AI tóm tắt công văn dài khá tốt, với điều kiện văn bản đó được phép đưa vào công cụ bạn đang dùng, và bạn tự đối chiếu lại mọi mốc thời hạn, con số, đối tượng với bản gốc. Hai điều kiện này không phải thủ tục cho có: một văn bản mật dán nhầm vào chatbot công cộng là sự cố thật, còn một hạn báo cáo bị AI đọc sai từ ngày 15 thành ngày 25 là chuyện chậm việc thật.
Bài viết dành cho văn thư và chuyên viên hằng ngày phải đọc kế hoạch, hướng dẫn dài hai ba chục trang từ cấp trên, cần biết nhanh văn bản yêu cầu cơ quan mình làm gì, đến khi nào. Nội dung gồm cách phân loại văn bản trước khi dùng AI, cách che thông tin, câu lệnh mẫu và cách kiểm kết quả.
Bước 0: văn bản này có được đưa vào AI không
Trước khi nghĩ đến câu lệnh, câu hỏi đầu tiên là văn bản có được phép đưa vào công cụ AI hay không. Cơ quan bạn có thể đã có quy chế về dùng AI; nếu có, quy chế đó đi trước mọi gợi ý trong bài. Nếu chưa có, bảng dưới là cách phân loại an toàn, theo hướng thận trọng.
| Loại văn bản | Ví dụ | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Đã công khai | Văn bản quy phạm pháp luật đã đăng công báo, kế hoạch đã đăng trên cổng thông tin, hướng dẫn chung gửi nhiều nơi | Được dùng công cụ AI cơ quan cho phép |
| Nội bộ, không mật, không có dữ liệu cá nhân | Kế hoạch công tác của sở gửi các phòng, công văn đề nghị báo cáo số liệu tổng hợp | Chỉ dùng sau khi che tên người, số điện thoại, số liệu chưa công bố; ưu tiên công cụ do cơ quan cấp |
| Có thông tin công dân hoặc cán bộ cụ thể | Đơn thư, hồ sơ giải quyết thủ tục, danh sách cán bộ kèm thông tin cá nhân | Không đưa vào AI công cộng |
| Văn bản mật | Văn bản có dấu chỉ độ mật | Tuyệt đối không đưa vào bất kỳ công cụ AI nào không được cấp có thẩm quyền cho phép |
Nếu phân vân văn bản thuộc nhóm nào, hãy coi nó thuộc nhóm thận trọng hơn. Tóm tắt bằng tay một văn bản mất thêm mười lăm phút, còn xử lý hậu quả một lần dán nhầm thì không tính được bằng phút. Chuyên đề an toàn tài liệu khi dùng AI có danh mục riêng trên trang.
Che thông tin trước khi dán: làm gì cụ thể
Với văn bản thuộc nhóm thứ hai, bạn chỉ dán phần cần tóm tắt và che những thông tin không cần cho việc tóm tắt. Cách làm thực tế:
- Bỏ phần nơi nhận, chữ ký, tên người ký và tên cán bộ đầu mối liên hệ. Những phần này không cần để hiểu nội dung.
- Thay tên người, số điện thoại, địa chỉ thư điện tử trong thân văn bản bằng ký hiệu như "cán bộ A", "đầu mối B".
- Số liệu chưa công bố (chỉ tiêu nội bộ, số liệu đang tổng hợp) thay bằng ký hiệu hoặc bỏ hẳn nếu không cần cho yêu cầu tóm tắt.
- Phụ lục danh sách cá nhân, danh sách hộ, danh sách đơn vị kèm số liệu riêng thì không dán; chỉ dán phần thân văn bản.
- Đọc lại đoạn đã che một lượt và tự hỏi: người ngoài đọc đoạn này có đoán ra được người cụ thể nào không. Nếu có, che thêm hoặc dừng.
Một mẹo nhỏ: làm việc che trên bản sao trong trình soạn thảo, không sửa trực tiếp trên tệp gốc nhận từ hệ thống. Tệp gốc là văn bản của cơ quan, phải giữ nguyên vẹn để lưu vào hồ sơ.
Câu lệnh mẫu: tóm tắt để biết văn bản yêu cầu gì
Một bản tóm tắt chung chung kiểu "văn bản hướng dẫn triển khai công tác X năm nay" gần như vô dụng với người phải làm việc. Thứ bạn cần là câu trả lời cho ba câu hỏi: văn bản yêu cầu ai làm gì, làm đến khi nào, và nộp kết quả cho ai bằng hình thức nào. Vì vậy câu lệnh nên hỏi đúng ba câu đó, và buộc AI chỉ lấy thông tin có trong văn bản.
