Một kế hoạch chuyển đổi số dùng được ở cấp xã hay trường học không bắt đầu từ danh sách phần mềm cần mua, mà từ danh sách những việc đang làm thủ công, tốn thời gian và hay sai. Khi biết rõ việc nào làm đi làm lại, ai làm, mất bao lâu, bạn mới chọn được việc số hoá trước, giao được người và đo được kết quả.
Bài này dành cho người được giao soạn kế hoạch: văn phòng UBND xã, phường, phó hiệu trưởng phụ trách, trưởng phòng hành chính đơn vị sự nghiệp. Thể thức trình bày văn bản kế hoạch thuộc danh mục soạn văn bản hành chính của trang; ở đây bàn phần nội dung: khảo sát, chọn ưu tiên, phân công, tiến độ. Mọi ví dụ đều là ví dụ giả định.
Vì sao nhiều kế hoạch chuyển đổi số nằm trên giấy
Kế hoạch chuyển đổi số ở nhiều đơn vị được viết theo kiểu chép lại khung từ văn bản cấp trên, thay tên đơn vị, rồi liệt kê các mục tiêu chung như "nâng cao tỉ lệ hồ sơ trực tuyến", "100% văn bản điều hành trên môi trường mạng". Văn bản như vậy đúng về hình thức nhưng không trả lời được câu hỏi ai làm gì vào tuần tới. Đến cuối năm, báo cáo kết quả lại phải chép tiếp những câu chung chung.
Nguyên nhân gốc là kế hoạch được viết từ trên xuống, không từ việc thật của đơn vị. Chỉ tiêu cấp trên giao là bắt buộc, kế hoạch phải bám vào đó, nhưng giữa chỉ tiêu và hành động còn một khoảng trống: đơn vị mình đang vướng ở đâu, việc gì làm được bằng công cụ đã có, việc gì cần thêm thiết bị hay đào tạo.
Sau khi sắp xếp chính quyền hai cấp từ giữa năm 2025, nhiều xã, phường mới được hình thành từ việc nhập nhiều đơn vị cũ, quy trình làm việc chưa ổn định, cán bộ đến từ nhiều nơi với thói quen khác nhau. Đây vừa là khó khăn vừa là cơ hội: khi mọi người đều phải làm quen cách làm mới, đó là lúc dễ thống nhất một quy trình số ngay từ đầu hơn là sửa thói quen cũ về sau.
Khảo sát việc thủ công trong hai tuần
Khảo sát không cần phiếu dài. Mỗi bộ phận ghi lại các việc lặp đi lặp lại theo cách dưới đây, trưởng bộ phận tổng hợp.
- Mỗi người ghi trong hai tuần: những việc mình làm từ ba lần trở lên, mỗi việc ghi tên việc, số lần, thời gian ước chừng mỗi lần.
- Đánh dấu việc nào phải nhập lại thông tin đã có ở nơi khác, ví dụ chép số liệu từ sổ sang bảng tính rồi lại chép vào mẫu báo cáo.
- Đánh dấu việc nào hay sai hoặc hay bị trả lại, và sai ở khâu nào.
- Đánh dấu việc nào người dân, phụ huynh, người bệnh phải chờ hoặc phải đi lại nhiều lần.
- Ghi công cụ đang dùng cho việc đó: giấy, bảng tính, phần mềm cấp trên giao, nhóm nhắn tin.
- Trưởng bộ phận gộp các phiếu, loại trùng, giữ lại khoảng mười đến hai mươi việc tiêu biểu nhất.
Có thể dùng AI ở bước gộp phiếu nếu phiếu chỉ chứa tên việc và số giờ, không chứa tên người dân hay nội dung hồ sơ. Câu lệnh ví dụ: "Dưới đây là danh sách việc thủ công do các bộ phận tự ghi, gộp các việc trùng ý, sắp theo tổng thời gian ước tính mỗi tháng, giữ nguyên số liệu người ghi đưa ra." Danh sách sau khi gộp vẫn phải được trưởng bộ phận đọc lại, vì AI có thể gộp nhầm hai việc nghe giống nhau nhưng khác bản chất.
