Khi kiêm nhiệm nhiều mảng việc, cách giữ được nhịp không phải là làm nhanh hơn mà là nhìn thấy toàn bộ việc ở một chỗ, chia thời gian theo khối, và báo cáo sớm khi việc vượt sức. Cán bộ cấp xã, phường, đặc biệt sau khi sắp xếp chính quyền hai cấp từ tháng 7/2025, thường phụ trách cùng lúc nhiều lĩnh vực, vừa trực một cửa, vừa làm báo cáo, vừa dự họp. Không có hệ thống, ngày nào cũng trôi theo việc phát sinh.
Bài này đưa ra một quy trình tuần đơn giản có thể làm bằng sổ tay hoặc bảng tính: gom việc từ mọi nguồn, phân loại, xếp khối giờ, chừa chỗ cho việc bất ngờ, và cách nói với lãnh đạo khi phải chọn. Phần cuối là cách dùng AI để gom và sắp danh sách việc mà không đưa thông tin nội bộ ra ngoài. Ví dụ trong bài là ví dụ giả định.
Vì sao người kiêm nhiệm luôn thấy thiếu thời gian
Người phụ trách một mảng duy nhất có nhịp việc tương đối đều. Người kiêm nhiệm thì mỗi mảng có nhịp riêng: mảng này có báo cáo định kỳ cuối tháng, mảng kia có đợt kiểm tra theo quý, mảng khác phát sinh theo yêu cầu của người dân. Khi các nhịp chồng lên nhau, ví dụ giả định cuối tháng trùng đợt rà soát và đúng tuần có hội nghị, áp lực dồn lại trong vài ngày.
Vấn đề thứ hai là việc đến từ quá nhiều kênh: văn bản trên phần mềm quản lý, tin nhắn trong nhóm, cuộc gọi của lãnh đạo, giao miệng trong cuộc họp, người dân đến trực tiếp. Không có chỗ gom chung, bạn sẽ nhớ việc theo kiểu ai nhắc gần nhất thì làm trước, và việc quan trọng nhưng không ai nhắc sẽ trễ hạn.
Vấn đề thứ ba là bị ngắt liên tục. Một báo cáo cần hai giờ tập trung, nhưng cứ mười lăm phút lại có người hỏi, có cuộc gọi, nên làm cả ngày chưa xong. Ba vấn đề này cần ba giải pháp khác nhau: lịch theo nhịp, một danh sách việc chung, và khối giờ được bảo vệ.
Quy trình một tuần: từ gom việc đến khép việc
Quy trình dưới đây mất khoảng hai mươi phút chiều thứ Sáu hoặc sáng thứ Hai, và năm phút mỗi sáng. Bạn có thể làm trên một trang sổ hoặc một bảng tính có các cột: việc, mảng, nguồn giao, hạn, trạng thái.
- Gom việc từ mọi kênh vào một danh sách. Lướt phần mềm văn bản, nhóm nhắn tin, sổ ghi họp, ghi chú điện thoại. Mỗi việc một dòng, ghi rõ nguồn và hạn. Việc không có hạn thì tự đặt hạn hợp lý.
- Đánh dấu việc có hạn cứng. Báo cáo theo yêu cầu cấp trên, hồ sơ có thời hạn giải quyết theo quy định, việc lãnh đạo giao có ngày cụ thể. Đây là những việc trễ là có hệ quả.
- Ghi lịch cố định trước. Giờ trực một cửa, họp giao ban, lịch tiếp dân, các cuộc họp đã có giấy mời. Phần còn lại mới là thời gian bạn thật sự sắp xếp được.
- Đặt khối giờ cho việc cần tập trung. Ví dụ giả định: sáng thứ Ba và chiều thứ Năm, mỗi khối hai giờ, dành cho báo cáo và văn bản. Trong khối giờ đó, tắt thông báo nhóm nhắn tin không khẩn, báo đồng nghiệp ngồi cạnh nhận hộ người hỏi.
