Với tài liệu mật, câu trả lời về AI rất ngắn: không đưa vào bất kỳ công cụ AI công cộng nào, dưới bất kỳ hình thức nào. Không dán, không tải tệp, không chụp ảnh, không gõ lại, không kể lại bằng lời cho chatbot tóm tắt. Phần khó không nằm ở nguyên tắc, mà ở những đường rò ít ai để ý: bàn phím gõ bằng giọng nói, tiện ích dịch trang, ứng dụng đồng bộ ảnh, trợ lý tích hợp sẵn trong phần mềm văn phòng.
Bài này dành cho cán bộ, công chức có tiếp xúc với tài liệu mật trong công việc, kể cả người không làm công tác bảo mật chuyên trách. Nội dung bám theo nguyên lý của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và quy chế nội bộ; chi tiết thủ tục của từng ngành, từng cơ quan có thể khác, bạn luôn làm theo quy chế nơi mình công tác và hướng dẫn của người phụ trách.
Tài liệu mật khác tài liệu thường ở điểm nào
Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2018 chia bí mật nhà nước thành ba độ: Tuyệt mật, Tối mật và Mật. Mỗi ngành, lĩnh vực có danh mục bí mật nhà nước riêng do cấp có thẩm quyền ban hành, và tài liệu chứa bí mật được đóng dấu chỉ độ mật, có người được giao quản lý, có quy trình riêng từ khâu soạn thảo, in, sao, vận chuyển, lưu giữ đến tiêu huỷ. Các văn bản hướng dẫn chi tiết có thể được sửa đổi, nên bạn kiểm bản hiện hành khi cần tra cứu cụ thể.
Điểm cốt lõi cần nhớ là tài liệu mật chỉ được tiếp cận bởi người có thẩm quyền, trong phạm vi được giao. Một công cụ AI công cộng, về bản chất, là một bên ở ngoài cơ quan: hệ thống của nó do một doanh nghiệp vận hành, đặt ở nơi cơ quan không kiểm soát, và chịu điều khoản mà cơ quan không đàm phán. Đưa tài liệu mật vào đó tương đương mang tài liệu ra khỏi phạm vi được phép, bất kể ý định là gì.
Vì thế cán bộ làm việc với tài liệu mật thường được yêu cầu soạn thảo trên máy tính riêng, không kết nối Internet, không cắm thiết bị lạ. Nguyên tắc này có từ trước khi có chatbot, và chatbot chỉ làm nó quan trọng hơn, vì việc mang thông tin ra ngoài giờ chỉ cần một thao tác dán.
Những đường rò ít ai nghĩ tới
Gõ lại thay vì dán. Có người nghĩ chỉ cần không sao chép tệp là an toàn, rồi tự gõ lại vài đoạn quan trọng để nhờ AI viết gọn. Nội dung vẫn là nội dung mật, dù được gõ tay hay dán.
Kể lại bằng lời. Mô tả cho chatbot rằng "cơ quan đang chuẩn bị phương án về việc X tại địa bàn Y, gồm các bước sau" cũng là đưa thông tin ra ngoài. Tóm tắt bằng lời của mình không làm thông tin hết mật.
Bàn phím và trợ lý gõ bằng giọng nói trên điện thoại. Nhiều bàn phím điện thoại và tính năng đọc chính tả xử lý giọng nói trên máy chủ của hãng. Đọc nội dung tài liệu mật vào điện thoại để chuyển thành chữ là đã gửi nó đi.
Tiện ích dịch và tóm tắt trong trình duyệt. Tiện ích dịch trang, tóm tắt trang thường gửi toàn bộ nội dung đang mở lên máy chủ để xử lý. Mở một tài liệu nhạy cảm trên trình duyệt có cài những tiện ích này là rủi ro dù bạn không bấm gì.
Đồng bộ đám mây của điện thoại. Chụp ảnh tài liệu để "xem lại cho tiện" có thể khiến ảnh tự đồng bộ lên kho lưu trữ trực tuyến, và một số kho ảnh có tính năng nhận dạng chữ hoặc gợi ý bằng AI chạy trên ảnh đó.
Trợ lý AI tích hợp trong phần mềm văn phòng. Một số bộ phần mềm văn phòng và hộp thư đã tích hợp sẵn trợ lý AI có quyền đọc tài liệu đang mở. Trên máy dùng cho tài liệu mật, việc cài đặt và cấu hình do bộ phận phụ trách quyết, cán bộ không tự bật.
Tắt lưu lịch sử, dùng gói trả phí cũng không đổi được câu trả lời
Một số cán bộ đọc được rằng công cụ AI có chế độ trò chuyện tạm, không lưu lịch sử, hoặc gói dành cho tổ chức cam kết không dùng dữ liệu để huấn luyện mô hình, và cho rằng như vậy là đủ an toàn cho tài liệu mật. Đây là hiểu nhầm cần gỡ sớm.
