Theo nguyên lý của quy định về công tác văn thư và lưu trữ, cá nhân không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan làm tài liệu riêng; trước khi chuyển công tác, nghỉ hưu, thôi việc, người đó phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hoặc người kế nhiệm. Việc bàn giao làm tốt thì người đến sau tiếp tục được công việc ngay; làm qua loa thì cơ quan mất trí nhớ về những việc người cũ đã xử lý.
Bài viết dành cho người sắp rời vị trí, người nhận bàn giao, và trưởng đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức bàn giao. Phần cuối nói về bàn giao ở quy mô cả đơn vị khi sắp xếp bộ máy, như đợt tổ chức chính quyền hai cấp từ 7/2025, ở góc vận hành; mỗi địa phương có hướng dẫn riêng, cần đối chiếu.
Bàn giao cái gì: không chỉ là giấy
Khi nghe "bàn giao hồ sơ", nhiều người chỉ nghĩ đến tủ giấy. Thực tế những gì cần bàn giao gồm bốn nhóm. Nhóm thứ nhất là hồ sơ, tài liệu giấy: hồ sơ công việc đang làm và đã kết thúc nhưng chưa nộp lưu, sổ sách được giao quản lý. Nhóm thứ hai là hồ sơ, tài liệu điện tử: hồ sơ trên hệ thống quản lý văn bản, tệp trong thư mục dùng chung của đơn vị, và cả những tệp công việc lỡ lưu trên máy tính cơ quan được cấp cho cá nhân.
Nhóm thứ ba là việc dang dở: văn bản đến đang được giao xử lý chưa xong, nhiệm vụ có hạn sắp tới, các đầu mối đang trao đổi dở với đơn vị khác. Đây là nhóm hay bị bỏ sót nhất vì nó không nằm gọn trong một cặp hồ sơ nào. Nhóm thứ tư là quyền truy cập và phương tiện: tài khoản trên các hệ thống, thiết bị lưu khoá chữ ký số, con dấu nếu được giao quản lý, chìa khoá tủ, kho.
Một danh sách bàn giao đầy đủ phải có cả bốn nhóm. Chỉ bàn giao tủ giấy thì người mới sẽ phát hiện ba tuần sau rằng có một báo cáo quá hạn mà không ai nói cho họ biết.
Các bước bàn giao cá nhân
Trình tự dưới đây là cách làm gọn cho một cá nhân rời vị trí. Cơ quan có thể có mẫu biên bản và quy trình riêng, nên dùng mẫu của cơ quan nếu có.
- Rà soát hồ sơ. Đối chiếu với danh mục hồ sơ của năm và các năm trước để biết mình đang giữ những hồ sơ nào. Hồ sơ đã kết thúc mà đến hạn nộp lưu thì nộp lưu trước khi đi, đỡ việc cho người sau.
- Lập danh mục bàn giao. Gồm hồ sơ giấy (số ký hiệu, tiêu đề, số tờ hoặc số tập, tình trạng), hồ sơ điện tử (vị trí trên hệ thống), sổ sách, thiết bị và phương tiện.
- Lập danh sách việc dang dở. Mỗi việc một dòng: văn bản căn cứ, việc đã làm đến đâu, việc tiếp theo, hạn, đầu mối liên hệ ở đơn vị khác (ghi chức danh, đơn vị).
- Giao nhận trực tiếp. Người giao và người nhận cùng đối chiếu danh mục với thực tế, có sự chứng kiến của trưởng đơn vị hoặc người được phân công theo quy chế.
- Lập biên bản bàn giao. Ký xác nhận các bên, mỗi bên giữ một bản, một bản lưu đơn vị. Ghi rõ những gì còn thiếu hoặc chưa giao được, lý do.
- Xử lý quyền truy cập. Báo bộ phận quản trị thu hồi hoặc chuyển quyền tài khoản, xử lý thiết bị chữ ký số theo quy định.
Nên bắt đầu bàn giao sớm, ít nhất vài ngày trước khi chính thức rời vị trí, không dồn vào buổi chiều cuối cùng. Người nhận cần thời gian hỏi lại những chỗ chưa hiểu khi người giao vẫn còn ở đó.
Những thứ không được mang theo hoặc xoá đi
Hồ sơ, tài liệu của cơ quan. Không mang theo bản gốc, bản chính, kể cả hồ sơ do chính mình lập trong nhiều năm. Nếu cần một số tài liệu để làm việc ở vị trí mới, đề nghị cấp bản sao theo quy định, không tự giữ.
Dữ liệu trên máy tính cơ quan. Không xoá tệp công việc trên máy được cấp trước khi bàn giao, dù với ý định "dọn cho sạch". Tệp cá nhân thì sao chép ra và xoá, tệp công việc thì để lại, chuyển vào thư mục dùng chung hoặc hồ sơ trên hệ thống.
