Quy trình xử lý văn bản đến ở cơ quan: từ lúc nhận đến lúc giao người giải quyết
Bốn khâu xử lý văn bản đến: tiếp nhận, đăng ký, trình và chuyển giao, theo dõi giải quyết; lỗi hay gặp ở văn thư và chỗ AI giúp được.
Công văn đi, đến và hồ sơ công việc
Quy trình tiếp nhận, vào sổ, chuyển xử lý, theo dõi hạn công văn đến; phát hành văn bản đi; lập hồ sơ công việc và lưu trữ; văn bản điện tử và chữ ký số cơ quan (nguyên lý); AI tóm tắt công văn dài, lập danh sách việc phải làm.
Dùng AI tóm tắt công văn dài: cách làm an toàn cho văn thư và chuyên viên
Khi nào được dùng AI tóm tắt công văn, cách che thông tin trước khi dán, câu lệnh mẫu tách nhiệm vụ và hạn, cách đối chiếu để không sai mốc.
Theo dõi hạn xử lý văn bản đến: lập bảng, đôn đốc và dùng AI nhắc việc
Cách lập bảng theo dõi hạn văn bản đến, phân loại sắp đến hạn và quá hạn, đôn đốc không gây căng thẳng, dùng AI trích hạn và soạn lời nhắc.
Văn bản hoả tốc, thượng khẩn đến ngoài giờ: văn thư và chuyên viên xử lý thế nào
Ba mức độ khẩn của văn bản, việc văn thư phải làm ngay khi nhận, phương án trực ngoài giờ, và cách dùng AI nắm nhanh yêu cầu của văn bản khẩn.
Quy trình phát hành văn bản đi: cấp số, đóng dấu, ký số, gửi và lưu bản gốc
Các bước văn thư làm sau khi văn bản được ký: kiểm thể thức, cấp số và ngày, đóng dấu hoặc ký số cơ quan, phát hành, theo dõi và lưu bản gốc.
Đính chính, thu hồi văn bản đã phát hành: phân biệt và làm đúng trình tự
Văn bản đã gửi mới thấy sai: khi nào đính chính bằng công văn, khi nào sửa đổi, thay thế, khi nào thu hồi; bên nhận làm gì; cách phòng lỗi.
Lập hồ sơ công việc: danh mục hồ sơ đầu năm và cách mở, thu thập, kết thúc hồ sơ
Hồ sơ công việc là gì, danh mục hồ sơ đầu năm dùng để làm gì, ba bước mở, thu thập, kết thúc hồ sơ, đặt tiêu đề sao cho người sau tìm được.
Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan: thời hạn, mục lục, biên bản và thời hạn bảo quản
Khi nào phải nộp lưu hồ sơ, chuẩn bị mục lục và biên bản giao nhận, thời hạn bảo quản tính thế nào, vì sao không được tự huỷ tài liệu hết hạn.
Tiếp nhận văn bản điện tử có chữ ký số: văn thư kiểm tra gì trước khi vào sổ
Văn bản điện tử đến qua hệ thống liên thông: kiểm nguồn gửi, chữ ký số, tính toàn vẹn, tệp đính kèm; khi nào trả lại; văn bản gửi qua tin nhắn thì sao.
Bàn giao hồ sơ tài liệu khi chuyển công tác, nghỉ hưu hoặc sắp xếp đơn vị
Cá nhân không được giữ hồ sơ của cơ quan khi rời vị trí. Cách lập danh mục bàn giao, biên bản, bàn giao việc dang dở, tài khoản và khi đơn vị sắp xếp.
Bạn cần hỗ trợ thêm?
Để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ trong 24 giờ.