Quy trình xử lý văn bản đến ở cơ quan: từ lúc nhận đến lúc giao người giải quyết
Bốn khâu xử lý văn bản đến: tiếp nhận, đăng ký, trình và chuyển giao, theo dõi giải quyết; lỗi hay gặp ở văn thư và chỗ AI giúp được.
#văn thư cơ quan
Theo dõi hạn xử lý văn bản đến: lập bảng, đôn đốc và dùng AI nhắc việc
Cách lập bảng theo dõi hạn văn bản đến, phân loại sắp đến hạn và quá hạn, đôn đốc không gây căng thẳng, dùng AI trích hạn và soạn lời nhắc.
Văn bản hoả tốc, thượng khẩn đến ngoài giờ: văn thư và chuyên viên xử lý thế nào
Ba mức độ khẩn của văn bản, việc văn thư phải làm ngay khi nhận, phương án trực ngoài giờ, và cách dùng AI nắm nhanh yêu cầu của văn bản khẩn.
Tiếp nhận văn bản điện tử có chữ ký số: văn thư kiểm tra gì trước khi vào sổ
Văn bản điện tử đến qua hệ thống liên thông: kiểm nguồn gửi, chữ ký số, tính toàn vẹn, tệp đính kèm; khi nào trả lại; văn bản gửi qua tin nhắn thì sao.
Giấy mời họp của cơ quan nhà nước: thể thức, nội dung bắt buộc và thời điểm gửi
Giấy mời họp đúng thể thức văn thư: ghi gì ở trích yếu, thành phần mời, thời gian, địa điểm, tài liệu kèm; gửi lúc nào và cách nhờ AI rà lỗi an toàn.