Chấm điểm để chọn việc làm trước
Không đơn vị nào làm được tất cả trong một năm. Một cách chấm đơn giản giúp chọn ra ba đến năm việc ưu tiên mà không sa vào tranh luận cảm tính.
| Tiêu chí | Câu hỏi để chấm | Gợi ý thang |
|---|---|---|
| Tiết kiệm thời gian | Số hoá xong thì mỗi tháng bớt được bao nhiêu giờ công? | 1 ít, 3 trung bình, 5 nhiều |
| Lợi ích cho người dân | Người dân, phụ huynh, người bệnh có bớt chờ, bớt đi lại không? | 1 không đổi, 5 thấy rõ |
| Công cụ đã có sẵn | Làm bằng phần mềm, thiết bị đơn vị đang có được không? | 5 có sẵn, 1 phải xin kinh phí mới |
| Người làm được | Có người đủ kỹ năng và thời gian làm không? | 5 có, 1 chưa có ai |
| Rủi ro dữ liệu | Việc này có đụng dữ liệu cá nhân, tài liệu mật không? | 5 không đụng, 1 đụng nhiều, cần phương án bảo vệ |
Cộng điểm, chọn những việc điểm cao để làm trong sáu tháng đầu. Việc có lợi ích lớn nhưng điểm "công cụ" và "người làm" thấp thì đưa vào nhóm cần đề xuất kinh phí, đào tạo, làm trong giai đoạn sau. Bảng chấm cũng là căn cứ để giải thích với lãnh đạo vì sao chọn việc này trước việc kia.
Viết từng nhiệm vụ sao cho làm được
Một nhiệm vụ, một người chịu trách nhiệm chính. Ghi "văn phòng" hay "các bộ phận" thì không ai thật sự chịu trách nhiệm. Ghi tên chức danh cụ thể, kèm người phối hợp.
Kết quả viết thành thứ đếm được hoặc nhìn thấy được. Thay "đẩy mạnh số hoá hồ sơ" bằng "số hoá xong hồ sơ một cửa năm 2023 và 2024, tra cứu được theo mã hồ sơ". Người kiểm chỉ cần mở máy là biết đã xong hay chưa.
Mốc thời gian theo tháng, không theo năm. Một nhiệm vụ kéo cả năm sẽ được làm vào tháng cuối. Chia thành các mốc nhỏ: tháng thứ nhất làm quy ước, tháng thứ hai làm thử một hộp, tháng thứ ba làm đại trà.
Ghi rõ nguồn lực. Cần thêm máy quét, cần buổi đào tạo, cần thời gian của ai trong tuần. Nhiệm vụ không có nguồn lực là nhiệm vụ chờ người làm thêm giờ không công.
Ghi điều kiện dừng. Nếu sau ba tháng việc thử không đem lại lợi ích như dự tính, đơn vị dừng hoặc điều chỉnh, thay vì tiếp tục cho đủ chỉ tiêu.
Ví dụ giả định: một xã mới chọn ba việc làm trước
Để hình dung, hãy xem một ví dụ giả định. Một xã ở vùng trung du được hình thành từ ba xã cũ. Sau hai tuần khảo sát, văn phòng gộp được mười lăm việc thủ công tiêu biểu. Đứng đầu về thời gian là việc tổng hợp báo cáo tuần từ các bộ phận: mỗi bộ phận gửi một kiểu, qua nhóm nhắn tin, văn phòng chép lại vào mẫu chung mất gần một buổi mỗi tuần. Thứ hai là tra cứu hồ sơ cũ của ba xã cũ khi người dân hỏi: hồ sơ nằm ở ba kho khác nhau, không có danh mục chung. Thứ ba là lịch trực và lịch tiếp công dân thay đổi liên tục nhưng chỉ ghi trên bảng trắng ở hành lang.
Chấm theo năm tiêu chí, xã chọn làm trước việc thứ nhất và thứ ba vì làm được ngay bằng bảng tính dùng chung đã có, không đụng dữ liệu cá nhân nhiều, và lợi ích thấy ngay. Việc thứ hai được chia nhỏ: trước mắt chỉ lập danh mục hồ sơ của ba kho trên một bảng tính, chưa quét; việc quét hàng loạt đưa vào đề xuất kinh phí năm sau. Mỗi việc có một người chịu trách nhiệm chính và một mốc tháng.
Điều đáng chú ý trong ví dụ này là không việc nào cần mua phần mềm mới. Phần lớn lợi ích của giai đoạn đầu đến từ việc thống nhất cách làm trên công cụ sẵn có. Khi đơn vị đã quen làm việc theo một mẫu chung, việc chuyển sang hệ thống chuyên dụng do cấp trên triển khai sau này cũng nhẹ nhàng hơn.
Dùng AI để soạn và rà kế hoạch, không để AI nghĩ hộ
AI trò chuyện có thể giúp ở hai khâu. Khâu thứ nhất là dựng khung: bạn mô tả loại đơn vị, quy mô, các việc ưu tiên đã chọn, yêu cầu AI đề xuất cấu trúc kế hoạch, các cột cho bảng phân công, các câu hỏi bạn chưa trả lời. Khâu thứ hai là rà: dán bản nháp nhiệm vụ đã bỏ tên người, yêu cầu AI chỉ ra nhiệm vụ nào thiếu người chịu trách nhiệm, thiếu mốc, kết quả không đo được.
