Một quy chế dùng AI tốt cho cơ quan không cần dài, nhưng phải trả lời được câu hỏi mà cán bộ gặp hằng ngày: tài liệu này có được đưa vào công cụ kia không, và nếu có sự cố thì báo ai. Khi chưa có quy chế, mỗi người tự đặt ranh giới theo cảm nhận, người thì không dám dùng gì, người thì dán cả hồ sơ công dân vào chatbot.
Bài này đưa ra khung mười điều để văn phòng, bộ phận pháp chế hoặc người được giao phụ trách an toàn thông tin của một cơ quan, đơn vị sự nghiệp tự soạn quy chế. Khung chỉ là gợi ý về cấu trúc và nội dung; quy chế thật phải phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành, hướng dẫn của cơ quan cấp trên và đặc thù ngành, đồng thời được người có thẩm quyền ban hành theo đúng trình tự.
Vì sao đơn vị nhỏ cũng nên có quy chế riêng
Ở nhiều cơ quan, cán bộ đã dùng AI từ lâu trước khi có bất kỳ văn bản nào nhắc đến nó. Người dùng để sửa câu chữ, người dùng để soạn bài phát biểu, người dùng để tổng hợp số liệu. Khi không có quy chế, sự khác biệt này không bị phát hiện cho tới khi có chuyện: một văn bản phát hành có đoạn sai mà không ai biết đến từ đâu, hay một danh sách người dân xuất hiện ở nơi không nên xuất hiện.
Quy chế có ba tác dụng. Một là tạo ranh giới chung để cán bộ không phải tự đoán, và không phải hỏi đi hỏi lại cùng một câu với lãnh đạo. Hai là xác định trách nhiệm: ai được dùng, dùng vào việc gì, ai kiểm kết quả. Ba là cho phép cơ quan khai thác lợi ích của AI một cách công khai, thay vì để cán bộ dùng lén trên điện thoại cá nhân vì sợ bị nhắc nhở.
Đơn vị nhỏ như trường tiểu học, trạm y tế, Ủy ban nhân dân xã càng cần quy chế ngắn gọn, vì ở đó thường không có người chuyên trách công nghệ thông tin, và mỗi cán bộ kiêm nhiều việc, tiếp xúc với nhiều loại tài liệu khác nhau trong cùng một ngày. Một văn bản ba trang, có bảng ví dụ dễ tra, giúp người giáo viên vừa soạn kế hoạch vừa làm hồ sơ học sinh, hay người cán bộ văn hoá xã hội vừa viết báo cáo vừa tiếp nhận hồ sơ trợ cấp, biết ngay mình đang cầm loại tài liệu nào.
Khung mười điều
Mỗi điều dưới đây có thể viết trong vài câu. Tổng cộng quy chế của một đơn vị nhỏ chỉ cần ba đến năm trang.
- Phạm vi và đối tượng: quy chế áp dụng cho ai (cán bộ, công chức, viên chức, người lao động hợp đồng), với những công cụ nào (công cụ AI công cộng, công cụ do cơ quan triển khai, tính năng AI trong phần mềm sẵn có).
- Nguyên tắc chung: AI là công cụ hỗ trợ; người dùng chịu trách nhiệm về nội dung; tuân thủ pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, dữ liệu cá nhân, an toàn thông tin.
- Công cụ được phép: danh sách công cụ, loại tài khoản, ai cấp, cách đăng ký; công cụ ngoài danh sách thì không dùng cho công việc.
- Phân loại tài liệu: bốn nhóm tài liệu mật, dữ liệu công dân, nội bộ chưa công bố, đã công khai, kèm cách xử lý từng nhóm và ví dụ của chính đơn vị.
- Việc được làm, việc có điều kiện, việc không được làm: liệt kê bằng ví dụ cụ thể theo nghiệp vụ của đơn vị.
- Kiểm tra kết quả và trách nhiệm người ký: mọi nội dung có AI hỗ trợ dùng trong văn bản phát hành phải được người soạn đối chiếu; người ký chịu trách nhiệm như với mọi văn bản khác.
- Thiết bị và tài khoản: quy định với máy cơ quan, máy cá nhân, điện thoại; không dùng tài khoản cá nhân cho tài liệu chưa công khai nếu cơ quan có công cụ riêng.
- Báo cáo sự cố: lỡ đưa tài liệu không được phép vào AI thì báo ai, trong thời gian nào, cần ghi lại những gì; khuyến khích tự báo sớm.
- Phổ biến và hướng dẫn: ai tổ chức phổ biến, đầu mối giải đáp thắc mắc, tài liệu hướng dẫn ngắn.