Câu lệnh mẫu, dùng sau khi đã che thông tin: "Dưới đây là nội dung một văn bản hành chính gửi cơ quan cấp xã. Hãy tóm tắt trong không quá 150 chữ, theo ba ý: (1) văn bản yêu cầu cơ quan nhận làm những việc gì; (2) thời hạn của từng việc, ghi nguyên văn ngày tháng như trong văn bản; (3) kết quả gửi cho ai, bằng hình thức nào. Chỉ dùng thông tin có trong văn bản. Chỗ nào văn bản không nói rõ thì ghi 'văn bản không nêu', không suy đoán."
Yêu cầu ghi nguyên văn ngày tháng là chi tiết quan trọng. Khi để AI tự diễn đạt, nó có thể đổi "trước ngày 20" thành "đến ngày 20" hoặc gộp hai mốc khác nhau thành một, và chính những sai lệch nhỏ như vậy làm chậm việc. Câu "không suy đoán" cũng cần thiết, vì AI có xu hướng điền vào chỗ trống bằng điều nghe hợp lý, chẳng hạn tự thêm một thời hạn mà văn bản không hề có.
Câu lệnh mẫu: tách nhiệm vụ thành danh sách việc
Kế hoạch dài của cấp trên thường giao việc cho nhiều đối tượng trong cùng một văn bản: phần cho sở ngành, phần cho cấp xã, phần cho đơn vị sự nghiệp. Bạn chỉ cần phần của cơ quan mình, nhưng phần đó lại rải ở nhiều mục. Đây là việc AI làm nhanh hơn người đọc tuần tự.
Câu lệnh mẫu: "Văn bản dưới đây giao nhiệm vụ cho nhiều cơ quan. Hãy lập bảng các nhiệm vụ giao cho đối tượng là Ủy ban nhân dân cấp xã, gồm các cột: số thứ tự, nội dung nhiệm vụ, thời hạn (ghi nguyên văn), sản phẩm phải nộp, mục hoặc khoản của văn bản có nhiệm vụ đó. Không đưa vào nhiệm vụ của đối tượng khác. Nếu một nhiệm vụ giao chung cho nhiều đối tượng trong đó có cấp xã thì vẫn đưa vào và ghi chú 'giao chung'."
Cột "mục hoặc khoản của văn bản" là chìa khoá để đối chiếu: với mỗi dòng trong bảng, bạn mở đúng mục đó trong bản gốc và đọc lại. Nếu AI không chỉ ra được vị trí trong văn bản cho một nhiệm vụ, nhiều khả năng nhiệm vụ đó do nó tự diễn giải, cần xem kỹ. Bảng này sau khi đối chiếu có thể dùng làm căn cứ đề xuất phân công trong phiếu trình, hoặc đưa vào bảng theo dõi hạn của đơn vị.
Đối chiếu kết quả: năm điểm phải tự kiểm
AI đọc nhanh nhưng không chịu trách nhiệm. Người trình tóm tắt cho lãnh đạo mới là người chịu trách nhiệm, nên trước khi dùng bản tóm tắt vào việc gì, bạn kiểm theo thứ tự sau:
- Thời hạn. Đối chiếu từng mốc ngày với bản gốc, kể cả cách nói "trước ngày", "chậm nhất ngày", "định kỳ hằng tháng". Đây là chỗ sai gây hậu quả lớn nhất.
- Đối tượng. Kiểm nhiệm vụ đúng là giao cho cơ quan mình, không phải cho cơ quan cùng cấp khác hay cho cấp trên.
- Con số. Chỉ tiêu, tỷ lệ, số lượng trong bản tóm tắt phải trùng khớp với bản gốc, không làm tròn.
- Phần bị bỏ sót. Lướt lại các mục của văn bản gốc, xem có mục nào có chữ "đề nghị", "yêu cầu", "báo cáo" mà không xuất hiện trong bản tóm tắt.
- Căn cứ pháp lý. Nếu bản tóm tắt nhắc đến số hiệu văn bản khác, kiểm lại số hiệu đó có thật sự xuất hiện trong văn bản gốc; AI có thể ghi nhầm hoặc tự thêm.
Với văn bản rất dài, nên tóm tắt từng phần rồi tự ghép, thay vì dán cả văn bản một lần. Công cụ có giới hạn độ dài đầu vào, và khi văn bản bị cắt mà không báo, phần cuối, nơi thường có điều khoản thi hành và thời hạn, sẽ biến mất khỏi bản tóm tắt.
Dùng bản tóm tắt vào phiếu trình lãnh đạo
Văn thư và chuyên viên thường dùng bản tóm tắt để trình lãnh đạo cho ý kiến phân phối hoặc để đề xuất cách xử lý. Một phiếu trình gọn nên có: trích yếu văn bản, tóm tắt nội dung yêu cầu trong ba đến năm dòng, thời hạn quan trọng nhất, đề xuất đơn vị chủ trì và phối hợp, và đề xuất hướng xử lý nếu có. Lãnh đạo đọc phiếu trình hai phút là đủ để quyết, thay vì phải đọc hết hai mươi trang.
