùng cho việc liên quan cơ quan, nên tắt phần cho phép dùng dữ liệu, và cân nhắc dùng chế độ trò chuyện tạm cho những việc không cần xem lại.
Bộ nhớ dài hạn. Một số công cụ có tính năng ghi nhớ thông tin về người dùng qua nhiều cuộc trò chuyện, như nơi làm việc, chức vụ, việc đang làm. Tính năng này tiện, nhưng nó có thể ghi nhớ cả những chi tiết về cơ quan mà bạn vô tình nhắc đến. Kiểm danh sách những gì công cụ đang nhớ, xoá mục không cần, hoặc tắt hẳn.
Liên kết chia sẻ. Nhiều công cụ cho tạo đường dẫn để người khác xem cuộc trò chuyện. Đường dẫn tạo ra rồi quên có thể bị chuyển tiếp ngoài ý muốn. Rà lại danh sách liên kết đã tạo và thu hồi những cái không còn dùng.
Kết nối với hộp thư, kho tài liệu, lịch. Cấp quyền cho AI đọc hộp thư hay thư mục là mở một cánh cửa lớn hơn nhiều so với việc dán từng đoạn. Chỉ kết nối khi quy chế cơ quan cho phép rõ ràng.
Đăng nhập hai lớp. Tài khoản AI chứa lịch sử làm việc của bạn, nên cần được bảo vệ như hộp thư. Bật xác thực hai lớp và dùng mật khẩu riêng, không dùng lại mật khẩu của tài khoản khác.
Thiết bị đang đăng nhập. Xem danh sách phiên đăng nhập, đăng xuất những thiết bị lạ hoặc máy dùng chung bạn đã từng mở.
Kết nối hộp thư, kho tài liệu: cấp quyền là mở cửa
Những tính năng mới của công cụ AI ngày càng hướng tới làm việc thay người dùng: đọc thư để tóm tắt, tìm tài liệu trong kho lưu trữ trực tuyến, xem lịch để xếp cuộc họp, thậm chí tự thao tác trên trình duyệt. Mỗi tính năng như vậy đi kèm một yêu cầu cấp quyền, và khi bạn bấm đồng ý, công cụ có thể đọc mọi thứ trong phạm vi quyền đó, không chỉ thứ bạn định cho nó xem.
Với cán bộ, hộp thư công vụ và thư mục công việc chứa đủ cả bốn nhóm tài liệu: văn bản công khai lẫn dự thảo, thư trao đổi nội bộ, hồ sơ có dữ liệu công dân. Cấp quyền cho một công cụ AI công cộng đọc những nơi đó tương đương với việc dán toàn bộ chúng vào khung chat cùng một lúc. Vì vậy, đây là việc chỉ làm khi cơ quan đã đánh giá và cho phép, thường là với công cụ do cơ quan triển khai, chứ không phải quyết định cá nhân.
Nếu bạn đã lỡ cấp quyền trước đây, vào phần quản lý ứng dụng được kết nối của tài khoản thư điện tử hoặc kho lưu trữ, xem công cụ nào đang có quyền và thu hồi những cái không cần. Nếu tài khoản bị kết nối là tài khoản công vụ, báo người phụ trách an toàn thông tin.
Một tài khoản cho cả phòng: tiện nhưng nhiều rủi ro
Ở một số đơn vị, để tiết kiệm, cả phòng dùng chung một tài khoản AI, mật khẩu ghi trên tờ giấy dán cạnh màn hình hoặc gửi trong nhóm nhắn tin. Cách làm này tiện lúc đầu nhưng tạo ra ba vấn đề.
Thứ nhất, không ai biết ai đã đưa gì vào. Lịch sử trò chuyện của tài khoản chung là nơi trộn lẫn công việc của nhiều người, và bất kỳ ai đăng nhập cũng đọc được những gì đồng nghiệp đã hỏi, kể cả những đoạn lẽ ra không nên có ở đó. Thứ hai, khi có sự cố, không xác định được người dùng và thời điểm, việc đánh giá và rút kinh nghiệm trở nên khó khăn. Thứ ba, khi một người chuyển công tác hay nghỉ việc, họ vẫn biết mật khẩu và vẫn đọc được lịch sử, trừ khi có người nhớ đổi mật khẩu ngay.
Nếu vì lý do nào đó phải dùng chung, ít nhất hãy thống nhất: không ai dùng tài khoản chung cho tài liệu ngoài nhóm công khai, xoá cuộc trò chuyện sau khi xong việc, đổi mật khẩu khi có người rời phòng, và bật xác thực hai lớp gắn với thiết bị của người phụ trách. Về lâu dài, mỗi người một tài khoản do cơ quan cấp vẫn là cách quản lý rõ ràng nhất.
Máy dùng chung ở bộ phận một cửa, phòng giáo viên, phòng trực
Nhiều cơ quan có máy tính dùng chung cho nhiều người. Trên những máy này, tài khoản AI của một người có thể bị người khác dùng tiếp mà không biết. Một số nguyên tắc nên áp dụng:
- Không đăng nhập tài khoản AI cá nhân trên máy dùng chung nếu có thể tránh; nếu phải dùng, dùng cửa sổ duyệt web riêng tư.
- Luôn đăng xuất khi rời máy, không chọn ghi nhớ mật khẩu trên trình duyệt.
- Không để cuộc trò chuyện mở khi đi ra ngoài, vì người ngồi vào sau có thể kéo lên đọc lịch sử.