Câu lệnh ví dụ cho khâu rà: "Dưới đây là mười nhiệm vụ trong kế hoạch chuyển đổi số của một trường trung học cơ sở, ví dụ giả định. Với mỗi nhiệm vụ, chỉ ra nếu thiếu người chịu trách nhiệm, thiếu mốc theo tháng hoặc kết quả không kiểm được. Không viết thêm nhiệm vụ mới." Câu cuối quan trọng, vì nếu không dặn, AI thường thêm vào nhiều mục tiêu nghe hay nhưng không gắn với thực tế đơn vị.
Những gì không nên giao cho AI: quyết định chọn việc nào ưu tiên, viết phần đánh giá thực trạng thay cho khảo sát thật, hay trích các chỉ tiêu của cấp trên từ trí nhớ của nó. Chỉ tiêu phải lấy từ văn bản cấp trên đang có hiệu lực, đọc trực tiếp. Và không dán vào công cụ AI công cộng các tài liệu nội bộ chưa công bố, danh sách cán bộ kèm nhận xét, hay thông tin hạ tầng mạng của cơ quan.
Theo dõi kế hoạch sau khi ban hành
Kế hoạch tốt mà không ai nhìn lại thì cũng như không có. Một vài thói quen nhẹ nhàng giúp kế hoạch sống được cả năm:
- Một bảng theo dõi chung, mỗi nhiệm vụ một dòng, cột trạng thái chỉ có ba giá trị: chưa bắt đầu, đang làm, đã xong.
- Mười phút trong giao ban hằng tháng để điểm qua các dòng đang chậm, không cần báo cáo dài.
- Người chịu trách nhiệm tự cập nhật trạng thái, không để văn phòng đi hỏi từng người.
- Khi một nhiệm vụ đổi hướng, sửa ngay trong bảng và ghi lý do, để báo cáo cuối năm không phải dựng lại từ trí nhớ.
- Sau sáu tháng, chấm lại bảng ưu tiên với những việc mới phát sinh, nhất là khi cấp trên triển khai hệ thống dùng chung mới.
Khi đến kỳ báo cáo, bảng theo dõi này là nguồn số liệu thật. Cách đo hiệu quả chuyển đổi số bằng chỉ số có ý nghĩa, không chỉ đếm phần mềm đã triển khai, có bài riêng trong cùng danh mục.
Câu hỏi thường gặp
Kế hoạch chuyển đổi số của đơn vị có cần bám chỉ tiêu cấp trên không?
Có. Chỉ tiêu cấp trên giao là phần bắt buộc. Nhưng kế hoạch của đơn vị cần thêm phần biến chỉ tiêu thành việc cụ thể, có người làm, có mốc tháng, dựa trên khảo sát việc thủ công thật của chính đơn vị.
Đơn vị nhỏ không có cán bộ công nghệ thông tin thì lập kế hoạch thế nào?
Vẫn lập được, vì phần lớn kế hoạch là việc tổ chức chứ không phải kỹ thuật. Chọn những việc làm được bằng công cụ đã có, đề xuất cấp trên hỗ trợ kỹ thuật cho phần vượt khả năng, và giao một người làm đầu mối theo dõi.
Có nên dùng AI để viết toàn bộ kế hoạch không?
Không nên. AI giúp dựng khung và rà lỗi thiếu người, thiếu mốc, nhưng không biết thực trạng đơn vị bạn. Phần thực trạng, ưu tiên và chỉ tiêu phải lấy từ khảo sát thật và văn bản cấp trên. Không đưa tài liệu nội bộ chưa công bố vào AI công cộng.
Bao lâu thì nên xem lại kế hoạch?
Nên điểm qua hằng tháng trong giao ban, chỉ những nhiệm vụ đang chậm. Sau sáu tháng chấm lại thứ tự ưu tiên, nhất là khi có hệ thống dùng chung mới từ cấp trên hoặc khi đơn vị thay đổi tổ chức.
Sau sắp xếp đơn vị, các xã mới nên làm gì đầu tiên?
Nên thống nhất ngay những quy trình dùng chung hằng ngày như tiếp nhận văn bản, lưu hồ sơ, đặt tên tệp, trước khi mỗi bộ phận tự hình thành thói quen riêng. Việc này rẻ và dễ hơn nhiều so với sửa về sau.
Làm sao biết một việc có nên số hoá không?
Chấm theo năm tiêu chí: thời gian tiết kiệm, lợi ích cho người dân, công cụ có sẵn, người làm được và rủi ro dữ liệu. Việc lặp lại nhiều, đang có công cụ và ít rủi ro nên làm trước.