Khi nhận văn bản điện tử qua hệ thống quản lý văn bản, văn thư cần kiểm tra bốn điểm trước khi đăng ký: văn bản đến từ đúng nơi gửi, chữ ký số của người có thẩm quyền và của cơ quan hợp lệ, nội dung còn nguyên vẹn sau khi ký, và đủ tệp, đủ phụ lục. Theo nguyên lý của quy định hiện hành về công tác văn thư, văn bản điện tử đến phải được kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn; văn bản không đáp ứng thì trả lại nơi gửi.
Bài viết viết theo hướng nghiệp vụ văn thư, không đi vào kỹ thuật mã hoá hay hạ tầng chứng thư số; chuyện định danh, chữ ký số cá nhân phía người dân có ở trang AI Định Danh, còn hạ tầng hệ thống ở danh mục chuyển đổi số của trang này. Cách hiển thị, nút bấm cụ thể phụ thuộc hệ thống từng nơi, nên đọc kèm hướng dẫn sử dụng của cơ quan bạn.
Văn bản điện tử khác văn bản giấy ở khâu tiếp nhận thế nào
Với văn bản giấy, văn thư nhìn bì, nhìn dấu, nhìn chữ ký là có cảm nhận văn bản thật hay giả. Với văn bản điện tử, những dấu hiệu đó chuyển thành thông tin kỹ thuật: hệ thống gửi là hệ thống nào, chữ ký số thuộc về ai, chứng thư số có còn hiệu lực vào thời điểm ký không, tệp có bị sửa sau khi ký không. Hình ảnh con dấu và chữ ký hiển thị trên tệp chỉ là phần nhìn; giá trị nằm ở chữ ký số đi kèm, và chính phần nhìn lại là thứ dễ làm giả nhất.
Vì vậy nguyên tắc đầu tiên là không đánh giá văn bản điện tử bằng mắt. Một tệp có đủ quốc hiệu, con dấu đỏ, chữ ký nhưng không có chữ ký số hợp lệ, hoặc được chuyển đến qua đường không chính thức, chưa phải là văn bản điện tử có giá trị pháp lý như bản gốc. Ngược lại, một văn bản ký số hợp lệ đến qua hệ thống liên thông thì có giá trị như bản gốc, theo quy định về giao dịch điện tử và công tác văn thư hiện hành, mà không cần bản giấy kèm theo.
Điểm thuận lợi là phần lớn việc kiểm tra kỹ thuật đã được hệ thống làm tự động, hiển thị kết quả cho văn thư. Việc của văn thư là đọc đúng kết quả đó và biết xử lý khi kết quả báo có vấn đề.
Bốn điểm kiểm tra và dấu hiệu có vấn đề
Bảng dưới tóm tắt bốn điểm kiểm tra cơ bản. Cách hiển thị trên từng hệ thống khác nhau; nếu không chắc hệ thống của mình báo thế nào, hãy hỏi bộ phận quản trị hệ thống của cơ quan và ghi lại cho lần sau.
| Điểm kiểm tra | Hỏi gì | Dấu hiệu có vấn đề |
|---|---|---|
| Nguồn gửi | Văn bản đến từ cơ quan nào, qua kênh chính thức nào | Đến qua thư điện tử lạ, tin nhắn, hoặc tên cơ quan gửi trên hệ thống không khớp với cơ quan ban hành ghi trên văn bản |
| Chữ ký số người có thẩm quyền | Ai ký, chứng thư còn hiệu lực lúc ký không | Hệ thống báo chữ ký không hợp lệ, không xác định được người ký, hoặc người ký không phải người ghi ở phần chữ ký |
| Chữ ký số của cơ quan | Có chữ ký số cơ quan ban hành không | Thiếu chữ ký số cơ quan với loại văn bản quy định phải có |
| Toàn vẹn, đầy đủ | Nội dung có bị sửa sau ký, tệp có mở được, đủ phụ lục không | Báo tệp đã thay đổi sau khi ký, tệp lỗi, phụ lục nêu trong văn bản nhưng không đính kèm |
Khi một điểm có vấn đề, đừng tự sửa, đừng tự tải tệp về rồi "ký lại" hay ghép thêm phụ lục từ nguồn khác. Việc đó làm mất dấu vết và có thể tạo ra một văn bản không ai ban hành.
Văn bản không hợp lệ: trả lại đúng cách
Theo nguyên lý chung, văn bản điện tử không đáp ứng yêu cầu về tính xác thực, toàn vẹn thì văn thư trả lại nơi gửi. Cách làm cụ thể:
- Dùng chức năng trả lại trên hệ thống, ghi rõ lý do: chữ ký số không hợp lệ, thiếu phụ lục, tệp không mở được, gửi nhầm nơi nhận.