- Chừa khoảng trống cho việc phát sinh. Với cán bộ cấp cơ sở, việc phát sinh có thể chiếm phần lớn thời gian. Đừng xếp kín lịch; để trống ít nhất một phần ba.
- Mỗi sáng năm phút. Xem danh sách, chọn ba việc nhất định phải xong trong ngày. Cuối ngày đánh dấu việc đã xong, chuyển việc chưa xong sang ngày khác kèm lý do.
- Khép tuần. Chiều thứ Sáu, xem việc nào trễ, vì sao; việc nào cần báo lãnh đạo; rồi gom việc tuần sau.
Điều quan trọng không nằm ở công cụ mà ở việc chỉ dùng một danh sách. Ba cuốn sổ, hai ứng dụng và một tờ giấy dán màn hình là bốn chỗ để quên việc.
Phân loại việc theo hạn và hệ quả
Ma trận khẩn cấp và quan trọng quen thuộc cần chỉnh lại một chút cho môi trường hành chính, nơi nhiều việc có hạn do quy định chứ không phải do bạn tự đặt.
| Nhóm | Ví dụ giả định | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Hạn cứng, hệ quả lớn | Hồ sơ của người dân sắp hết thời hạn giải quyết; báo cáo cấp trên yêu cầu nộp thứ Năm | Làm trước, xếp vào khối giờ tập trung gần nhất |
| Hạn cứng, hệ quả nhỏ | Nộp danh sách đăng ký tham gia một lớp tập huấn | Làm nhanh trong khoảng trống, không để sát hạn |
| Không có hạn nhưng quan trọng | Rà soát lại tờ hướng dẫn thủ tục cho người dân; sắp xếp hồ sơ lưu trữ | Tự đặt hạn, xếp một khối nhỏ mỗi tuần |
| Không có hạn, không quan trọng | Đọc lại các tin nhắn chuyển tiếp không liên quan đến phần việc | Gom làm một lần cuối ngày hoặc bỏ qua |
| Phát sinh từ người dân trực tiếp | Người dân đến hỏi thủ tục ngoài giờ trực | Tiếp ngay nếu ngắn; nếu dài, hẹn giờ cụ thể hoặc chuyển người trực |
Nhóm thứ ba là nhóm hay bị bỏ quên nhất, nhưng chính nó làm giảm việc phát sinh về sau. Một tờ hướng dẫn rõ ràng có thể giảm hẳn số lượt người dân phải hỏi lại.
Một tuần mẫu của cán bộ kiêm ba mảng (ví dụ giả định)
Ví dụ giả định: một công chức văn phòng ở UBND phường phụ trách văn thư, theo dõi thi đua khen thưởng và hỗ trợ bộ phận một cửa ba buổi sáng mỗi tuần. Lịch cố định gồm giao ban sáng thứ Hai, trực một cửa sáng thứ Hai, Tư, Sáu. Tuần này có một báo cáo tổng hợp thi đua nộp chiều thứ Năm và một hội nghị sơ kết sáng thứ Sáu cần chuẩn bị giấy mời.
Sau khi gom việc chiều thứ Sáu tuần trước, người này có mười bốn dòng trong danh sách, trong đó bốn việc có hạn cứng. Cách xếp: chiều thứ Hai gửi giấy mời hội nghị vì cần gửi sớm cho đại biểu; sáng thứ Ba là khối giờ tập trung đầu tiên cho báo cáo thi đua, phần tổng hợp số liệu; chiều thứ Ba xử lý văn bản đến tồn; chiều thứ Tư hoàn thiện báo cáo, gửi trưởng phòng đọc trước; sáng thứ Năm sửa theo góp ý, chiều thứ Năm nộp.
Các buổi chiều đều để trống khoảng một giờ cho việc phát sinh. Thứ Tư có việc phát sinh lớn: lãnh đạo giao gấp một danh sách cần gửi cấp trên trong ngày. Nhờ đã chừa chỗ, việc này lấy khoảng trống của chiều thứ Tư, báo cáo thi đua dời phần hoàn thiện sang sáng thứ Năm, vẫn kịp hạn. Nếu lịch đã xếp kín từ đầu, một việc trong hai chắc chắn trễ. Điểm rút ra không phải là lịch hoàn hảo, mà là lịch có khoảng trống và có thứ tự ưu tiên rõ để khi phải đổi, bạn biết đổi chỗ nào trước.