- Rà soát và sửa đổi: thời hạn rà soát định kỳ, ai đề xuất sửa đổi, các trường hợp phải rà ngay như khi có quy định mới hoặc công cụ mới.
Điều thứ năm thường là phần cán bộ đọc nhiều nhất, nên đầu tư thời gian viết ví dụ sát với nghiệp vụ. Một quy chế đầy đủ nguyên tắc nhưng thiếu ví dụ sẽ khiến cán bộ vẫn phải đi hỏi từng việc.
Ví dụ cho điều năm: được, có điều kiện, không được
Bảng dưới là ví dụ giả định cho một Ủy ban nhân dân xã. Mỗi cơ quan cần tự điều chỉnh theo nghiệp vụ và theo ý kiến của người có thẩm quyền.
| Loại việc | Mức | Ghi chú |
|---|---|---|
| Gợi ý bố cục kế hoạch, báo cáo, tờ trình bằng mô tả chung | Được | Không dán nội dung thật |
| Rà chính tả, câu chữ văn bản đã công khai hoặc sắp công khai không có dữ liệu cá nhân | Được | Người soạn đọc lại trước khi trình |
| Tóm tắt, giải thích văn bản quy phạm đã đăng công báo | Được | Đối chiếu bản gốc khi đưa vào văn bản phát hành |
| Sửa câu chữ đoạn đánh giá trong báo cáo nội bộ | Có điều kiện | Đã bỏ số liệu, tên người, tên đơn vị; trưởng bộ phận đồng ý |
| Soạn thư trả lời người dân | Có điều kiện | Chỉ mô tả vấn đề, không dán thư, không có thông tin nhận dạng |
| Đưa hồ sơ thủ tục, danh sách người dân, đơn thư vào AI | Không được | Dùng phần mềm nghiệp vụ và bảng tính trên máy |
| Đưa tài liệu mật, đề thi, hồ sơ lựa chọn nhà thầu, hồ sơ cán bộ vào AI | Không được | Không có ngoại lệ với công cụ công cộng |
Nên để bảng này ở một trang riêng trong phụ lục quy chế, in ra dán ở bàn làm việc hoặc gửi qua nhóm nội bộ, vì cán bộ sẽ tra nó nhiều hơn toàn văn quy chế.
Những điểm quy chế hay viết chưa tới
Viết chung chung. Câu "cán bộ sử dụng AI hợp lý, đúng quy định" không giúp ai trả lời được câu hỏi cụ thể. Mỗi nguyên tắc cần ít nhất một ví dụ.
Cấm tuyệt đối mọi công cụ AI. Lệnh cấm toàn diện dễ bị lách bằng điện thoại cá nhân, khiến cơ quan mất khả năng biết cán bộ đang dùng gì. Cho phép có điều kiện thường an toàn hơn.
Không nêu đầu mối. Cán bộ có thắc mắc mà không biết hỏi ai sẽ tự quyết. Ghi rõ tên chức danh hoặc bộ phận giải đáp.
Quên tính năng AI có sẵn. Nhiều phần mềm văn phòng, hộp thư, điện thoại đã có trợ lý AI tích hợp. Quy chế chỉ nhắc đến chatbot sẽ bỏ sót những tính năng này.
Không phân biệt công cụ công cộng và công cụ của cơ quan. Một công cụ do cơ quan triển khai, có thoả thuận về nơi xử lý dữ liệu và có người quản trị, có thể được phép dùng với nhiều loại tài liệu hơn. Quy chế gộp chung hai loại sẽ hoặc quá chặt với công cụ nội bộ, hoặc quá lỏng với công cụ công cộng.
Không có điều về sự cố. Khi xảy ra sự cố mà quy chế không nói gì, cán bộ thường im lặng vì sợ, và cơ quan mất thời gian quý giá để xử lý.
Soạn, lấy ý kiến và ban hành
Ở cơ quan có nhiều bộ phận, việc soạn quy chế nên do văn phòng chủ trì, phối hợp với bộ phận pháp chế và người phụ trách công nghệ thông tin, an toàn thông tin. Ở đơn vị nhỏ, một người được thủ trưởng giao soạn, sau đó lấy ý kiến toàn thể cán bộ là đủ. Quy chế cần căn cứ vào các quy định của pháp luật hiện hành và hướng dẫn của cơ quan cấp trên về ứng dụng công nghệ, an toàn thông tin; nếu cấp trên đã ban hành quy định về dùng AI, quy chế của đơn vị phải phù hợp và cụ thể hoá quy định đó.