Bản sao trên thiết bị cá nhân. Nếu đã từng lưu tài liệu công việc trên điện thoại, máy tính riêng hay dịch vụ lưu trữ cá nhân, thì đây là lúc chuyển chúng về hệ thống cơ quan và xoá bản trên thiết bị riêng, nhất là tài liệu có dữ liệu cá nhân của công dân.
Lịch sử trò chuyện với công cụ AI có tài liệu cơ quan. Nếu từng dùng công cụ AI bằng tài khoản cá nhân cho công việc và lỡ có nội dung của cơ quan trong đó, nên rà lại và xoá theo khả năng của công cụ, đồng thời báo người phụ trách nếu nội dung đó nhạy cảm. Đây cũng là lý do không nên đưa tài liệu cơ quan vào công cụ AI ngoài danh sách được phép ngay từ đầu.
Ghi chú bàn giao việc dang dở: phần đáng giá nhất
Biên bản bàn giao trả lời câu hỏi "giao những gì". Ghi chú bàn giao việc dang dở trả lời câu hỏi khó hơn: "mọi thứ đang ở đâu và cần làm gì tiếp". Đây là thứ người nhận cần nhất trong tháng đầu, và thường là thứ người giao viết sơ sài nhất vì nghĩ "cứ hỏi là biết".
Một ghi chú tốt cho mỗi việc dang dở trả lời năm câu: việc gì, căn cứ văn bản nào; đã làm đến bước nào, sản phẩm đang nằm ở đâu; bước tiếp theo là gì, hạn khi nào; ai là đầu mối ở các đơn vị liên quan; có vướng mắc gì đã biết mà người mới nên lưu ý. Năm câu này không cần văn phong hành chính, chỉ cần rõ.
Đây là chỗ AI giúp được nhiều. Bạn ghi nhanh từng việc dưới dạng gạch đầu dòng lộn xộn, đã bỏ tên người và thông tin cá nhân, rồi đưa vào công cụ AI cơ quan cho phép với câu lệnh: "Sắp xếp các ghi chú dưới đây thành bảng bàn giao việc dang dở, mỗi việc một dòng với các cột: việc, căn cứ, đã làm đến đâu, việc tiếp theo, hạn, đầu mối (chức danh). Không thêm thông tin ngoài ghi chú; chỗ nào thiếu thì để trống và đánh dấu cần bổ sung." Sau đó bạn đọc lại, điền chỗ trống, và đưa vào hồ sơ bàn giao.
Khi cả đơn vị sắp xếp, sáp nhập
Bàn giao ở quy mô đơn vị khác bàn giao cá nhân ở chỗ cơ quan cũ có thể chấm dứt hoạt động, và toàn bộ hồ sơ, tài liệu của nó phải có nơi tiếp nhận. Trong đợt tổ chức chính quyền địa phương hai cấp từ 7/2025, nhiều xã, phường được hợp nhất, cấp huyện kết thúc hoạt động, và hồ sơ của các cơ quan cũ được chuyển giao theo hướng dẫn của tỉnh, thành phố. Đến nay vẫn có nơi đang tiếp tục chỉnh lý, sắp xếp phần tài liệu nhận về.
Ở góc vận hành, có mấy việc nên làm dù địa phương bạn hướng dẫn theo cách nào. Thứ nhất, khoá sổ đăng ký văn bản đi, đến của cơ quan cũ tại thời điểm chấm dứt hoạt động, ghi rõ số cuối cùng, để không ai cấp tiếp số của cơ quan không còn tồn tại. Thứ hai, lập danh mục hồ sơ, tài liệu chuyển giao kèm biên bản, ghi rõ đơn vị tiếp nhận. Thứ ba, xác định rõ cơ quan nào kế thừa việc giải quyết các hồ sơ đang dang dở, nhất là hồ sơ của người dân, để người dân hỏi thì có chỗ trả lời.
Thứ tư, và hay bị quên nhất, là xử lý dữ liệu điện tử: tài khoản hệ thống của cơ quan cũ, dữ liệu văn bản điện tử, hộp thư công vụ. Dữ liệu cần được chuyển giao hoặc lưu giữ theo hướng dẫn, không để tài khoản bị khoá rồi mất quyền truy cập vào cả kho văn bản nhiều năm. Và tuyệt đối không huỷ tài liệu trong lúc chuyển trụ sở cho gọn; việc huỷ tài liệu hết giá trị có trình tự riêng.