Khi việc vượt sức: nói với lãnh đạo thế nào
Báo trước khi trễ, không phải sau. Khi thấy hai việc có hạn cứng chồng nhau mà không thể làm kịp cả hai, báo lãnh đạo ngay khi nhận ra, kèm thông tin cụ thể. Báo sau khi đã trễ chỉ còn là nhận lỗi.
Đưa danh sách, không đưa lời than. "Tuần này em có năm việc có hạn, đây là danh sách, hai việc này trùng hạn thứ Năm. Em đề xuất làm việc A trước, việc B xin lùi đến thứ Hai hoặc nhờ anh Hùng hỗ trợ phần số liệu." Lãnh đạo dễ quyết khi nhìn thấy toàn cảnh. Tên người là ví dụ giả định.
Để lãnh đạo chọn thứ tự ưu tiên. Bạn có quyền đề xuất, nhưng khi hai việc của hai mảng khác nhau tranh nhau, người quyết nên là người có thẩm quyền phân công. Điều này cũng giúp bạn không phải chịu trách nhiệm một mình nếu một việc bị chậm.
Đề nghị điều chỉnh khi quá tải kéo dài. Nếu nhiều tháng liền bạn luôn phải chọn bỏ việc này để làm việc kia, đó không còn là vấn đề sắp xếp thời gian mà là vấn đề phân công. Ghi lại số liệu cụ thể (số hồ sơ, số báo cáo, số giờ họp) và đề nghị lãnh đạo xem xét điều chỉnh theo đúng kênh.
Giữ thái độ hợp tác. Câu mở đầu nên là "em muốn làm tốt cả hai việc nên xin ý kiến anh" chứ không phải "em không làm nổi". Cùng một nội dung, cách mở khác nhau dẫn đến cuộc trao đổi khác nhau.
Dùng AI để gom và sắp danh sách việc, an toàn với thông tin cơ quan
AI giúp tốt ở khâu biến ghi chú lộn xộn thành danh sách có cấu trúc và gợi ý thứ tự. Trước khi dán, thay tên người, tên đơn vị, số hiệu văn bản bằng ký hiệu chung; không đưa nội dung văn bản mật, hồ sơ công dân, dữ liệu cá nhân vào công cụ AI công cộng, và làm theo quy định dùng AI của cơ quan.
- Gom ghi chú. Câu lệnh mẫu: "Đây là ghi chú công việc tuần này của một cán bộ cấp xã kiêm nhiều mảng, đã bỏ tên riêng. Hãy chuyển thành bảng có các cột: việc, mảng, hạn, mức hệ quả nếu trễ (cao, vừa, thấp). Việc nào chưa ghi hạn thì đánh dấu để tự hỏi lại."
- Gợi ý xếp lịch. "Với lịch cố định sau: trực một cửa sáng thứ Hai, Tư, Sáu; giao ban sáng thứ Hai; họp chiều thứ Tư. Hãy gợi ý hai khối giờ tập trung trong tuần và xếp các việc có hạn cứng vào trước."
- Soạn tin báo quá tải. "Viết một tin nhắn ngắn, lịch sự gửi lãnh đạo, nêu hai việc trùng hạn, đề xuất thứ tự và xin ý kiến." Đọc lại, sửa giọng cho đúng với cách bạn vẫn trao đổi với lãnh đạo.
- Không giao hết cho AI. AI không biết việc nào lãnh đạo bạn coi trọng, việc nào người dân đang chờ. Mức ưu tiên cuối cùng phải do bạn quyết dựa trên hiểu biết thực tế.
- Nếu cơ quan có công cụ được duyệt như phần mềm quản lý văn bản có chức năng nhắc hạn, ưu tiên dùng công cụ đó thay vì tự lập hệ thống riêng song song.