- Với văn bản có mức độ khẩn, gọi điện báo văn thư nơi gửi ngay để họ xử lý và gửi lại sớm, không chờ họ đọc thông báo trả lại.
- Không đăng ký văn bản không hợp lệ thành văn bản đến chính thức. Nếu quy chế cơ quan yêu cầu ghi nhận, ghi vào phần theo dõi riêng là đã nhận và đã trả lại, lý do gì.
- Khi nơi gửi gửi lại văn bản đã khắc phục, xử lý như văn bản đến mới và ghi chú liên hệ với lần trả lại trước.
- Nếu lỗi lặp lại nhiều lần với cùng một nơi gửi, báo người phụ trách để trao đổi giữa hai cơ quan về nguyên nhân kỹ thuật.
Trả lại văn bản không phải là làm khó cơ quan gửi. Đó là cách bảo vệ cả hai bên: bên gửi biết văn bản của họ chưa đến được đích một cách hợp lệ, bên nhận không xử lý một văn bản có thể bị tranh cãi về giá trị.
Văn bản đến qua tin nhắn, thư điện tử, ảnh chụp
Không phải văn bản đến chính thức. Ảnh chụp văn bản gửi qua ứng dụng nhắn tin, tệp gửi vào thư điện tử cá nhân của cán bộ, hay đường dẫn tải về từ nhóm chat không phải là văn bản đến theo kênh chính thức. Chúng có thể hữu ích để biết trước nội dung, nhưng không thay được văn bản đến qua hệ thống hoặc qua văn thư.
Làm gì khi nhận được. Nếu cần xử lý gấp, báo lãnh đạo và văn thư, đồng thời liên hệ nơi gửi đề nghị gửi qua kênh chính thức. Khi văn bản chính thức đến, đăng ký và xử lý theo quy trình bình thường.
Rủi ro giả mạo. Văn bản giả mạo cơ quan nhà nước, kèm con dấu, chữ ký hình ảnh, thường lan qua kênh không chính thức. Nhận văn bản yêu cầu chuyển tiền, cung cấp danh sách cá nhân, cài phần mềm, bấm đường dẫn lạ thì phải đặc biệt cảnh giác, xác minh với cơ quan gửi qua số liên lạc chính thức đã biết, không qua thông tin ghi trong chính văn bản nghi vấn.
Không chuyển tiếp văn bản nội bộ ra ứng dụng cá nhân. Chiều ngược lại cũng quan trọng: văn bản đến của cơ quan không nên được chụp lại gửi vào nhóm nhắn tin cá nhân cho tiện. Đó là cách tài liệu cơ quan ra khỏi tầm kiểm soát.
Bản điện tử và bản giấy của cùng một văn bản
Trong giai đoạn chuyển đổi, nhiều cơ quan vẫn nhận cả bản điện tử và bản giấy của cùng một văn bản, do bên gửi gửi song song. Nếu không có quy ước, văn thư dễ cấp hai số đến cho một văn bản. Cách làm phổ biến là văn bản nào đến trước thì đăng ký, bản đến sau chỉ ghi chú bổ sung vào bản đăng ký đã có, không cấp số mới. Số đến được lấy thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử theo nguyên lý của quy định hiện hành.
Câu hỏi hay gặp là khi đã có văn bản điện tử ký số hợp lệ, có cần chờ bản giấy mới xử lý không. Theo nguyên lý chung, văn bản điện tử hợp lệ có giá trị như bản gốc, nên không cần chờ. Một số loại văn bản, một số trường hợp có thể có quy định riêng; khi nghi ngờ, hỏi bộ phận pháp chế hoặc văn phòng.
Ngược lại, văn bản giấy đến có cần số hoá để xử lý trên hệ thống không là chuyện phụ thuộc quy chế từng cơ quan và hướng dẫn hiện hành. Nhiều nơi số hoá văn bản giấy đến để chuyển xử lý trên hệ thống, trừ văn bản mật và một số loại theo quy định riêng. Bản số hoá dùng để xử lý; bản giấy vẫn được quản lý theo quy định.
Vào sổ văn bản điện tử: thông tin nào hệ thống lấy sẵn, thông tin nào phải tự kiểm
Khi văn bản đến qua trục liên thông, nhiều hệ thống tự điền sẵn các trường đăng ký từ dữ liệu đi kèm văn bản: cơ quan ban hành, số ký hiệu, ngày tháng, trích yếu. Điều này tiết kiệm thời gian, nhưng dữ liệu tự điền chỉ đúng khi bên gửi nhập đúng. Văn thư nên đối chiếu nhanh các trường này với chính nội dung tệp văn bản trước khi xác nhận đăng ký, nhất là số ký hiệu và ngày tháng, vì đây là hai trường người khác dùng để tra cứu và trích dẫn về sau.