Trưởng đơn vị tổ chức bàn giao thế nào cho chắc
Trách nhiệm bàn giao không chỉ nằm ở người đi. Trưởng đơn vị là người biết sớm nhất ai sắp chuyển công tác, nghỉ hưu, và là người có thể bắt đầu quy trình đúng lúc. Một cách làm đơn giản là khi có quyết định điều động hoặc nghỉ hưu, trưởng đơn vị giao ngay việc chuẩn bị bàn giao, kèm thời hạn hoàn thành danh mục và danh sách việc dang dở trước ngày rời vị trí vài ngày.
Trưởng đơn vị nên chỉ định rõ người nhận cho từng nhóm việc nếu chưa có người thay thế chính thức. Khi một vị trí bỏ trống, việc dang dở thường được chia tạm cho vài người; nếu không ghi rõ ai nhận việc gì, mỗi người đều nghĩ người khác đang lo. Việc chia tạm này nên ghi vào biên bản hoặc một thông báo nội bộ ngắn.
Cuối cùng, trưởng đơn vị nên trực tiếp chứng kiến buổi giao nhận với những vị trí giữ nhiều hồ sơ quan trọng, như văn thư, kế toán, cán bộ địa chính, cán bộ tư pháp hộ tịch, và ký xác nhận. Sự có mặt đó không phải hình thức: khi phát sinh tranh chấp về việc hồ sơ nào đã giao, người chứng kiến là người trả lời được.
Người nhận bàn giao nên làm gì trong tuần đầu
Nhận bàn giao không chỉ là ký biên bản. Một số việc người nhận nên làm sớm để không bị động:
- Đọc danh sách việc dang dở trước tiên, đánh dấu những việc có hạn trong hai tuần tới và hỏi lại người giao ngay khi còn liên lạc được.
- Đối chiếu danh sách hồ sơ được giao với danh mục hồ sơ của đơn vị, phát hiện hồ sơ nào lẽ ra phải có mà không thấy.
- Kiểm quyền truy cập: đã có tài khoản trên các hệ thống cần thiết chưa, có xem được hồ sơ điện tử người trước để lại không.
- Báo các đầu mối ở đơn vị liên quan rằng mình đã tiếp nhận công việc, để họ biết gửi văn bản, trao đổi cho ai.
- Ghi lại những gì còn thiếu sau khi nhận, báo trưởng đơn vị bằng văn bản ngắn. Đây là bằng chứng nếu sau này phát sinh vấn đề từ giai đoạn trước.
Nếu muốn dùng AI để tóm tắt nhanh hồ sơ được bàn giao, nguyên tắc vẫn như mọi việc khác ở cơ quan: chỉ với tài liệu không mật, không có dữ liệu cá nhân, trên công cụ cơ quan cho phép, và tự đối chiếu với bản gốc trước khi dựa vào.
Câu hỏi thường gặp
Cán bộ chuyển công tác có được mang theo hồ sơ do mình lập không?
Không. Hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình công tác là của cơ quan, phải bàn giao lại cho đơn vị hoặc người kế nhiệm. Nếu cần tài liệu để làm việc ở vị trí mới, đề nghị cấp bản sao theo quy định.
Biên bản bàn giao hồ sơ cần có những gì?
Thường gồm thông tin người giao, người nhận, người chứng kiến, thời gian; danh mục hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử, sổ sách, thiết bị đã giao; những gì còn thiếu và lý do; chữ ký các bên. Dùng mẫu của cơ quan nếu có.
Có cần bàn giao việc đang làm dở không, hay chỉ bàn giao hồ sơ?
Cần. Danh sách việc dang dở gồm việc gì, căn cứ, đã làm đến đâu, bước tiếp theo, hạn và đầu mối liên quan là phần người nhận cần nhất. Thiếu phần này rất dễ dẫn đến quá hạn ngay sau khi bàn giao.
Khi xã sáp nhập, sổ đăng ký văn bản của xã cũ xử lý thế nào?
Thường khoá sổ tại thời điểm cơ quan cũ chấm dứt hoạt động, ghi rõ số cuối cùng, và chuyển giao cùng hồ sơ, tài liệu theo hướng dẫn của tỉnh, thành phố. Không tiếp tục cấp số của cơ quan không còn tồn tại.
Có được dùng AI để soạn biên bản bàn giao không?
Có thể dùng AI để sắp xếp ghi chú việc dang dở hoặc danh mục thành bảng, với nội dung đã bỏ tên người, không mật, trên công cụ cơ quan cho phép. Biên bản chính thức phải được các bên đối chiếu với thực tế và ký xác nhận.
Người nhận bàn giao phát hiện thiếu hồ sơ sau khi đã ký biên bản thì làm gì?
Ghi lại cụ thể hồ sơ nào thiếu, báo trưởng đơn vị bằng văn bản và liên hệ người giao để làm rõ. Báo sớm giúp xác định trách nhiệm và tìm lại hồ sơ khi còn dễ tìm.