Phối hợp giữa các phòng ban trong cơ quan chạy được khi ngay từ đầu có ba điều rõ ràng: ai chủ trì, ai phối hợp làm phần gì, và hạn của từng phần là khi nào. Phần lớn các vụ "đùn đẩy" không xuất phát từ người lười, mà từ việc giao chung chung kiểu "các phòng phối hợp thực hiện", để rồi mỗi phòng nghĩ phần chính thuộc về phòng kia.
Bài này dành cho chuyên viên được giao chủ trì một việc cần nhiều phòng tham gia, và cho người ở phòng phối hợp muốn làm đúng phần mình mà không bị kéo vào quá nhiều. Bạn sẽ có cách đọc văn bản giao việc, lập bảng phân việc một trang, gửi đề nghị phối hợp, nhắc việc mà không gây khó chịu, xử lý khi một phòng chậm, và dùng AI hỗ trợ khâu tổng hợp ý kiến. Tên phòng ban trong bài là ví dụ giả định.
Vì sao phối hợp hay tắc
Trong quy chế làm việc của nhiều cơ quan có phân biệt đơn vị chủ trì và đơn vị phối hợp. Đơn vị chủ trì chịu trách nhiệm chính về kết quả, tổ chức, tổng hợp; đơn vị phối hợp chịu trách nhiệm về phần nội dung thuộc chức năng của mình, đúng hạn. Khi văn bản giao việc ghi rõ như vậy, phối hợp thường suôn sẻ. Khi văn bản chỉ ghi "các phòng liên quan phối hợp", mọi chuyện bắt đầu mơ hồ.
Nguyên nhân thứ hai là ưu tiên khác nhau. Việc mà bạn chủ trì là việc quan trọng nhất trong tuần của bạn, nhưng với phòng phối hợp, đó chỉ là một trong nhiều việc, thường xếp sau việc của chính họ. Nếu đề nghị phối hợp không nói rõ cần gì, hạn nào, họ sẽ xếp nó xuống cuối.
Nguyên nhân thứ ba là thiếu một kênh theo dõi chung. Mỗi phòng nắm một phần, không ai nhìn thấy toàn bộ, nên đến sát hạn mới phát hiện còn thiếu. Ba nguyên nhân này đều xử lý được bằng giấy tờ rõ ràng và thói quen giao tiếp đúng lúc, không cần đến quyền lực.
Khi bạn chủ trì: sáu bước từ nhận việc đến tổng hợp
Các bước dưới đây áp dụng được cho việc vừa và lớn như xây dựng kế hoạch, báo cáo chuyên đề, chuẩn bị đợt kiểm tra.
- Đọc kỹ văn bản giao việc. Xác định ai chủ trì, phòng nào được nêu tên phối hợp, hạn cuối, sản phẩm cuối cùng là gì. Nếu không rõ, xin ý kiến lãnh đạo ngay, đừng đoán.
- Chia sản phẩm thành phần việc. Ví dụ giả định báo cáo chuyên đề gồm năm phần: tình hình chung, số liệu tài chính, số liệu nhân sự, khó khăn, đề xuất. Mỗi phần gắn với một phòng có chức năng phù hợp.
- Lập bảng phân việc một trang. Các cột: phần việc, phòng thực hiện, đầu mối (tên người), sản phẩm cần gửi, hạn gửi. Hạn phối hợp đặt sớm hơn hạn cuối vài ngày để có thời gian tổng hợp.
- Gửi đề nghị phối hợp đúng kênh. Với việc chính thức, gửi văn bản hoặc phiếu đề nghị qua hệ thống của cơ quan, kèm bảng phân việc và mẫu biểu nếu có. Đồng thời gọi điện hoặc gặp trực tiếp đầu mối để giải thích.
- Nhắc việc theo mốc. Nhắc trước hạn một đến hai ngày, nhắc ngắn, cụ thể. Ghi tình trạng từng phần vào bảng.
- Tổng hợp và gửi lại. Khi đã ghép, gửi bản tổng hợp cho các phòng phối hợp xem lại phần của mình trước khi trình lãnh đạo. Bước này tránh chuyện phòng phối hợp phát hiện số liệu của họ bị sửa sai sau khi đã trình.
Bảng phân việc là công cụ quan trọng nhất. Nó biến "các phòng phối hợp" thành tên người, việc cụ thể và ngày cụ thể.