- Không cài tiện ích trình duyệt có tính năng AI trên máy dùng chung khi chưa được người phụ trách cho phép.
- Cuối ngày, người phụ trách máy kiểm tra xem còn phiên đăng nhập nào chưa đóng.
Trên máy dùng chung ở quầy tiếp dân, cần đặc biệt chú ý vị trí màn hình. Người dân đứng chờ có thể nhìn thấy nội dung đang hiển thị, kể cả câu trả lời của AI về một hồ sơ khác. Xoay màn hình về phía cán bộ, dùng tấm chắn nhìn nghiêng nếu cơ quan có, và thu nhỏ cửa sổ công cụ AI khi có người dân đến quầy.
Lịch kiểm lại cài đặt
Cài đặt không phải làm một lần là xong. Công cụ AI cập nhật thường xuyên, đôi khi thêm tính năng mới được bật sẵn. Bảng dưới gợi ý thời điểm kiểm lại.
| Thời điểm | Kiểm gì |
|---|---|
| Ngay khi tạo tài khoản | Cả sáu mục ở trên |
| Khi công cụ thông báo cập nhật lớn hoặc có tính năng mới | Bộ nhớ, kết nối, lựa chọn dùng dữ liệu; tính năng mới có được bật sẵn không |
| Mỗi quý | Danh sách liên kết chia sẻ, thiết bị đăng nhập, những gì công cụ đang nhớ |
| Khi chuyển công tác hoặc đổi vị trí việc làm | Xoá lịch sử liên quan việc cũ theo hướng dẫn cơ quan, thu hồi kết nối |
| Sau khi đổi điện thoại hoặc máy tính | Đăng xuất thiết bị cũ, bật lại xác thực hai lớp trên thiết bị mới |
Nếu cơ quan cấp tài khoản, nhiều mục ở trên do quản trị viên quản lý. Bạn vẫn nên biết chúng tồn tại để nhận ra khi có gì bất thường và báo lại.
Ứng dụng giả mạo và tiện ích không rõ nguồn gốc
Sự phổ biến của AI kéo theo rất nhiều ứng dụng và tiện ích mang tên na ná công cụ nổi tiếng, quảng cáo là miễn phí, nhanh hơn, không giới hạn. Một số trong đó chỉ là lớp vỏ gửi dữ liệu của bạn sang nơi khác, một số yêu cầu quyền đọc toàn bộ nội dung trên màn hình. Cán bộ nên tải ứng dụng từ kho ứng dụng chính thức, kiểm tên nhà phát triển, và không cài tiện ích AI lạ trên máy cơ quan.
Thư điện tử hoặc tin nhắn mời đăng nhập vào "phiên bản AI dành riêng cho cán bộ", "công cụ AI của ngành" qua một đường dẫn lạ là dấu hiệu cần cảnh giác. Công cụ chính thức của cơ quan được thông báo qua kênh chính thức, có hướng dẫn của bộ phận phụ trách. Khi nghi ngờ, hỏi lại người phụ trách an toàn thông tin trước khi đăng nhập bằng bất kỳ tài khoản nào. Phần nhận diện lừa đảo chi tiết có ở trang AI Bảo Mật của cùng hệ.
Câu hỏi thường gặp
Tắt lưu lịch sử rồi thì có được dán tài liệu nội bộ vào AI không?
Không. Tắt lưu lịch sử chỉ thay đổi việc lưu trữ sau khi dữ liệu đã được gửi đi, không thay đổi việc tài liệu rời khỏi cơ quan. Loại tài liệu nào được đưa vào vẫn do quy chế và phân loại tài liệu quyết định.
Có nên dùng thư điện tử công vụ để đăng ký tài khoản AI không?
Chỉ khi quy chế cơ quan cho phép hoặc cơ quan cấp tài khoản theo cách đó. Tự ý gắn địa chỉ công vụ vào dịch vụ AI công cộng có thể gây hiểu nhầm đây là kênh chính thức và làm phức tạp việc quản lý khi bạn chuyển công tác.
Tính năng bộ nhớ của AI có nguy hiểm không?
Không nguy hiểm tự thân, nhưng nó có thể ghi nhớ chi tiết về cơ quan, công việc mà bạn vô tình nhắc đến và dùng lại ở các cuộc trò chuyện sau. Bạn nên xem định kỳ những gì công cụ đang nhớ và xoá mục không cần.
Làm sao biết công cụ AI có đang được kết nối với hộp thư của mình không?
Vào phần quản lý bảo mật hoặc ứng dụng được kết nối của tài khoản thư điện tử, xem danh sách ứng dụng có quyền truy cập. Thu hồi những gì bạn không nhận ra hoặc không còn dùng, và báo người phụ trách nếu đó là tài khoản công vụ.
Chuyển công tác thì nên làm gì với tài khoản AI đã dùng cho việc cũ?
Với tài khoản cơ quan cấp, làm theo thủ tục bàn giao của cơ quan. Với tài khoản cá nhân, xoá các cuộc trò chuyện liên quan công việc cũ theo hướng dẫn của cơ quan, thu hồi kết nối và liên kết chia sẻ, đăng xuất máy dùng chung.
Ứng dụng AI trên điện thoại có cần cài đặt riêng không?
Có. Ứng dụng trên điện thoại có thể có quyền truy cập ảnh, micro, tệp và có cài đặt riêng so với bản trên máy tính. Kiểm quyền ứng dụng trong phần cài đặt của điện thoại và tắt những quyền không cần cho công việc.