Giữ sức để làm lâu dài
Kiêm nhiệm không phải tình trạng một hai tuần mà thường kéo dài nhiều năm. Làm việc liên tục ngoài giờ có thể giúp vượt qua một đợt cao điểm, nhưng nếu thành thói quen, chất lượng công việc giảm dần mà bản thân không nhận ra: sai số liệu nhiều hơn, quên việc nhiều hơn, dễ cáu với người dân hơn.
Một vài thói quen nhỏ giúp giữ sức: rời bàn làm việc giờ nghỉ trưa thay vì ăn tại bàn; không mang việc về nhà quá hai buổi tối một tuần; tắt thông báo nhóm công việc sau một giờ nhất định trừ nhóm trực khẩn cấp; nghỉ phép đúng kế hoạch và bàn giao rõ ràng trước khi nghỉ.
Bàn giao trước khi nghỉ cũng là kỹ năng của người kiêm nhiệm. Một tờ ghi chú gồm việc đang dở, hạn sắp tới, người liên hệ, nơi để hồ sơ, giúp đồng nghiệp làm thay mà không phải gọi bạn. Khi bạn làm tốt việc này cho người khác, họ cũng sẽ làm lại cho bạn.
Câu hỏi thường gặp
Có nên dùng ứng dụng quản lý công việc trên điện thoại cá nhân cho việc cơ quan không?
Có thể dùng để ghi tên việc và hạn ở mức chung, nhưng không nên lưu nội dung văn bản, hồ sơ công dân hay thông tin nội bộ trên ứng dụng cá nhân, nhất là ứng dụng đồng bộ lên máy chủ bên ngoài. Hỏi quy định của cơ quan về thiết bị và ứng dụng cá nhân trước khi dùng.
Bị gọi đi họp liên tục, không còn thời gian làm việc chuyên môn thì sao?
Ghi lại số buổi họp và thời lượng trong một tháng, xem cuộc họp nào bạn thật sự cần có mặt, cuộc nào chỉ cần nhận kết luận. Đề xuất với lãnh đạo cử người phù hợp hơn hoặc chỉ dự phần liên quan. Phần chuẩn bị và theo dõi kết luận họp có bài riêng ở danh mục họp, hội nghị của trang.
Làm sao từ chối nhận thêm việc mà không mất lòng?
Không nên từ chối thẳng, mà nêu rõ danh sách việc hiện có và hạn, rồi hỏi lãnh đạo muốn việc mới được ưu tiên ở vị trí nào. Khi người giao việc thấy được toàn cảnh, họ thường tự điều chỉnh, hoặc ít nhất bạn có ý kiến chỉ đạo rõ ràng để làm căn cứ.
Có cách nào giảm bị ngắt quãng khi làm báo cáo không?
Thống nhất với đồng nghiệp cùng phòng về khung giờ tập trung luân phiên, trong đó một người nhận hộ người dân hỏi và cuộc gọi không khẩn. Tắt thông báo các nhóm nhắn tin không khẩn trong khung giờ đó. Nếu phải tiếp dân, chọn khung giờ ít người đến hơn để làm báo cáo.
Nên dùng sổ giấy hay bảng tính để quản lý việc?
Cả hai đều được, quan trọng là chỉ dùng một chỗ và mở nó mỗi ngày. Sổ giấy tiện khi đi họp, tiếp dân; bảng tính tiện lọc theo hạn, theo mảng. Nhiều người dùng sổ để ghi nhanh trong ngày, cuối ngày chuyển vào bảng tính. Nếu cơ quan có phần mềm giao việc, ưu tiên dùng phần mềm đó.
AI có tự nhắc việc cho mình được không?
Một số công cụ AI có chức năng nhắc lịch hoặc kết nối với lịch, nhưng tính năng thay đổi theo phiên bản và phụ thuộc quy định của cơ quan về việc kết nối tài khoản công việc. An toàn nhất là dùng chức năng nhắc hạn của phần mềm cơ quan hoặc lịch trên thiết bị được phép, AI chỉ dùng để sắp xếp danh sách.