Khâu lấy ý kiến có giá trị thực, không chỉ là thủ tục. Hỏi từng bộ phận đang dùng AI vào việc gì sẽ giúp người soạn viết được điều năm sát thực tế. Những câu hỏi cán bộ đặt ra trong lúc góp ý cũng chính là danh sách các tình huống cần ví dụ.
Quy chế được ban hành bằng quyết định của thủ trưởng cơ quan, theo thể thức văn bản hành chính. Sau khi ban hành, lưu cùng các quy chế nội bộ khác và ghi ngày rà soát dự kiến ngay trên văn bản.
Đưa quy chế vào thói quen hằng ngày
Quy chế ban hành xong mà không ai nhớ thì cũng như chưa có. Một số cách giúp cán bộ thật sự dùng nó:
- Tổ chức một buổi phổ biến ngắn, làm mẫu trực tiếp cách viết câu lệnh mô tả không cần dán tài liệu, cách che thông tin trước khi dán.
- Gửi bảng "được, có điều kiện, không được" thành một trang riêng dễ in.
- Lồng nội dung quy chế vào buổi sinh hoạt chuyên môn định kỳ, mỗi lần một tình huống thực tế đã được ẩn danh.
- Với cán bộ mới, đưa quy chế vào tài liệu hướng dẫn nhập việc cùng quy chế làm việc và quy chế văn thư.
- Ghi nhận và cảm ơn những trường hợp cán bộ tự báo sự cố, để tạo văn hoá báo sớm.
- Lưu lại các câu hỏi cán bộ gửi về đầu mối, định kỳ bổ sung thành ví dụ khi rà soát.
Có thể nhờ AI soạn bản dự thảo đầu tiên của quy chế ở mức 1, chỉ bằng mô tả loại đơn vị và khung mười điều ở trên. Ví dụ câu lệnh: "Soạn dự thảo quy chế sử dụng công cụ AI cho một trạm y tế xã khoảng mười lăm người, theo mười điều sau, giọng văn bản hành chính, mỗi điều có một hai ví dụ phù hợp với công việc ở trạm y tế." Phần căn cứ pháp lý và ví dụ cụ thể, người soạn tự viết và kiểm.
Câu hỏi thường gặp
Cơ quan cấp trên chưa có hướng dẫn thì đơn vị có tự ban hành quy chế dùng AI được không?
Đơn vị có thể ban hành quy chế nội bộ trong phạm vi thẩm quyền, căn cứ các quy định chung về bảo vệ bí mật nhà nước, dữ liệu cá nhân, an toàn thông tin và công tác văn thư. Khi cấp trên ban hành hướng dẫn, đơn vị rà soát để điều chỉnh cho phù hợp.
Quy chế có nên yêu cầu ghi chú văn bản nào có AI hỗ trợ soạn thảo không?
Tuỳ cơ quan quyết định. Một số nơi yêu cầu người soạn ghi chú trong phiếu trình để người duyệt biết cần kiểm kỹ phần nào. Dù có ghi hay không, trách nhiệm nội dung vẫn thuộc về người soạn và người ký.
Đơn vị không có cán bộ công nghệ thông tin thì ai làm đầu mối giải đáp?
Có thể giao cho văn phòng, cán bộ văn thư hoặc một lãnh đạo phụ trách. Đầu mối không cần giỏi kỹ thuật, chỉ cần nắm quy chế, trả lời được câu hỏi tài liệu nào được dùng và biết hỏi tiếp ai khi gặp tình huống khó.
Bao lâu thì nên rà soát quy chế dùng AI một lần?
Trong năm đầu nên rà sáu tháng một lần, sau đó hằng năm, và rà ngay khi có quy định mới của pháp luật hoặc cấp trên, khi cơ quan đưa vào dùng công cụ mới, hay khi xảy ra sự cố cho thấy quy chế còn thiếu.
Quy chế có áp dụng cho người lao động hợp đồng và thực tập sinh không?
Nên áp dụng cho mọi người làm việc tại cơ quan và có tiếp xúc với tài liệu, kể cả người lao động hợp đồng, cộng tác viên, thực tập sinh. Họ cần được phổ biến như cán bộ chính thức, nhất là phần phân loại tài liệu.
Có nên cấm cán bộ dùng AI trên điện thoại cá nhân cho công việc không?
Nên quy định rõ loại tài liệu nào tuyệt đối không xử lý trên thiết bị cá nhân, thay vì cấm chung mọi việc. Với tài liệu đã công khai hay câu hỏi chung, việc dùng điện thoại thường không gây rủi ro đáng kể.