Trích yếu tự điền thường là trích yếu bên gửi đặt, có khi rất chung như "V/v triển khai thực hiện". Nếu quy chế cho phép, văn thư bổ sung từ khoá trong phần ghi chú để người trong cơ quan tìm được. Mức độ khẩn cũng cần được kiểm lại: có trường hợp văn bản ghi Hoả tốc trên tệp nhưng dữ liệu đi kèm không đánh dấu, khiến văn bản nằm lẫn trong danh sách thường.
Cuối cùng là tệp đính kèm. Văn bản có phụ lục là bảng tính, biểu mẫu để điền thì văn thư mở thử từng tệp, xác nhận mở được và đúng nội dung nêu trong văn bản. Phát hiện thiếu hoặc lỗi lúc này thì trả lại hoặc liên hệ nơi gửi ngay, như với văn bản giấy thiếu phụ lục.
AI hỗ trợ ở khâu nào, và tuyệt đối không ở khâu nào
Khâu kiểm tra chữ ký số và tính toàn vẹn là việc của hệ thống và của văn thư, AI không thay được. AI có ích ở những việc xung quanh, luôn với công cụ cơ quan cho phép và không đưa văn bản mật, hồ sơ công dân, dữ liệu cá nhân vào AI công cộng:
- Soạn sẵn mẫu lý do trả lại văn bản ngắn gọn, lịch sự cho các trường hợp hay gặp, để văn thư chọn và điền nhanh.
- Viết hướng dẫn nội bộ một trang "đọc kết quả kiểm tra chữ ký số trên hệ thống của cơ quan" từ ghi chép của văn thư và hướng dẫn sử dụng hệ thống.
- Soạn thông báo nhắc cán bộ không chụp văn bản gửi vào nhóm nhắn tin cá nhân, giọng nhẹ nhàng, có lý do.
- Không dùng AI để "kiểm tra" văn bản có thật hay giả bằng cách dán ảnh chụp văn bản vào chatbot. AI không xác minh được chữ ký số và có thể trả lời chắc chắn một điều sai. Xác minh qua hệ thống và qua liên hệ chính thức với cơ quan gửi.
Câu lệnh mẫu cho mẫu lý do trả lại: "Soạn năm câu ngắn, giọng hành chính lịch sự, dùng làm lý do trả lại văn bản điện tử cho các trường hợp: chữ ký số không hợp lệ, thiếu phụ lục, tệp không mở được, gửi nhầm nơi nhận, thiếu chữ ký số của cơ quan. Mỗi câu không quá 30 chữ, có đề nghị gửi lại." Đọc lại, chỉnh theo cách nói quen của cơ quan rồi lưu làm mẫu.
Câu hỏi thường gặp
Văn bản điện tử có hình con dấu đỏ thì có phải văn bản hợp lệ không?
Chưa chắc. Hình ảnh con dấu và chữ ký chỉ là phần hiển thị; giá trị nằm ở chữ ký số hợp lệ và văn bản đến qua kênh chính thức. Văn thư kiểm tra qua kết quả của hệ thống, không đánh giá bằng mắt.
Văn bản điện tử có chữ ký số không hợp lệ thì làm gì?
Trả lại nơi gửi qua chức năng của hệ thống, ghi rõ lý do. Văn bản khẩn thì gọi điện báo văn thư nơi gửi ngay. Không đăng ký văn bản không hợp lệ thành văn bản đến chính thức và không tự sửa tệp.
Nhận văn bản qua ứng dụng nhắn tin thì có được xử lý luôn không?
Đó không phải văn bản đến chính thức. Có thể dùng để biết trước nội dung và chuẩn bị, nhưng phải đề nghị nơi gửi gửi qua kênh chính thức, rồi đăng ký và xử lý theo quy trình. Cảnh giác với văn bản giả mạo lan qua kênh này.
Đã có bản điện tử ký số rồi, bản giấy đến sau thì vào sổ thế nào?
Không cấp số đến mới. Ghi chú vào bản đăng ký đã có rằng đã nhận thêm bản giấy, ngày nào. Số đến thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.
Có thể dán ảnh văn bản vào AI để hỏi văn bản thật hay giả không?
Không nên. AI không xác minh được chữ ký số, có thể trả lời sai mà nghe chắc chắn, và việc dán văn bản vào AI công cộng còn có thể làm lộ thông tin. Xác minh qua hệ thống và liên hệ chính thức với cơ quan gửi.
Văn bản điện tử hợp lệ có cần in ra để xử lý không?
Theo nguyên lý chung, văn bản điện tử ký số hợp lệ có giá trị như bản gốc và có thể xử lý trên hệ thống mà không cần in. Việc in để làm việc thuận tiện tuỳ quy chế cơ quan, bản in không thay bản gốc điện tử.