Các tuỳ chọn đó chỉ thay đổi việc hãng làm gì với dữ liệu sau khi đã nhận được. Bản thân hành vi gửi tài liệu sang hệ thống của một doanh nghiệp bên ngoài vẫn diễn ra. Nội dung vẫn đi qua mạng, vẫn được xử lý trên máy chủ không thuộc quyền quản lý của cơ quan, vẫn chịu điều khoản có thể thay đổi. Với tài liệu mật, câu hỏi không phải dữ liệu bị lưu bao lâu, mà là nó có được phép ra khỏi phạm vi quản lý hay không, và câu trả lời là không.
Lời hứa trong điều khoản dịch vụ cũng không thay được trách nhiệm của người giữ tài liệu. Khi có sự cố, cơ quan không thể giải thích rằng cán bộ đã bật chế độ riêng tư. Vì vậy, đừng để những tính năng nghe có vẻ an toàn làm lung lay nguyên tắc đơn giản đã nêu ở đầu bài.
Chưa đóng dấu mật không có nghĩa là được dán
Có một khoảng xám mà cán bộ hay gặp: tài liệu đang soạn, chưa trình ký, chưa đóng dấu. Theo nguyên lý chung, người soạn thảo phải đề xuất độ mật ngay từ khi soạn nếu nội dung thuộc danh mục bí mật, và tài liệu được bảo vệ như tài liệu mật từ lúc đó, không phải từ lúc đóng dấu. Một bản nháp phương án mà khi ban hành sẽ mang dấu Mật thì hôm nay, khi còn là nháp, cũng không được đưa vào AI.
Tương tự với thông tin rời rạc. Một con số, một địa điểm, một mốc thời gian đứng riêng có thể trông bình thường, nhưng nếu nó nằm trong danh mục bí mật của ngành bạn thì nó vẫn được bảo vệ. Cán bộ không thuộc lòng danh mục là chuyện thường; vì vậy với những lĩnh vực có yếu tố quốc phòng, an ninh, đối ngoại, kinh tế trọng yếu, thói quen an toàn là coi mọi thứ là nhạy cảm cho đến khi được xác nhận ngược lại.
Khi được giao việc mà không rõ thông tin có thuộc danh mục bí mật không, bạn hỏi người phụ trách hoặc lãnh đạo trực tiếp trước khi làm bất cứ thao tác nào với công cụ bên ngoài. Hỏi một câu không tốn bao nhiêu thời gian, còn sửa hậu quả thì tốn rất nhiều.
AI vẫn giúp được gì cho người làm việc với tài liệu mật
Không đưa tài liệu mật vào AI không có nghĩa là người làm công tác này không dùng được AI. Có nhiều việc chỉ cần kiến thức chung hoặc văn bản công khai:
- Tìm hiểu, ôn lại các quy định công khai về bảo vệ bí mật nhà nước và an toàn thông tin, rồi đối chiếu với văn bản gốc.
- Soạn khung kế hoạch tập huấn chung cho cán bộ mới về nguyên tắc bảo mật, dùng ví dụ giả định, không dùng tình huống thật của cơ quan.
- Tạo bộ câu hỏi tự kiểm tra kiến thức dựa trên văn bản đã công khai, để cán bộ ôn lại định kỳ.
- Rà chính tả, câu chữ cho mẫu biểu trống như mẫu sổ theo dõi, mẫu biên bản giao nhận khi chưa điền nội dung.
- Gợi ý cách sắp xếp phòng lưu trữ, cách ghi nhãn tủ, cách bố trí quy trình ra vào ở mức nguyên tắc chung.
- Soạn văn bản nhắc nhở chung trong đơn vị về thói quen an toàn, ví dụ không chụp ảnh tài liệu bằng điện thoại cá nhân.
Câu lệnh mẫu: "Soạn dàn ý buổi tập huấn bốn mươi lăm phút cho cán bộ mới về thói quen bảo vệ tài liệu nhạy cảm ở cơ quan hành chính cấp xã, gồm ví dụ giả định và năm câu hỏi kiểm tra cuối buổi." Trong câu lệnh không có thông tin nào của cơ quan bạn.
Quy tắc tại bàn làm việc cho người có tiếp xúc tài liệu mật
Những quy tắc dưới đây là thói quen cá nhân, bổ sung chứ không thay thế quy chế bảo mật của cơ quan:
- Tách bạch máy: tài liệu mật chỉ soạn, xem trên máy được cơ quan chỉ định cho việc đó; không mở trên máy có kết nối Internet, càng không mở trên máy cá nhân.
- Không đặt điện thoại cá nhân ngay cạnh khi làm việc với tài liệu mật, để tránh thói quen chụp nhanh hay đọc chính tả.