Bảng phân việc mẫu (ví dụ giả định)
Dưới đây là ví dụ giả định cho một báo cáo chuyên đề về công tác cải cách hành chính của một sở, do Văn phòng chủ trì. Tên người và ngày là minh hoạ.
| Phần việc | Phòng thực hiện | Đầu mối | Sản phẩm | Hạn |
|---|---|---|---|---|
| Tình hình chung và kết quả nổi bật | Văn phòng (chủ trì) | Chị Mai | Phần mở đầu, khung báo cáo | Ngày 10 |
| Số liệu thủ tục hành chính đã giải quyết | Bộ phận một cửa | Anh Tuấn | Bảng số liệu theo mẫu | Ngày 8 |
| Kinh phí thực hiện | Phòng Kế hoạch tài chính | Chị Hoa | Bảng kinh phí, ghi chú | Ngày 8 |
| Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ | Phòng Tổ chức | Anh Nam | Đoạn mô tả và số liệu | Ngày 8 |
| Khó khăn, đề xuất | Các phòng, Văn phòng tổng hợp | Từng trưởng phòng | Ba đến năm ý mỗi phòng | Ngày 9 |
Hạn của các phòng phối hợp là ngày 8, Văn phòng có hai ngày để ghép, kiểm số và gửi lại cho các phòng xem trước khi trình vào ngày 12. Nếu đặt hạn phối hợp trùng hạn cuối, mọi trục trặc nhỏ đều thành trễ hạn.
Khi bạn là phòng phối hợp: làm đúng phần, đúng hạn
Xác nhận đã nhận và hỏi lại ngay nếu chưa rõ. Một câu trả lời trong ngày "phòng em đã nhận, đầu mối là em, sẽ gửi trước ngày 8" giúp phòng chủ trì yên tâm. Nếu yêu cầu chưa rõ, ví dụ không biết lấy số liệu theo kỳ nào, hỏi ngay thay vì đến hạn mới hỏi.
Gửi đúng mẫu, đúng định dạng. Phòng chủ trì phải ghép năm sáu phần lại với nhau. Gửi đúng mẫu biểu, đúng đơn vị tính, đúng kỳ số liệu giúp họ tiết kiệm nhiều giờ và tránh sai khi ghép.
Báo sớm khi không kịp. Nếu số liệu phụ thuộc đơn vị khác chưa gửi, báo phòng chủ trì trước hạn, nói rõ phần nào đã có, phần nào chưa, dự kiến khi nào. Gửi phần đã có trước.
Giữ ranh giới phần việc. Khi phòng chủ trì đề nghị bạn làm thêm phần không thuộc chức năng của phòng mình, trao đổi lại một cách hợp tác và đề nghị xin ý kiến lãnh đạo nếu cần. Nhận thêm việc ngoài phạm vi mà không có phân công dễ dẫn đến chồng chéo trách nhiệm.
Kiểm lại phần của mình trong bản tổng hợp. Khi được gửi bản tổng hợp, đọc kỹ phần của phòng mình. Nếu số liệu bị chỉnh, hỏi lại lý do. Ký hoặc xác nhận mà không đọc là nhận trách nhiệm về những gì bạn chưa kiểm.
Xây quan hệ làm việc trước khi cần phối hợp
Phối hợp dễ nhất là với người bạn đã biết mặt, biết tên và đã từng giúp. Trong cơ quan, quan hệ làm việc không hình thành trong những cuộc họp lớn mà trong những lần trao đổi nhỏ: hỏi han khi gặp ở hành lang, cảm ơn cụ thể khi phòng khác gửi số liệu đúng hạn, báo trước cho họ biết một việc sắp đến có thể cần sự tham gia của họ.
Một thói quen có ích là lập danh sách đầu mối của các phòng hay phối hợp với mình: tên, phần việc, cách liên hệ thuận tiện nhất, khung giờ họ thường bận. Khi có việc gấp, bạn không mất thời gian tìm người. Khi có nhân sự mới ở phòng khác, chủ động giới thiệu mình và phần việc của phòng mình.
Cũng nên chú ý đến việc ghi nhận công sức. Khi báo cáo tổng hợp được lãnh đạo khen, nhắc lại phần đóng góp của các phòng phối hợp, trong cuộc họp hoặc trong thư gửi lại. Người được ghi nhận lần này sẽ nhiệt tình hơn ở lần sau. Ngược lại, người chủ trì nhận hết phần khen về mình sẽ thấy lần sau đề nghị phối hợp được trả lời chậm hơn hẳn.
Dùng AI để tổng hợp ý kiến và soạn đề nghị phối hợp
AI hữu ích ở khâu tổng hợp nhiều ý kiến góp ý, tìm chỗ trùng, chỗ mâu thuẫn, và soạn tin nhắc việc. Chỉ dán nội dung đã bỏ tên người, tên đơn vị, số liệu nội bộ chưa công bố; không đưa văn bản mật, hồ sơ công dân hay dữ liệu cá nhân vào công cụ AI công cộng, và tuân theo quy định dùng AI của cơ quan.
- Tổng hợp góp ý. Câu lệnh mẫu: "Dưới đây là góp ý của năm phòng (ký hiệu A đến E) cho một dự thảo kế hoạch. Hãy gom thành bảng: nội dung góp ý, phòng nào nêu, ý trùng nhau, ý mâu thuẫn nhau. Không thêm ý mới."