Phần đề xuất đơn vị chủ trì là nơi AI có thể gợi ý, nếu bạn đưa vào bảng chức năng nhiệm vụ của các phòng ban (bản không có tên người). Câu lệnh kiểu: "Dựa vào bảng phân công chức năng dưới đây, nhiệm vụ nào trong danh sách thuộc phòng nào, giải thích ngắn căn cứ." Gợi ý này chỉ để bạn tham khảo; đề xuất cuối cùng ghi trong phiếu trình là đề xuất của bạn, và quyết định là của người có thẩm quyền.
Không nên ghi vào phiếu trình rằng nội dung do AI tóm tắt như một cách đẩy trách nhiệm. Bạn đã đối chiếu thì bạn chịu trách nhiệm về bản tóm tắt; nếu chưa kịp đối chiếu phần nào, ghi rõ phần đó cần xem thêm. Cách làm minh bạch như vậy giúp lãnh đạo tin bản tóm tắt của bạn lâu dài, dù bạn dùng công cụ gì để soạn.
Những việc không nên giao cho AI dù tiện
Quyết định văn bản có phải giải quyết hay chỉ để biết. Đây là nhận định nghiệp vụ, cần hiểu bối cảnh của cơ quan mà AI không có. AI có thể kết luận văn bản "chỉ mang tính thông báo" trong khi một đoạn ở cuối lại yêu cầu báo cáo kết quả.
Diễn giải quy định để áp dụng cho vụ việc cụ thể. Tóm tắt nội dung thì được, nhưng áp quy định vào hồ sơ của một công dân hay một đơn vị cụ thể là việc của người có thẩm quyền, theo pháp luật chuyên ngành. Câu trả lời của AI về cách áp dụng có thể nghe chắc chắn mà sai.
Tóm tắt văn bản đến từ trên điện thoại cá nhân. Chụp văn bản rồi gửi vào ứng dụng AI trên điện thoại riêng là cách dữ liệu cơ quan rời khỏi cơ quan nhanh nhất. Nếu cần dùng AI, dùng trên máy và tài khoản cơ quan cho phép.
Tự động hoá toàn bộ khâu phân phối. Việc AI tự đọc văn bản đến rồi tự giao cho phòng ban, không người duyệt, đi ngược nguyên tắc văn bản đến phải được người có thẩm quyền cho ý kiến. Nếu cơ quan muốn thử nghiệm tự động hoá, việc đó cần được phê duyệt chính thức và có người kiểm ở mỗi bước.
Câu hỏi thường gặp
Có được dán công văn của cấp trên vào chatbot để tóm tắt không?
Chỉ khi văn bản đã công khai hoặc không mật, không chứa dữ liệu cá nhân, và cơ quan cho phép dùng công cụ đó. Văn bản mật, đơn thư, hồ sơ công dân thì không đưa vào AI công cộng. Nếu cơ quan có quy chế về dùng AI, làm theo quy chế.
Làm sao để AI không đọc sai thời hạn trong văn bản?
Yêu cầu AI ghi nguyên văn ngày tháng như trong văn bản và chỉ ra mục, khoản chứa thời hạn đó. Sau đó bạn tự đối chiếu từng mốc với bản gốc. Không dùng bản tóm tắt để đặt hạn khi chưa đối chiếu.
Văn bản dài sáu chục trang thì tóm tắt thế nào cho đủ?
Chia văn bản theo phần hoặc chương, tóm tắt từng phần với cùng một câu lệnh, rồi tự ghép thành bản tổng. Cách này tránh việc công cụ cắt bớt phần cuối mà không báo, vì phần cuối thường chứa điều khoản thi hành và thời hạn.
Có cần ghi chú trong phiếu trình là đã dùng AI không?
Tuỳ quy chế của cơ quan. Điều quan trọng hơn là người trình đã đối chiếu và chịu trách nhiệm về nội dung. Phần nào chưa đối chiếu kịp thì ghi rõ để lãnh đạo biết, thay vì dựa vào việc đã dùng AI.
Che thông tin trước khi dán vào AI gồm những gì?
Bỏ phần nơi nhận và chữ ký, thay tên người, số điện thoại, địa chỉ thư bằng ký hiệu, bỏ số liệu chưa công bố và các phụ lục danh sách cá nhân. Đọc lại xem người ngoài có đoán ra người cụ thể nào không trước khi dán.
AI có thể đề xuất phòng nào chủ trì xử lý văn bản không?
Có thể gợi ý nếu bạn đưa bảng chức năng nhiệm vụ các phòng ban không kèm tên người. Gợi ý chỉ để tham khảo; đề xuất trong phiếu trình là của người trình, còn quyết định giao việc thuộc người có thẩm quyền.