- Không cài tiện ích trình duyệt, ứng dụng ghi âm, phần mềm chuyển giọng nói thành chữ trên máy dùng cho công việc nhạy cảm nếu chưa được bộ phận phụ trách cho phép.
- Khi cần nhờ AI hỗ trợ một phần việc liên quan, tự hỏi trước: phần mình cần có thể mô tả bằng ví dụ giả định không. Nếu không thể, phần đó không giao cho AI.
- Ra khỏi chỗ ngồi thì khoá màn hình, cất tài liệu giấy vào tủ, kể cả khi chỉ đi vài phút.
- Cuối ngày rà lại thư mục tải xuống, khay ảnh, bộ nhớ tạm của máy dùng chung để không còn bản sao nào nằm sai chỗ.
Những thói quen này nghe đơn giản, nhưng đa số sự cố về tài liệu mật đến từ việc bỏ qua chính chúng trong lúc vội, chứ không phải từ những thủ đoạn tinh vi.
Khi nghi thông tin mật đã lọt vào công cụ AI
Nếu bạn hoặc đồng nghiệp lỡ đưa nội dung có thể là mật vào một công cụ AI, điều quan trọng nhất là báo ngay cho người có trách nhiệm theo quy chế của cơ quan, thường là lãnh đạo trực tiếp và người được giao phụ trách bảo vệ bí mật nhà nước. Đừng chờ tự xử lý xong mới báo, cũng đừng giấu vì ngại.
Trong lúc chờ hướng dẫn, ghi lại những gì đã xảy ra: công cụ nào, tài khoản nào, thời điểm, nội dung đã đưa vào gồm những gì, có tải tệp hay chỉ dán chữ. Không tự ý chia sẻ lại nội dung đó cho người khác để hỏi ý kiến. Việc có xoá cuộc trò chuyện ngay hay không, xoá thế nào, có cần lưu bằng chứng trước không, nên làm theo chỉ dẫn của người phụ trách, vì thứ tự thao tác có thể ảnh hưởng đến việc đánh giá và xử lý sau đó.
Cách xử lý sự cố chi tiết, áp dụng cho cả tài liệu mật lẫn dữ liệu công dân, có ở bài riêng về việc lỡ dán nhầm trong cùng chuyên mục này. Điều cần ghi nhớ ở đây là báo sớm luôn tốt hơn báo muộn, với cả cơ quan lẫn chính bạn.
Câu hỏi thường gặp
Chỉ hỏi AI về cách trình bày văn bản mật, không dán nội dung, có được không?
Hỏi về thể thức trình bày nói chung dựa trên quy định công khai thì không đưa nội dung mật ra ngoài. Tuy vậy, bạn không mô tả nội dung cụ thể của văn bản đang soạn và vẫn đối chiếu câu trả lời với văn bản gốc vì AI có thể diễn đạt sai.
Dùng AI chạy trên máy tính không nối mạng thì có được xử lý tài liệu mật không?
Việc đó không do cán bộ tự quyết. Phần mềm nào được cài trên máy dùng cho tài liệu mật, cấu hình ra sao, phải được bộ phận phụ trách và lãnh đạo có thẩm quyền cho phép theo quy chế của cơ quan. Khi chưa có văn bản cho phép, coi như không được.
Tài liệu mật đã hết thời hạn bảo vệ thì có đưa vào AI được không?
Việc giải mật được thực hiện theo quy định và có quyết định của cấp có thẩm quyền. Khi chưa có căn cứ rõ ràng rằng tài liệu đã được giải mật, bạn vẫn đối xử với nó như tài liệu mật và hỏi người phụ trách trước khi dùng vào việc gì khác.
Đồng nghiệp hay chụp tài liệu bằng điện thoại để gửi qua ứng dụng nhắn tin thì nên làm gì?
Bạn nhắc nhẹ trực tiếp về rủi ro đồng bộ ảnh và máy chủ của ứng dụng nhắn tin. Nếu đó là tài liệu mật hoặc tình trạng lặp lại, bạn báo người phụ trách bảo mật của đơn vị để có nhắc nhở chung, thay vì để sự việc trôi qua.
Tóm tắt nội dung mật bằng lời của mình rồi hỏi AI có khác gì dán nguyên văn?
Về bản chất không khác. Thông tin mật vẫn là thông tin mật dù được diễn đạt lại, rút gọn hay đổi từ ngữ. Chỉ khi bạn thay hoàn toàn bằng tình huống giả định không còn liên hệ với nội dung thật thì mới không còn là đưa thông tin ra ngoài.
Ai trong cơ quan có quyền cho phép dùng AI với tài liệu nhạy cảm?
Thẩm quyền do quy chế của từng cơ quan quy định, thường gắn với thủ trưởng cơ quan và người được giao phụ trách bảo vệ bí mật nhà nước, an toàn thông tin. Cán bộ, kể cả trưởng phòng, không tự cho phép mình hay cấp dưới khi quy chế chưa nêu.