- Soạn đề nghị phối hợp. "Viết một đoạn ngắn đề nghị phòng phối hợp cung cấp số liệu theo mẫu kèm theo, nêu rõ kỳ số liệu, đầu mối liên hệ và hạn gửi, giọng lịch sự, trang trọng vừa phải."
- Soạn tin nhắc việc. "Viết tin nhắc hạn ngắn, thân thiện, nhắc phòng phối hợp còn hai ngày đến hạn, hỏi có cần hỗ trợ gì không."
- Kiểm số liệu ghép. Có thể nhờ AI kiểm tổng, kiểm đơn vị tính trong bảng đã bỏ thông tin nhạy cảm, nhưng luôn tự tính lại các số quan trọng. AI có thể cộng sai hoặc hiểu nhầm cột.
- Không dùng AI để quyết ý nào được giữ. Khi các phòng góp ý mâu thuẫn, người quyết là phòng chủ trì và lãnh đạo, dựa trên quy định và thực tế.
Khi phối hợp bị chậm hoặc có va chạm
Khi một phòng chậm, bước đầu tiên là liên hệ trực tiếp với đầu mối, hỏi khó khăn gì và có thể hỗ trợ gì. Nhiều khi họ đang chờ số liệu từ nơi khác, hoặc chưa hiểu mẫu biểu. Một cuộc gọi năm phút giải quyết được việc mà ba tin nhắn nhắc không giải quyết được.
Nếu đã liên hệ mà vẫn không có kết quả và hạn cuối đang đến gần, báo lãnh đạo phụ trách bằng thông tin trung tính: phần nào còn thiếu, đã đề nghị khi nào, đã nhắc mấy lần, ảnh hưởng gì đến hạn cuối, và đề xuất của bạn. Tránh câu mang tính phán xét về phòng kia. Lãnh đạo cần sự việc để quyết, không cần đánh giá của bạn về đồng nghiệp.
Khi có va chạm về nội dung, như hai phòng hiểu một quy định khác nhau, đừng tranh luận qua tin nhắn. Tổ chức một buổi trao đổi ngắn có người của cả hai phòng, ghi lại các cách hiểu, và trình lãnh đạo hoặc bộ phận pháp chế cho ý kiến. Ghi lại kết luận để lần sau không phải bàn lại.
Câu hỏi thường gặp
Văn bản chỉ ghi "các phòng phối hợp thực hiện" thì ai chủ trì?
Thông thường đơn vị được nêu tên đầu tiên hoặc đơn vị có chức năng gần nhất với nội dung việc sẽ chủ trì, nhưng không nên tự suy đoán. Hỏi lãnh đạo giao việc để xác định đơn vị chủ trì ngay từ đầu, và ghi lại ý kiến đó để làm căn cứ khi phân việc.
Phòng phối hợp gửi số liệu sai thì có được tự sửa không?
Không nên tự sửa số liệu của phòng khác. Trao đổi lại với đầu mối, chỉ rõ chỗ nghi sai và lý do, đề nghị họ kiểm tra và gửi lại. Nếu bạn sửa mà không báo, khi có sai sót trách nhiệm sẽ rất khó xác định.
Có nên lập nhóm nhắn tin riêng cho một việc phối hợp không?
Với việc kéo dài và nhiều phòng tham gia, một nhóm nhắn tin riêng giúp trao đổi nhanh. Đặt tên nhóm rõ việc, chỉ mời đầu mối, ghi rõ hạn và bảng phân việc ở tin đầu tiên, giải tán nhóm khi xong việc. Không gửi tài liệu nội bộ quan trọng qua nhóm nếu cơ quan có quy định khác.
Làm sao nhắc việc phòng khác mà không bị coi là thúc ép?
Nhắc theo mốc đã thống nhất, nhắc trước hạn chứ không phải sau hạn, và kèm câu hỏi "anh chị có cần hỗ trợ gì không". Giọng nhắc ngắn, thân thiện. Khi mọi người biết lịch nhắc từ đầu, việc nhắc trở thành thủ tục bình thường chứ không phải sự thúc ép.
Phòng phối hợp có chịu trách nhiệm nếu báo cáo cuối có sai sót không?
Theo nguyên tắc chung trong nhiều quy chế làm việc, đơn vị phối hợp chịu trách nhiệm về phần nội dung và số liệu mình cung cấp, đơn vị chủ trì chịu trách nhiệm về kết quả chung và việc tổng hợp. Mức trách nhiệm cụ thể theo quy chế của từng cơ quan.
Có nên dùng AI để viết thay phần của phòng phối hợp khi họ chậm không?
Không. AI không có số liệu và hiểu biết chuyên môn của phòng đó, nội dung tự viết có thể sai và đặt bạn vào vị trí chịu trách nhiệm cho phần không thuộc chức năng của mình. Hãy báo lãnh đạo tình trạng chậm và xin ý kiến xử lý.